Neues Element einer Liste = Word Dokument

Andi Fandrich Als Antwort am 14 Mai 2020 07:49

Grundsätzlich kann man hinter einer Dokumentbibliothek eine Wordvorlage hinterlegen. Ein Benutzer klickt dann nur auf "Neu" und es öffnet sich Word mit der Vorlage und das Dokument wird dann auch direkt in die Bibliothek gespeichert. Wenn man der Bibliothek zusätzliche Spalten verpaßt (Gerät, Seriennr., usw.), kann man diese Daten auch direkt in Word pflegen. Und man kann sie durch Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften auch im Dokument selbst verwenden.

Du kannst jetzt direkt damit arbeiten oder Du verwendest zusätzlich eine normale Liste und mit denselben Spalten (und evtl. noch mehr). Über diese Liste läuft der eigentliche Ablauf. Um den Ablauf zu steuern, kannst Du entweder einen SharePoint Designer Workflow oder Flow (neu Power Automate) verwenden. Damit kannst Du dann auch automatisiert ein Dokument in der Bibliothek erzeugen und dabei die Felder aus der Liste übergeben. Die Werte erscheinen dann direkt im Dokument.

Bjoern W. Als Antwort am 19 Mai 2020 13:15

Wunderbar! Vielen Dank für diese Erklärung. Ich habe es geschafft, einen Workflow zu erstellen (Neues Bibliothekelement = Neue Liste)

Bei dem Word Dokument habe ich auch mehrere Schnellbausteine benutzt.

Ich habe also eingestellt: Wenn ein neues Element (Bibliothek) erstellt wird, erstelle ein neues Listenelement. Dort kann ich auch jeden Wert eingeben (voreingestellt) - Jedoch kann ich die Schnellbausteine nicht als Wert eingeben.
Bedeutet: Ich habe bei der Liste den Wert "Kunde" und einen Schnellbaustein mit dem Namen "Kunden" - Nun möchte ich, dass der Wert "Kunde" in der Liste den Wert von dem Word Schnellbaustein "Kunde" bekommt. Können Sie mir erklären, wie genau das funktioniert?

Edit: Ich erstelle den Workflow mit dem Power Automate.

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Mai 2020 15:28

[quote user="Bjoern W."]Ich erstelle den Workflow mit dem Power Automate[/quote]

Wenn Du das zur Verfügung hast, ist das natürlich die bessere Wahl. Du mußt dann diese völlig bugverseuchte Software (SharePoint Designer) nicht benutzen :-)

Bjoern W. Als Antwort am 19 Mai 2020 15:54

Das stimmt wohl. haha
Ich konnte nicht mal die Seite aufrufen mit dem Sharepoint Designer.

Könnten Sie mir noch erklären, wie ich die Werte der Schnellbausteine aus dem Word Dokument in die Liste einpflegen kann?

LG

Björn

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Mai 2020 16:07

Wir duzen uns hier :-)

Was genau meinst Du mit "in die Liste einpflegen"? In der Ansicht anzeigen? Dann bearbeite die Ansicht und nimm die gewünschten Felder mit auf.

Bjoern W. Als Antwort am 19 Mai 2020 16:25

Okay. Gut zu wissen. :D

Aktuell drücke ich ja auf "neu" in der Bibliothek. Dann kommt der Serviceauftrag, wo ich den Namen des Kunden, kurz beschreibe was es fürn Fehler ist (PC geht nicht an, Tastatur reagiert nicht) usw. Und danach soll er den Eintrag in die Liste setzen, mit den Werten aus dem Word Dokument - Soll also den Namen des Kunden übernehmen und das Problem - So müssen wir das nicht nochmal eintragen und haben alles auf einen Blick.

Hintergrund: Die Liste nutzen wir als Techniker; Das Word Dokument für den Kunden und die Unterlagen.

Und damit wir eben nicht alles doppelt eintragen wollen, wäre es unfassbar hilfreich, wenn die Werte aus dem Word Dokument gleich übertragen werden.

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Mai 2020 09:55

Wie rum wollt Ihr es denn jetzt bzw. was ist zuerst da? Der Eintrag in der Liste oder das Word-Dokument? Je nachdem, kannst Du doch per Power Automate auf neue bzw. geänderte Einträge reagieren und dann ein Element an der jeweils anderen Stelle erzeugen. Die andere Stelle sollte dazu eine weitere Spalte haben, in der Du die ID des ursprünglichen Elements speicherst. Dann kannst Du prüfen, ob es das Element schon gibt. Falls nicht, neues anlegen und falls ja, aktualisieren.

Bjoern W. Als Antwort am 20 Mai 2020 11:03

Diese Bilder werden nach einem Monat vom Anbieter gelöscht.

