Dokumentenmanagement im SharePoint

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Apr. 2010 10:19

[quote user="Stefan007"]das vorhandene MS SharePoint PortalServer 2003 mit den Windows SharePoint Services 3.0[/quote]

Da hast Du was durcheinander gebracht. Es gibt die Windows SharePoint Services (WSS) und den darauf aufbauenden SharePoint Server. WSS 2.0 ist die Basis für den Server 2003, WSS 3.0 die für den Server 2007. Und jetzt neu SharePoint Foundation 2010 als Basis für den Server 2010.

Ansonsten kann ich nur sagen, daß alle Deine Anforderungen von SharePoint quasi out-of-the-box erfüllt werden. Bei der Nutzung von WSS sogar kostenlos. Die Schwächen liegen bei großen Dateien und bei der (revisionssicheren) Archivierung.

Stefan007 Als Antwort am 28 Apr. 2010 10:30

Hallo Andi,

danke für Deine Antwort und stimmt. Vor lauter lesen zu den 3 SharePoint Varianten 2003, 2007 und 2010 komme ich langsam durcheinandern... .

Noch ein paar Fragen: Was passiert bei großen Dateien? Und die geschriebenen Word-Dateien beispielsweise für Arbeitsanweisungen sollen in ein unveränderliches Format gebracht werden, also pdf - funktioniert das im SharePoint so ohne weiteres?

Stefan007 Als Antwort am 28 Apr. 2010 10:33

Eins habe ich noch vergessen, es soll unbedingt die 2003er Variante benutzt werden. Funktioniert dort auch alles? Was ist mit der Einbindung von Fremdprogrammen?

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Apr. 2010 10:58

SharePoint ist eine webanwendung, d.h. die Zugriffe erfolgen über HTTP und das ist nicht wirklich für große Dateien geeignet (geht aber).

Umwandlung in PDF muß entweder manuell gemacht oder ausprogrammiert werden. In 2010 geht das einfach mit den Word Automation Services.

[quote user="Stefan007"]es soll unbedingt die 2003er Variante benutzt werden[/quote]

Warum das denn??? Damit gibt es natürlich Einbußen in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.

Stefan007 Als Antwort am 28 Apr. 2010 11:06

ganz einfach,

2003 ist im Unternehmen vorhanden und wird momentan lediglich als Anzeigeplattform für Intranetdokumente genutzt - mehr nicht. Es wird also in keinster Form ausgenutzt. Die Firma will erst das alte nutzen und ausschöpfen. Dann denkt man über eine Erneuerung nach. Die Firmenspitze ist nicht unbedingt überzeugt von dem System und will zwar ein "neues" System, aber sie will kein Geld dafür in die Hand nehmen.

Ich wäre auch für 2010, aber dass kann ja mal ganz schnell richtig teuer werden über die Lizenzen.

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Apr. 2010 11:27

SharePoint Foundation 2010 ist bei Vorhandensein eines Windows Servers mit CALs kostenlos!

Ein Manko von 2003 habe ich vergessen: es gibt keine (benutzerdefinierbaren) Workflows und die dürften ziemlich wichtig sein.

Biftheki Als Antwort am 28 Apr. 2010 12:46

Hossa!

Ich geh mal davon aus, dass ihr ein recht homogenes Microsoft-Umfeld in der Firma habt. Sprich also eure Serversysteme und die Mitarbeiterrechner laufen auf Microsoftprodukten?

Desweiteren werden wohl eure Mitarbeiter und deren Rechte in einem zentralen Active Directory gepflegt?

Wenn dem so ist und eure zentrale Anforderung das Dokumentenmanagement, dann wäre Sharepoint eine gute Lösung.

Ich würde aber dazu raten mindestens WSS 3.0 / Sharepoint 2007 bzw. Sharepoint 2010 / Foundations einzuplanen. Die Neuerung in den späteren Versionen sind einfach notwendig.

Wir setzen hier gerade WSS 3.0 für das Firmenintranet um und neben den technischen Details ist es vor allem eine Frage des Konzepts um einen wirklichen Mehrwert zu schaffen. Sharepoint bietet im Bereich Dokumentenmanagement wirklich viele gute Hilfsmittel Out-of-the-box, jedoch müssen die eben auch sinnvoll genutzt werden ;)

Stefan007 Als Antwort am 28 Apr. 2010 13:17

Hallo Biftheki,

danke für Deine Antwort.

Ja Microsoft Office wird hier primär genutzt, weil sich so die Mitarbeiter am besten zurecht finden.

Und die Nutzerrechte werden über das Active Directory gesteuert.

