Ordnerinhalt einer Dokumentenbibliothek

Andi Fandrich Als Antwort am 3 März 2011 13:39

Du kannst bei der Ansicht einstellen, daß alle Elemente unabhängig vom Ordner angezeigt werden.

Unabhängig davon rate ich von der Verwendung von Ordnern ab. Verwende lieber Metadaten.

Francisco Als Antwort am 3 März 2011 14:01

Danke, das mit den Elementen unabhängig von den Ordner weiss ich.

Aber ich hätte gerne zusätzlich auch die Ordnernamen in dieser Übersicht.

Sorry, daß ich jetzt so blöd frage. Was meinst Du mit Metadaten ? Was kann ich damit machen ?

Francisco Als Antwort am 3 März 2011 14:02

Danke natürlich für Deine prompte Antwort :-)

Andi Fandrich Als Antwort am 3 März 2011 15:57

[quote user="Francisco Vegas"]ich hätte gerne zusätzlich auch die Ordnernamen in dieser Übersicht.[/quote]

Das geht nicht.

[quote user="Francisco Vegas"]Was meinst Du mit Metadaten ?[/quote]

Damit meine ich zusätzliche Spalten, z.B. Auswahlfelder, die der jetzigen Ordnerstruktur entsprechen (Auswahl Abteilung1, Abteilung2, usw.).

Erstens kann man damit viel mehr machen, als mit Ordnern, wie z.B. mehrere Kategorien. Also nicht nur nach Abteilung, sondern auch nach Typ (Rechnung, Angebot, ...). Und zweitens kannst Du die problemlos mit anzeigen lassen, was Dein obiges Problem löst. Außerdem kann man Ansichten auch gleich danach sortieren, gruppieren, filtern, ...

René Fritsch Als Antwort am 7 März 2011 14:06

Moin Andi,

auch wir betonen als Berater immer wieder die Vorteile einer Metadaten-getriebenen Dokumentenablage gegenüber einer Ordner-Struktur.

An einigen Stellen kommt man damit damit aber an die Grenzen. Dass Ordner als Träger von Zugriffsrechten praktischer sind als Rechte auf Element-Ebene ist das eine.

Aber noch zu einem zweiten Thema würde mich deine Meinung interessieren, Andi. Von Zeit zu Zeit haben Kunden die Anforderung, dass eine ganze Reihe von Dokumenten en bloc von den Besuchern einer Site heruntergeladen werden sollen. Mit einer Ordnerstruktur und der Windows-Explorer Ansicht kein Problem. Aber wie realisierst du das in einer flachen Dokumentenablage, die ausschließlich über Metadaten geordnet wird? Ohne eigenen Entwicklungsaufwand keine Chance, oder?

Andi Fandrich Als Antwort am 7 März 2011 14:21

Hallo René,

klar, es gibt machmal Situationen, in denen Ordner die beste Wahl sind. Ich will die auch nicht generell und immer verteufeln, aber in den meisten Fällen kann man darauf verzichten. Ich denke aber, wir verstehen uns da :-)

[quote user="René Fritsch"]Von Zeit zu Zeit haben Kunden die Anforderung, dass eine ganze Reihe von Dokumenten en bloc von den Besuchern einer Site heruntergeladen werden sollen[/quote]

Dann muß man denen erklären, daß sie das lassen sollen ;-)

Natürlich weiß ich, daß Kunden manchmal seltsame und nicht immer nachvollziehbare Wünsche haben. Das Problem ist im genannten Fall aber, daß auch mit Ordnern immer nur ein fester Satz an Dokumenten heruntergeladen werden kann. Eine wie auch immer ausprogrammierte Lösung (Custom Action mit eigenem (Ribbon-)Button) ist da deutlich flexibler, weil die Benutzer wählen können, was sie wollen.

Bei SharePoint Server 2010 gibt es dann die Document Sets, die auch als Ganzes in Form eines ZIP heruntergeladen werden können.

Francisco Als Antwort am 7 März 2011 14:41

Hallo zusammen,

ich bin jetzt von der Ordnerstruktur zur Metastruktur übergegangen. Natürlich kann man jetzt praktisch über das Gruppieren die Sicht so aufbauen, wie man es möchte. Was mache ich aber, wenn ich nach mehr als zwei Gruppen, also quasi eine dritte Stufe, gruppieren will? Die gleiche Problematik natürlich auch beim Sortieren. Da sind es auch nur zwei Stufen ... 

Ich konnte mir jetzt zwar mit den zwei Stufen helfen. Nur um ein Beispiel zu nennen: Die erste Gruppenspalte (Projekt) war schon vergeben. Ich musste daher die Spalten "Jahr" und "Monat" zu einer Spalte "Monat" zusammenführen. Der eingetragene Wert sieht dann so aus "2011.03". Mit Sicherheit wird mal ein Fall auftreten, bei dem ich es dann nicht mehr so elegant lösen kann ...

Frage daher:  Kann man bei den Settings mehr Gruppierungs- und Sortierspalten hinzufügen ?

Grüsse

Francisco

Andi Fandrich Als Antwort am 7 März 2011 14:48

[quote user="Francisco Vegas"]Kann man bei den Settings mehr Gruppierungs- und Sortierspalten hinzufügen ?[/quote]

Nein, das geht nicht. Aber dafür kannst Du jetzt für jeden Zweck Ansichten vordefinieren. Die Benutzer müssen sich dann nicht durch zu viele Gruppierungsebenen hangeln und auch nicht manuell filtern/sortieren, sondern sie rufen einfach die gerade am Besten passende Ansicht auf.

René Fritsch Als Antwort am 7 März 2011 17:22

Völlig richtig, was Andi schreibt.

Noch zwei weitere Gedanken, die beim Umstieg vom "Denken in Ordnern" zum "Denken in Metadaten" helfen:

• FILTER sind für Anwender häufig wertvoller und mächtiger als zu gruppieren oder zu sortieren. Am Ende geht es ja immer darum eine große Informationsfülle auf eine für Menschen überschaubare Menge zu reduzieren. Alles, was er im jeweiligen Kontext nicht sehen muss, ist eine Erleicherung für den Anwender
• Angenommen du kommst zu dem Ergebnis, dass sich deine Dokumente trotz Filter und zwei Gruppierungs-Ebenen partout nicht übersichtlich darstellen lassen oder die Anzahl der gefilterten Ansichten viel zu lang wird. Dann liegt die Vermutung nahe, dass deine Dokumente inhaltlich keine ausreichend große Gemeinsamkeit haben, und dass somit das Anlegen mehrerer Dokumenten-Bibliotheken der richtige Weg ist. Häufig sieht man in der Praxis, dass Site-Administratoren auf jeder Site lediglich eine einzige Bibliothek namens "Dokumente" betreiben, obwohl eine Aufteilung z.B. in "Rechnungen", "Verträge" und "Angebote" sinnvoller wäre.

Es zeigt sich immer wieder: In den Site Collections fängt die Arbeit erst richtig an! :-)