Ich erstelle also als erstes ein neues Word Dokument, zeitgleich wird ein neues Listenelement erstellt (Siehe Workflow)

Nun möchte ich auf dem Reparaturauftrag den Namen eintragen und das Problem. Danach will ich, dass der Name und das Problem in dieses Listenelement übertragen wird, damit ich das nicht doppelt schreiben muss.
Ist dies möglich? Wie zu sehen ist, gibt es in dem Word Dokument mehrere Schnellbausteine. Allerdings kann ich nicht einstellen, dass der Workflor diesen Schnellbaustein übernimmt.

Ich hoffe, das war irgendwie verständlich. haha
Vielen Dank für deine Mühe! bin selbst überrascht, dass er selbständig ein neues Listenelement erstellt. Nur müsste ich jetzt die Werte doppelt eintragen, was ja nicht ganz der Sinn dahinter sein sollte.

Bin da aber sehr zuversichtlich, dass ich das mit deiner Hilfe hinkriege! ;D

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Mai 2020 11:46

Ich bin in Power Automate auch nicht so fir, versuche es aber nochmal. In Deinem letzten Screenshot sind doch ganz unten die Felder des Elements. Wenn Du dort reinklickst, erscheint rechts dieses Flyout mit vielen Möglichkeiten. Unter einer Überschrift, die so heißt wie der erste Schritt (der Trigger für neues Dokument) solltest Du alle Felder des Dokuments finden und kannst sie somit auf das Listenelement übertragen. Du solltest auf jeden Fall auch die ID des Dokuments in ein Feld schreiben.

Zum Ablauf an sich: evtl. reicht ein Flow für die Neuanlage nicht und Du brauchst einen zweiten, der auf Änderungen reagiert. Dort suchst Du anhand der ID nach dem zugehörigen Element und aktualisiert es.

Bjoern W. Als Antwort am 27 Mai 2020 13:07

Du hast Recht als du sagtest, dass es ja bereits diese Felder da gibt (Kunde, Fälligkeitsdatum usw), jedoch kann ich eben nicht sagen "nimm den Wert "Problem" aus dem Word Dokument Bsp.

Ich glaube, es liegt tatsächlich daran, dass er zeitgleich mit erstellen des Word Dokuments das Listenelement anlegt. Deswegen kann ich nicht sagen "Trage bei Problem den Wert ein, den ich erst später eingebe" - Da muss wohl ein neuer Flow kreiert werden.
Dann werde ich mal mein Glück probieren.

Vielen Dank für deine Geduld und deine Hilfe!
Ich berichte nach meinen Versuch, einen neuen Flow einzurichten.

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Mai 2020 15:07

Je nachdem könnte es vielleicht auch reichen, wenn direkt nach dem Start ein Pause von ein paar Minuten eingebaut wird und erst danach das Listenelement erzeugt wird. Aber auf die Dauer am Besten ist wohl ein zweiter Flow.

Bjoern W. Als Antwort am 3 Juni 2020 12:52

Neue Probleme und neue Erkenntnisse! :D
Ich habe herausgefunden, dass die Werte "Firma, Kunde, Betreff", die ich oben angegeben habe, die Spalten aus der Bibliotheksübersicht sind. Also, wenn ich die Bibliothek aufhabe, sehe ich ja Dokument xy, wann es aufgenommen wird usw. Und eben auch jene Werte. Nun ist das Problem, dass dort nichts steht und deswegen ist auch das Listenelement leer.

Ich schaffe es nach wie vor nicht, die Schnellbausteine in Sharepoint zu übertragen.
Hast du irgendwie eine Möglichkeit, wie ich das machen könnte?

Bedeutet: Es würde reichen, wenn ich in dieser Bibliotheksübersicht die Spalten Kunde Firma und Betreff eben ausfülle - mit den Werten aus dem Word Dokument was ich erstelle.

Verzweifelte Grüße
Björn

Andi Fandrich Als Antwort am 3 Juni 2020 13:45

Wenn es die Spalten in der Bibliothek gibt und man fügt sie dann über Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften in die Wordvorlage ein, dann werden sie beidseitig synchronisiert. Es ist also egal, ob man sie im Dokument oder im Browser ändert - die andere Seite hat beim nächsten Öffnen die aktuellen Werte.

Hast Du vielleicht sowas wie Nebenversionen oder Inhaltsgenehmigung aktiviert? Kann sein, daß das die Sichtbarkeit der Änderungen behindert.

Bjoern W. Als Antwort am 4 Juni 2020 09:19

Beides nicht aktiviert. Es hat einmal sogar geklappt. Nur was ich da (anders) getan habe, ist mir nicht bewusst.

Edit: Es gibt bei jedem Ticket unten eine Versionsnummer. Ist es das, was du mit Nebenversionen meinst? Wie stelle ich sowas aus?

