Worddokumente temporär beabeiten

René Fritsch Als Antwort am 22 Nov. 2010 11:28

Moin,

wenn ich das richtig verstehe, wurden die Rechte für eure Anwender in erster Linie deshalb auf reines Lesen beschränkt, damit die Dokumentenvorlage "sauber" bleibt. Um eine Dokumentenvorlage bereitzustellen, bietet SharePoint aber einen besseren Weg: die Verwendung mehrerer Inhaltstypen (Content Types), denen jeweils eine anderes Dokumententemplate zugrunde liegt.

Wenn du diesen Weg wählst, hat das folgende Auswirkungen:

• alle Anwender können "Teilnehmen" (Contribute) Berechtigungen erhalten
• die eigentlichen Vorlagen liegen (geschützt vor Anderungen) innerhalb der Content Types
• über die Schaltfläche Neu bzw. New haben eure Anwender zugriff auf die einzelnen Vorlagen
• bei Bedarf können die ausgefüllten Formulare als neue Dokumente in die Library gespeichert werden (einfach ausdrucken und schließen geht natürlich weiterhin)

Max Moser Als Antwort am 22 Nov. 2010 11:33

hi,

ja, das würde funktionieren bei ein paar Dokumenten. Aber ich habe hier ein paar tausend Dokument wo dies der Fall ist. Da komme ich mit der Lösung nicht weiter.

Wenn es konfigurationstechnisch nichts gibt, habe ich mir schon überlegt, ob man nicht einen Eventhandler schreibt, der für eine bestimmte Gruppe das zurückschreiben in die Bibliothek verhindert...

... aber ich weiß auch noch nicht so recht.

Max Moser Als Antwort am 22 Nov. 2010 12:40

manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht..

Wenn man in der Bibliothek die Option Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können?  deaktiviert und somit das Zwangsauschecken zur Bearbeitung eines Dokuments nicht hat, kann man mit Leserechten ein Dokument zur Bearbeitung öffnen, aber nicht speichern.

Genau das was ich wollte.

Über Word-Lock wird auch verhindert, dass man sicht gegenseitig Dokument überschreibt. Dies Locks sind ohne Auschecken solange aktiv, bis man den Office-Client schließt.

René Fritsch Als Antwort am 22 Nov. 2010 16:09

[quote user="m_moser"]Über Word-Lock wird auch verhindert, dass man sicht gegenseitig Dokument überschreibt. Dies Locks sind ohne Auschecken solange aktiv, bis man den Office-Client schließt.[/quote]

Bist du da ganz sicher? Ich habe das so in Erinnerung, dass dieses Lock nur für eine begrenzte Zeit gilt, nämlich:

• 15min bei Clients mit Windows XP
• 60min bei Clients mit Vista / Win7

Kann sein, dass ich mich täusche, aber ich glaube es lohnt sich, diesbezüglich nochmal zu recherchieren.

Max Moser Als Antwort am 23 Nov. 2010 21:41

ja, wenn man diesem Beitrag trauen darf:

http://blogs.technet.com/b/harikumh/archive/2008/05/28/check-out-feature-of-sharepoint-2007.aspx

Wichtig ist hier der Satz:

The short term check-out refreshed automatically as long as Word is open.

Die 10 Minuten bei XP bzw. 60 min Vista/Win7 ist wichtig wenn Word abstürzt und somit den Lockeintrag in der SP-DB nicht mehr selbst löschen kann. Sonst würde beim Abstürzen von Word ein Dokument gesperrt bleiben.

René Fritsch Als Antwort am 24 Nov. 2010 10:27

Danke für den Link. Schöne Zusammenfassung!