Dokumentarbeitsbereich und Version History - Best Practice

Henning Eiben Als Antwort am 11 Mai 2010 09:13

Also mit der Nachverfolgungsfunktion direkt in Word kannst du ja auf jeden Fall sehen wer, wann, was in dem Dokument geändert hat. Dabei ist es aber wichtig, dass die Benutzerinformationen (Benutzername) in Word richtig eingetragen ist, sonst steht da als Autor immer "admin" oder so. Da sollte natürlich schon der jeweilige Benutzername stehen (die Einstellungen sind pro User, also zwei User auf dem gleichen Rechner haben unterschiedliche Einstellungen).

Daraus kannst du allerdings keine Aufgaben direkt delegieren. Das Feature dient halt ausschließlich der Nachverfolgung. Du kannst aber nach einem Überarbeitungszyklus einen Feedback-Workflow im SharePoint starten. Da kann dann von den am Workflow beteiligten eine Änderung "beantragt" werden. Dabei wird dann eine neue Aufgabe erstellt. Diese kannst du dann einem Benutzer (manuell) zuordnen oder du nimmst den Autor des Dokuments. An dieser Stelle ist allerdings derjenige gemeint, der das Dokument initial in den SharePoint geladen hat.

bastan2k Als Antwort am 14 Mai 2010 15:07

Hallo Henning

Besten Dank erst mal für die rasche Antwort, bin leider noch nicht dazu gekommen das zu auf Herz und Nieren zu testen, werde es aber in den nächsten Tagen nachholen. Die Usernamen der Urheber in der Nachverfolgenfunktion bei Word konnte ich mittlerweile via Menu >  anzeigen entdecken.

Der Ansatz mit dem Feedback-Workflow erscheint mir ebenfalls logisch, nur wie bereits angedeutet wird ist Autor des Dokuments hier unpassend, ich dachte allerdings es gäbe auch eine Spalte "letzer Änderer" sobald man die Versionierung für eine Liste zuschaltet?
Leider ist mir bis dato noch immer kein gleichtzeitiges arbeiten an einem Dokument mit eingeschalteter Versionierung und Genehmigungspflicht von Dokumenten in einem Dokumentarbeitsbereich gelungen. Weisst Du hierzu evnetuell einen Workarround? Oder sollte diese normalerweise gehn? Bei mir kommt dann immer die Meldung: "Dieses Dokument ist bereits durch den User XY geöffnet/gesperrt, wollen Sie eine schreibgeschützte Kopie öffnen?"

Besten Dank für die Inputs und Gruss
Dominique

Henning Eiben Als Antwort am 14 Mai 2010 15:48

Das gemeinsame, gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument geht nicht und ist eigentlich auch nicht vorgesehen. Das ist erst mit Office 2010 und dem SharePoint 2010 möglich, und da (IMHO) auch nur in Word.

Natürlich kannst du bei der Versionierung den letzten Bearbeiter eines Dokuments sehen, aber du siehst nicht, welche Passagen von diesem Bearbeiter erstellt wurde (also nicht in der Versionierung bzw. im SharePoint, sondern nur in der Änderungsverfolgung in Word). Ausnahme: du vergleichst zwei SharePoint-Versionen miteinander, dann kannst du natürlich auch wieder erkennen, wer, wann, was geändert hat.