Und ja das Dokumentenmanagement im SharePoint ist für mein Projekt das Ziel. Allerdings ist die Qualitätsmanagementabteilung der Vorreiter. Die anderen Abteilungen sollen folgen und dort muss nach meiner Meinung das SharePoint aktuell sein (2010). Eventuell muss auf eine externe Archivierungsvariante durch einen Drittanbieter zurückgegriffen werden, weil SP da Schwächen hat.

SP soll dann später intensiv für das firmeneigene Intranet genutzt werden und muss europaweit für die Mitarbeiter verfügbar sein. Insgesamt soll es ein einfaches System sein, wo der Mitarbeiter intuitiv und schnell die Dokumente findet, die er sucht. Ich werde wahrscheinlich eine Prozesslandkarte als Benutzeroberfläche nehmen.

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Apr. 2010 14:00

Also wenn dieses ganze Projekt jetzt sowieso neu aufgebaut werden soll, dann würde ich auf gar keinen Fall irgendwas vor SharePoint 2010 nehmen...

Stefan007 Als Antwort am 28 Apr. 2010 14:05

Ich auch nicht, aber das Unternehmen sieht das anders ;-)

Biftheki Als Antwort am 28 Apr. 2010 14:45

Was sind denn die Argumente der Geschäftsleitung?

Stefan007 Als Antwort am 28 Apr. 2010 15:03

Das ist ein wenig schwierig zu erklären.

Ich versuche es mal so:

Das Unternehmen wird relativ diktatorisch von einem Chef geführt, der die Firma mit 30 Angestellten gekauft hat und daraus in 20 Jahren ein Unternehmen mit über 1.400 Mann aufgebaut hat. Er kommt ursprünglich aus einem handwerklichen Beruf. Der Erfolg gibt ihm recht und er vertritt die Meinung, dass er es bis hierhin mit harter Arbeit auch ohne Dokumentenmanagement und Qualitätsmanagement geschafft hat... . Außerdem stehen die Vorstände nicht gerade auf Du mit ihren Rechnern.

Die EDV-Abteilung selbst hat mal vor 10 Jahren mit 20 Standrechnern angefangen. Heute sind es 650 Laptops und es gibt ein Rechenzentrum. Die Kosten sind für den Chef ersichtlich, den Nutzen sieht er nicht so richtig ein.

Es ist schwierig ein neues System einzuführen, wenn die eigenen Manager nicht so richtig dahinter stehen...

Stefan007 Als Antwort am 29 Apr. 2010 08:03

Ich habe noch eine weitere etwas umfangreichere Frage an die Sharepointcommunity.

Wie gesagt geht es bei meiner Arbeit um die "Einführung von SharePoint" als Dokumentenmanagementsystem.

Bisher gibt es ein altes System, was abgelöst wird. SP 2003 mit WSS 2.0 ist vorhanden, wird aber so gut wie nicht genutzt - lediglich als Anzeigeplattform für Dokumente.

Dieses Projekt befindet sich nun an dem Punkt, dass ich die Anforderungen des Unternehmens zusammenstelle (Lastenheft). Daraus wird dann die EDV Abteilung einen Detailplan erstellen (Pflichtenheft). Dann folgt die Phase der Implementierung, Tests und Schulungen, dann wird das System produktiv geschaltet und über die Kommunikation mit den Anwendern angepasst. Danach folgt der Normalbetrieb.

Nun die Frage, wie lange werden die einzelnen Phasen in etwa dauern? Ich wurde nach einem Zeithorizont gefragt - ich solle mir Gedanken machen...

Habt ihr da Erfahrungswerte?

Also vielleicht soviel noch als Info, die Hardware SQL-Server, Anwendungsserver (SharePoint), SharePoint-Web-Front-End sind vorhanden und von der Leistung her ausreichend. Das Unternehmen ist in mehreren Standorten in Deutschland und vereinzelt im Ausland verteilt. Die Größe ist momentan 1.400 Mann.

Hier nochmal die Phase:

1. Grobplanung - war schon

2. Anforderungen sammeln - mache ich gerade

3. Detailkonzept EDV (Pflichtenheft) - ?? - ich tippe 3 Monate

4. Implementierung, Tests - ?? - ich tippe 1 Monat

5. Produktivschaltung und Anpassungen - ?? - ich tippe 2 Monate

6. Produktivbetrieb - ...

Danke für Eure Hilfe im Voraus.

Gruß

Stefan

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2010 09:05

Das kann man nicht so einfach sagen. Hängt stark von den zur Verfügung stehenden Ressourcen und deren Know-How ab. Man kann das Ganze Projekt wahrscheinlich in 1-2 Monaten durchziehen, es kann aber auch locker ein Jahr dauern. In jedem Fall würde ich die Schätzungen bei den Punkten 3 und 4 vertauschen.