Sharepoint Designer Email Workflow mit Angabe von Aenderungen in einer Liste

Andi Fandrich Als Antwort am 31 Aug. 2010 16:03

Das ist nicht ganz einfach. Man könnte sowas benutzen:

http://verhistoryactivity.codeplex.com/

Wenn die Versionierung eingeschaltet ist, dann kannst Du damit die Werte der letzten Version ermitteln und zum Vergleich heranziehen.

Hast Du Dir schonmal die benachrichtigungsfunktion von SharePoint angeschaut? Die kann das nämlich viel besser.

Eike Boeker Als Antwort am 31 Aug. 2010 16:49

Ja die Seite hilft mir doch mal weiter.

Das werde ich gleich morgen, oder später noch ausprobieren.

Mit der Alertfunktion ist das so eine Sache, wenn jeder der einen Task bekommt diesen erst mit einem Alert tracken muss, ist das ein unheimlicher Mehraufwand für alle Beteiligten. Außerdem bin ich mir nicht sicher ob alle Personen die mit dieser Funktion später erreicht werden sollen überhaupt wissen was genau ein Alert ist und welche Funktionen sich dadurch ermöglichen.

Habe ich die Seite richtig verstanden, dass ich Variablen lokal im Workflow hinterlege, welche auf die letzte Version zurückgreifen?

Vielen Dank noch einmal!

Andi Fandrich Als Antwort am 31 Aug. 2010 17:17

[quote user="Eike Boeker"]Habe ich die Seite richtig verstanden, dass ich Variablen lokal im Workflow hinterlege, welche auf die letzte Version zurückgreifen?[/quote]

Ja genau. Du hast dann einen "alten" Wert in der Variablen. In der mail kannst Du dann sowohl die Variable als auch den aktuellen wert aus dem Element verwenden.

Eike Boeker Als Antwort am 1 Sept. 2010 10:12

Okay, nun stellt sich mir ein weiteres Problem.

Leider kann ich die Applikation nicht in meinen Sharepoint Designer einbinden, da ich dafür nicht die nötigen Berechtigungen auf meinem Client besitze.

GIbt es noch andere Möglichkeiten auf alte Versionsdaten der Sharepointliste zurückzugreifen?

Andi Fandrich Als Antwort am 1 Sept. 2010 10:40

Eine andere Möglichkeit gibt es out-of-the-box nicht.

Eike Boeker Als Antwort am 1 Sept. 2010 10:48

Alles klar!

Vielen vielen dank für die gute und vor allem schnelle Hilfe!

Eike Boeker Als Antwort am 3 Sept. 2010 10:39

Ich habe eine Kleinigkeit noch entdeckt die mir Verbesserungswürdig erscheint.

Die Email wird nun versendet, allerdings werden Namen, nicht wie vorgesehen, mit Vor- und Nachname angegeben, sondern mit ihrer Windows Kennung.

Gibt es eine Möglichkeit dies anders zu verarbeiten, um die Namen zum Beispiel in einer Variablen zu speichern, oder benötige ich auch dafür eins von den Tools von Codeplex?

Vielen Dank für die Information :)

Andi Fandrich Als Antwort am 3 Sept. 2010 10:47

[quote user="Eike Boeker"]oder benötige ich auch dafür eins von den Tools von Codeplex?[/quote]

Ja, brauchst Du.

Eike Boeker Als Antwort am 7 Sept. 2010 09:37

Mal wieder eine kleine Erweiterung :)

Ich würde gerne den Workflow erweitern/einen Workflow hinzufügen, welcher sozusagen als Reminder 2 Tage vor dem Due Date agiert.

Eigentlich alles kein Problem denke ich mir, allerdings ist der Haken, dass falls das Due Date verschoben wird, das Ganze sehr verquer verläuft und weiterhin das alte Due Date beinhaltet.

Ich habe schon versucht eine weitere Variable zu definieren und diese mit einem Workflow individuell anzupassen bei jeder Veränderung eines Items (zum Beispiel wenn das Due Date verschoben wird). Den Tip habe ich mir aus einigen Foren zusammengekratzt. Nun habe ich zusätzlich eine policy in der Taskliste definiert, welche bei "Expiration" 2 Tage vor Ablauf der definierten Variable einen Workflow in Gang setzt der eine Erinnerungsmail auswirft.

Ich benutze WSS 3.0 mit SP 2 ...

Meine Frage, ist das Ganze überhaupt so möglich?

Ich habe teilweise gelesen, dass solch eine Funktion nur mit MOSS einstellbar ist und dass eine Verschiebung des Due Dates mit WSS kaum handle-bar sei.

Hat jemand dazu eine Idee?

Vielen Dank im Vorraus :)

Gruß,

Eike

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Sept. 2010 09:49

http://sharepointmagazine.net/technical/development/the-dog-ate-my-task-use-sharepoint-designer-to-email-daily-task-reminders

Eike Boeker Als Antwort am 7 Sept. 2010 10:30

Mh, das ist eine Lösung die ich mir auch schon angesehen habe, leider aber nicht ganz das leistet was ich meine, denn dabei wir lediglich ein counter benutzt und an jedem Tag eine Email versendet. Aber ich möchte lediglich 2 Tage vorher eine haben und wenn ich das Due Date verschiebe soll keine email 2 tage vor dem alten due date versendet werden.

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Sept. 2010 10:39

Das sollte auch nur eine Anregung sein, wie man es machen könnte. Kann man ja leicht entsprechend anpassen.