Edit Edit: Inhaltsgenehmigung ist deaktiviert, es wird aber jedes mal eine neue Version erstellt, wenn ein Element der Liste bearbeitet wird.

Du schriebst paar Kommentare drüber, dass es wichtig ist, dass die ID gespeichert wird. Weswegen wird das benötigt?

Denn aktuell habe ich das noch nicht gemacht.

Hier nochmal ein Ablauf, damit wir auf dem selben Stand sind:

Ich habe links meine Bibliothek mit dem Namen "Auftraege" - dort habe ich die Möglichkeit, unter "neu" den Reparaturzettel in Word online anzugucken. Als erstes ändere ich den Namen des Dokuments in "Testkunde 0406") Da in Word Online die Schnelbausteine nicht editierbar sind, öffne ich die Datei in meinem Office-Word (2019er Version)

Dort ändere ich sämtliche Werte. Bei mir heißen die jetzt "Vor- und Zuname", "kurzfassung" und "Beschreibung".

Wenn ich die fertig bearbeitet habe (und ausgedruckt habe), schließe ich die Datei (Oben rechts auf das Kreutz - dann speichere ich die mit der Aufforderung, dass es ja ungespeichert ist blabla.

Daraufhin gehe ich wieder in die Bibliothek "Auftraege", ich sehe meinen Eintrag von eben und die zugewiesenen Werte (Das funktioniert schonmal!)

Nach einiger Zeit kommt dann das Ticket - Jedoch OHNE die Werte.

In dem Flow habe ich eingetragen, dass der Wert "Vor- und Zuname" in das Kundenfeld kommt. "kurzfassung" in das Feld Problem und Beschreibung in Beschreibung. Nichts davon wird übernommen. Nimmt er es vielleicht aus der Vorlage? Also aus "Reparaturauftrag.docx"? Denn die sind ja immer leer- ich mache ja unbwusst eine Kopie - Und davon soll er die Werte übernehmen.
Wenn dem so sein sollte: Wie ändere ich das? :D

Andi Fandrich Als Antwort am 4 Juni 2020 12:41

[quote user="Bjoern W."]es wird aber jedes mal eine neue Version erstellt, wenn ein Element der Liste bearbeitet wird[/quote]

In den Bibliothekseinstellungen unter Versionierungseinstellungen kann man angeben, ob nur Hauptversionen (1.0, 2.0, 3.0, …) oder auch Nebenversionen (1.0, 1.1, 1.2, …) verwendet werden sollen. Bei den Nebenversionen kann es diese Probleme geben.

[quote user="Bjoern W."]Du schriebst paar Kommentare drüber, dass es wichtig ist, dass die ID gespeichert wird. Weswegen wird das benötigt?[/quote]

Weil man nur damit einen eindeutigen Zusammenhang zwischen dem Dokument und dem Listenelement herstellen kann. Das ist aber notwendig, wenn man später auch Änderungen automatisiert per Flow nachziehen möchte.

Ich denke, daß genau das hier das Problem ist. Der Flow legt das Listenelement an, sobald es ein neues Dokument gibt. Zu dem Zeitpunkt gibt es aber die Metadaten (Namen usw.) noch nicht. Es sollte deshalb einen zweiten Flow geben, der bei Änderungen am Dokument reagiert und diese Daten in das zugehörige Listenelement schreibt. Und das zugehörige Element findest Du eben nur über die passende ID.

Bjoern W. Als Antwort am 4 Juni 2020 14:32

[quote user="Andi Fandrich"]

Ich denke, daß genau das hier das Problem ist. Der Flow legt das Listenelement an, sobald es ein neues Dokument gibt. Zu dem Zeitpunkt gibt es aber die Metadaten (Namen usw.) noch nicht. Es sollte deshalb einen zweiten Flow geben, der bei Änderungen am Dokument reagiert und diese Daten in das zugehörige Listenelement schreibt. Und das zugehörige Element findest Du eben nur über die passende ID.

[/quote]

Okay. Das stimmt - das war der Fehler.

Ich versuche also, jedem Word Dokument eine Zahl zu geben (Wenn 1 nicht verfügbar ist, nimm die 1, ansonsten prüfe 2 usw) - Oder geht das noch einfacher?

Es hat ja jedes Ticket eine ID - gibt es ein "Flow Schritt", womit ich etwas auslesen kann?

