Dokumentvorlagen in Bibliotheken

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Nov. 2010 08:17

Hallo Henning, von Dir hätte ich diese Frage ja nicht erwartet ;-)

[quote user="Henning Eiben"]Auf die Idee mit Inhaltstypen bin ich auch schon gekommen, aber dann muss ich ja massenhaft Inhaltstypen erstellen[/quote]

Das ist nunmal der Weg, wie es in SharePoint vorgesehen ist.

Henning Eiben Als Antwort am 10 Nov. 2010 10:19

naja, man kann es ja mal versuchen :)

Ist aber ja schon irgendwie doof. Also für Inhalte im SharePoint würde ich das mit den Content-Types ja auch vorziehen. Ich habe aber einen Kunden, der hat in den letzten Jahren ca. 400 verschiedene Word- und Excel-Vorlagen angesammelt (keine Ahnung ob das überhaupt gerechtfertigt ist bzw. Sinn macht, habe die Vorlagen noch nicht gesehen). Aber da die Dokumente nicht immer abgelegt werden, macht das mit den Content-Types auch nicht viel Sinn (die Dinger werden dann ausgefüllt ausgedruckt).

Daher die Überlegung, die Vorlagen in einer Dok-Lib zu verwalten und dann aber auch genauso verwenden zu können. Zudem ja auch die Pflege von Dokumentenvorlagen von Inhaltstypen für Fachabteilungen nicht so einfach ist ... dann brauchen die doch eine Dok-Lib für die Pflege und Bearbeitung der Vorlagen und mailen die dem Admin in regelmäßigen Abständen. OK, wenn ich nicht der Admin bin ;)

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Nov. 2010 11:02

Mir ist die Intention hinter der Frage schon klar gewesen, aber leider habe ich keine andere Antwort.

Man müßte da wahrscheinlich Aufklärungsarbeit beim Kunden leisten. Ich würde die Sinnhaftigkeit des Vorgehens vor allem in Verbindung mit SharePoint doch sehr in Frage stellen.

Vorlagen nur zum Ausfüllen und Ausdrucken? Dann kann man ja statt der Vorlage auch ein Dokument nehmen. Oder InfoPath. Oder...

Henning Eiben Als Antwort am 10 Nov. 2010 11:32

Tja, das hatte ich auch schon befürchtet. Aber danke für die Bestätigung, dass es da keine Alternativen zu gibt.

Nachtschelm Als Antwort am 16 Feb. 2012 10:59

Hallo,
wir haben auch ein Problem beim Verwenden von Vorlagen in SharePoint 2010, deswegen klinke ich mich hier mal frech ein:

Es gibt bei uns auf dem SharePoint:

1. eine Bibliothek "Vorlagen", in der alle Vorlagen verwaltet und gepflegt werden. Auf "Vorlagen" haben alle Lesezugriff, aber nur ausgewählte Personen Schreibzugriff. Desweiteren sind Versionierung und Genehmigung, sowie der Zwang zum Auschecken aktiv.
2. eine Bibliothek "Anträge", deren ContentTypes Vorlagen aus der Bibliothek "Vorlagen" referenzieren. Auf "Anträge" hat jeder schreibenden Zugriff.

Leider haben wir nun feststellen müssen, dass nur die Mitarbeiter, die auch auf die Bibliothek "Vorlagen" schreibenden Zugriff haben, neue Dokumente in der Bibliothek "Anträge" erstellen können. Alle anderen bekommen ein Loginfenster angezeigt. Tests haben gezeigt, dass die Anwender auch auf die Bibliothek "Vorlagen" Schreibberechtigung haben müssten, um in "Anträge" Dokumente erstellen zu können, was verständlicherweise nicht erwünscht ist.

Haben wir bei der Konzeption und Einrichtung etwas übersehen oder ist das Verhalten by design und wir müssen uns einen anderen Weg überlegen?

Wäre super, wenn die ein oder andere Anregung käme :-)
Vielen Dank schon mal!

UPDATE:

Das Zugriffsproblem haben wir in den Griff bekommen. Es lag daran, dass noch keine genehmigte Hauptversion der Vorlage vorhanden war.

Nun haben wir aber beobachtet, dass SharePoint Probleme mit den ContentTypes zu haben scheint:
In der "Vorlagen"-Bibliothek haben alle Dokumente den ContentType "Vorlage". Auf Basis der Vorlage "Urlaubsantrag" (ContentType "Vorlage") habe ich einen gleichnamigen  ContentTyp "Urlaubsantrag" erstellt, der die Vorlage referenziert. Erstelle ich nun ein neues Dokument vom ContentType "Urlaubsantrag" bekomme ich trotzdem die Dokumenteigenschaften des ContentTypes "Vorlagen" in Word angezeigt. Speichere ich den neuen Urlaubsantrag anschließend ab, erhält das neue Dokument nicht den ContentType "Urlaubsantrag" wie beim Erstellen ausgewählt, sondern den ersten Eintrag aus der verfügbaren ContentType-Liste (in meinem Fall "IT-Antrag").

Muss eine einem ContentType hinterlegte Vorlage dem ContentType entsprechen, dem sie zugeordnet ist oder wie ist hier das Vorgehen?
Bin dankbar für jeden Hinweis und Ratschlag.

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Feb. 2012 10:19

[quote user="Nachtschelm"]Muss eine einem ContentType hinterlegte Vorlage dem ContentType entsprechen[/quote]

Eine andere Lösung habe ich noch nicht gefunden, aber so funktioniert es jedenfalls.