Datei in Dokumentenbibliothek in Ordner verschieben

René Fritsch Als Antwort am 12 Aug. 2010 15:35

Grundsätzlich kannst du mit einem SharePoint Designer Workflow realisieren. Diesen lässt du bei jedem Ändern des Dokuments in einer eine Spalte "Archiviert" vom Typ ja/nein überprüfen, ob das Flag gesetzt ist. Falls ja --> Doc nach Archiv kopieren und ursprüngliches Doc löschen. Falls du die Möglichkeit hast die spdactivities von Codeplex bei euch zu installieren, geht das Verschieben auch direkt, also ohne den Umweg über kopieren/löschen.

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Aug. 2010 09:00

SPD Workflows kommen aber nicht mit Ordnern zurecht, d.h. man kann nicht erkennen, in welchem Ordner ein Dokument liegt, und man kann nicht ein Dokument gezielt in einen bestimmten Ordner legen.

René Fritsch Als Antwort am 14 Aug. 2010 15:30

Danke für die Korrektur, Andi. Das mit den Ordnern hatte ich nicht auf dem Schirm. :-)

Damit der beschriebene Lösungsansatz funktioniert, müsste das "Archiv" dann also eine eigenständige DocLib sein.

Igor Als Antwort am 16 Aug. 2010 08:27

Das habe ich mir schon fast gedacht. Vielen Dank für eure Hilfe!

Daniel Als Antwort am 27 Aug. 2010 14:13

Hallo zusammen,

ich habe mir gerade die spdactivities von Codeplex installiert.. Hier kann ich mit einem SPD Workflow Dokumente direkt in einen Unterordner kopieren. Funktioniert einwandfrei.

Gruß,

Daniel

Oliver Als Antwort am 1 Nov. 2011 16:34

Ich bin soeben auch auf das Problem mit den Ordnern in einer Dokumentenbibliothek gestoßen.

Gibt es dafür mittlerweile eine Best-Practice zur Handhabung? Ich meine, sind die Unterordner überhaupt gewollt von Microsoft? Ich weis: Mit Sharepoint sollte man sich von der üblichen Arbeitsweise trennen, d.h. weg von der verschachtelten Ordnerstruktur. Aber warum kann man dann überhaupt Ordner anlegen? Und warum muss man noch eine Software nachinstallieren, um ein Dokument dahin zu verschieben?

Oder sollte man das wirklich über ein Dateiattribut machen? Und dann über selbst erstellte Ansichten einen Filter setzen?

Als Workaround für Andere, die auf das Problem gestoßen sind: Wenn man die Dokumentenbibliothek in der Explorer-Ansicht öffnet, kann man die Dateien wie üblich verschieben ...

Markus Winter Als Antwort am 11 Nov. 2011 13:40

Hallo Oliver,

Ordnererstellung macht vor allem bei unterschiedlichen Berechtigungen innerhalb einer Liste Sinn, d.h. dafür durchaus brauchbar. :-)

Ich habe gerade ein ähnliches Thema mitgemacht, hier ging es darum, dass ein Fachbereich mit unterschiedlichen Abteilungen, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen wollte, d.h. jede Abteilung darf nur im eigenen Ordner teilnehmen und sonst überall nur lesen.

Soweit so gut, nun war die Thematik, das beim Upload einer Datei diese natürlich erst einmal ins Root der Liste gepackt wurde und somit für jedermann zugreifbar. Hier bin ich nun auch zunächst mit einem Nintex-Workflow rangegangen und habe die Datei in den entsprechenden Ordner verschieben lassen....allerdings nicht wirklich sinnvoll, da ein Workflow nicht immer sofort anspringt und somit die Datei durchaus für ein paar Minuten im Root verweilt. :-(

Meine Lösung war nun, einfach in den entsprechenden Ordner wechseln, dann auf Upload file klicken und die komplette URL bis zum Abschnitt...&Source.....kopieren und in einem zielgruppenbasierten Hyperlinkübersichtswebpart den Abteilungen zur Verfügung stellen. Funktioniert prima!

In diesem Sinne...ein schönes Wochenende.

Markus