Also. Quasi so: Ich erstelle ein Word Dokument - Es erstellt sich sofort ein Ticket -> Ticket ID wird dem Word Dokument in einer Spalte zugewiesen
Wenn Word Dokument geändert wird -> Lese ID aus - ändere die Werte des Listenelements mit der ID (die er ja fest bekommen hat)

Sollte es dann so aussehen? Tut mir leid für die teilweise verwirrenden Aussagen. Das ganze Sharepoint ist für mich sehr neu und das ist hinter den Kulissen doch nicht so einfach, wie es vorerst scheinte. :D

Aber ich bin sehr zuversichtlich, dass du es irgendwie schaffst, mir das zu erklären! :-)

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Juni 2020 07:53

Wir schaffen das :-)

Um die ID an sich mußt Du Dich nicht kümmern. SharePoint erzeugt für jedes Dokument und für jedes Listenelement eine eindeutige ID. Im Grunde ist das ein Zähler (1, 2, 3, …) und steht in der Spalte ID.

Welche ID Du wo speicherst ist egal. Entweder die Dokument-ID beim Listenelement, dann suchst Du später das Element, das in der Spalte DokID die ID des Dokuments hat. Oder die ID des Listenelements beim Dokument, dann suchst Du später das Element mit genau dieser ID.

Es gibt eine Flow-Aktion zum Suchen eines SharePoint-Elements. Ich weiß zwar nicht mehr genau, wie die geht, aber Du kannst damit das entsprechende Listenelement finden. Dann nimmst Du die Aktion zum Aktualisieren eines Elements und schreibst damit die Dokument-Metadaten ins Element.

Bjoern W. Als Antwort am 8 Juni 2020 15:17

Wunderbar!!! Nun funktioniert es so, wie es funktionieren soll.
Ich erstelle ein Word Dokument - kurz darauf erstellt er ein Listenelement (wo die Word ID hinterlegt wird)

Nach 10 Minuten fragt er die aktuellsten Werte aus dem Word Dokument ab und fügt diese in das Listenelement ein (aktualisiert die Werte).

In den 10 Minuten schafft man es sicher, das Dokument fertig zu schreiben und auszudrucken. ggf. kann man die Zeit ja höher stellen. :D

Leider habe ich es auf Anhieb nicht geschafft, einen zweiten Flow zu erstellen. Allerdings ist das nicht wirklich nötig. Das funktioniert wie oben beschrieben.

Vielen vielen Dank für deine Hilfe! Du hast mir sehr weitergeholfen.

Btw...Es war ein ziemlicher Kampf. Teilweise Bugs, dass einige Felder nicht angezeigt worden sind. Aber nun gut. Das Ergebnis zählt!

Mfg

Björn

Andi Fandrich Als Antwort am 8 Juni 2020 16:19

[quote user="Bjoern W."]In den 10 Minuten schafft man es sicher, das Dokument fertig zu schreiben[/quote]

Da kennst Du Otto-Normal-User aber schlecht :-)

[quote user="Bjoern W."]auszudrucken[/quote]

Warum??? Wozu digitalisiert man einen Prozeß nur um dann doch wieder Papier zu produzieren???

[quote user="Bjoern W."]Btw...Es war ein ziemlicher Kampf.[/quote]

Aber Du hast sicher viel dabei gelernt und beim nächsten Mal geht es dann viel schneller...

Bjoern W. Als Antwort am 10 Juni 2020 08:55

Der Hintergund war ja, dass die Serviceblätter mit Durchschlag langsam alle werden. Um dort Kosten zu sparen, hatte ich die Idee, das zu digitalisieren.

Das Problem ist ja (Stand jetzt), dass die Blätter unterschrieben werden müssen. Bedeutet: Wir drucken das Exemplart ein mal aus, lassen es dem Kunden unterschreiben und er unterschreibt nochmal, wenn er das Gerät abgeholt an - Danach heften wir das ein.

Edit: Wenn IRGENDWANN mal neue Software rankommt, werden wir das wahrscheinlich auch umgehen mit nem Tablet oder sonstiges, wo die Kunden dann darauf unterschreiben.

(und ich merke gerade: Das wird der nächste Horror. Eine App erstellen/Mobile Ansicht erstellen, der das Dokument abruft und eine Unterschrift abruft? Das kann lustig werden. :D)

Und ich kann ja prüfen, wie lange die Kollegen ca. brauchen. Oft bin ich es ja, der die Blätter ausfüllt. Dann geht das ganze. :D

Dadurch, dass wir ohnehin nur ein kleines Unternehmen sind und nicht mal vollständig IT orientiert sind, gibt es so wenig Fälle, dass man das zur Not auch per Hand eintragen kann. Aber es ist mir eine unfassbare Hilfe, wenn es automatisch eingetragen wird.

Und du hast Recht. Das war eine unfassbar wichtige Erkenntnis: Sharepoint ist extrem schwierig zu verstehen. Wenn man aber weiß, wie es funktioniert (z.B. Dokument=Bibliothek und Element=Liste) ist es ja nurnoch ein Logikpuzzle. hehe

Nochmal vielen vielen Dank! Du hast mir die Arbeit sehr erleichtert! ;-)