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Dokumenteneigenschaften pflegen

Unbeantwortet Dieser Beitrag hat 8 Antworten

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6 Beiträge
Ruediger Baecker erstellt 5 Jan. 2011 16:33
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Hallo,

ich möchte sicherstellen, dass die Eigenschaften von Dokumenten in einer Bibliothek gepflegt werden. Dabei handelt es sich um Lieferantenrechnungen, die wir als PDF per E-Mail erhalten und in SharePoint ablegen. Hierbei möchte ich sicherstellen, dass die Rechnungsnummer, das Projekt und der Lieferant erfasst werden. Deshalb habe ich diese Eigenschaften als Spalte in der Dokumentenbibliothek angelegt. Sobald ein neues Dokument abgelegt ist sollten auch diese Eigenschaften eingegeben werden (müssen).

Wie kann man das realisieren?

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1714 Beiträge
C.Kaiser Als Antwort am 5 Jan. 2011 16:54
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Wenn du die Spalten angelegt hast, kannst du diese doch als Pflichtfeld deklarieren ("Müssen Informationen enthalten"). Sobald dann ein Dokument hochgeladen wird, sollten auch die Dokumenteigenschaten eingegeben werden.

Das funktioniert aber nur bei einem Single Dokumenten Upload. Wenn du mehrere gleichzeitig hochladen willst musst du die Eigenschaften nach dem Upload separat an jedem Dokument eingeben.

Beste Grüße,
Christian

http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de

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6 Beiträge
Ruediger Baecker Als Antwort am 5 Jan. 2011 17:45
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Hallo Cristian,

das funktioniert aber nur, wenn die Dokumente aus SharePoint hochgeladen werden. Wir erhalten die PDFs als E-Mail-Anhang und speichern die direkt aus Outlook in SharePoint. Dabei steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung.

Gruß

Rüdiger

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 6 Jan. 2011 13:33
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Kurze Antwort: man kann das nicht erzwingen.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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6 Beiträge
Ruediger Baecker Als Antwort am 6 Jan. 2011 16:20
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Ist es möglich eine E-Mail an den Erzeuger des Dokuments zu senden, welches die Eigenschaften abfragt?

 

Vielen Dank und beste Grüße

Rüdiger

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 6 Jan. 2011 16:28
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Man könnte das mit einem Workflow realisieren, der bei fehlenden Daten diese anfordert. Aber auch hier ist niemand gezwungen es auch wirklich zu tun.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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6 Beiträge
Ruediger Baecker Als Antwort am 7 Jan. 2011 08:06
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Ein Workflow, der ein Mail mit Link und den Dokumenteigenschaften sendet wäre ausreichend. Kann man dafür nicht den Approve-Workflow oder ähnliche verwenden?

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 7 Jan. 2011 11:58
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Nein, aber man kann so etwas sehr schnell mit dem SharePoint Designer zusammenklicken.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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6 Beiträge
Ruediger Baecker Als Antwort am 10 Jan. 2011 08:55
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OK, das werde ich mal probieren. Vielen Dank!!!

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