Dokumenten Upload über Formular

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Feb. 2020 12:00

Ich kenne keinen Weg, außer dem mit dem eigenen Content Type. Es ist nicht ganz, was Du Dir vorstellst, weil es das Formularausfüllen nicht erzwingt, aber das Dokument ist für andere erst sichtbar, wenn die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Es ist im Grunde also "nur" eine organisatorische Sache, d.h. man muß es den Benutzern halt (mehrfach) sagen...

Therese Als Antwort am 11 Feb. 2020 12:11

Das heißt das Dokument bleibt ausgecheckt? Es poppt kein Fenster auf (Dialog) sondern man muss in die Eigenschaften rein nachdem das Dokument hochgeladen wurde?

So scheint es zumindest. Wir haben SPO und da scheint wohl einiges anders zu sein :( ich bekomme auch die Views per Subfolder nicht hin trotz Anleitung. Da tut sich nix und das scheint auch bekannt zu sein 

Derby Als Antwort am 11 Feb. 2020 13:46

Hier muss man Dich schlicht und ergreifend entäuschen. Das ist so gut wie nicht umsetzbar, da man Dokumente auf mehreren Wegen nach SharePoint bringen kann.

1. Dokument über das Menü hochladen einzeln/mehrfach
2. Drag and Drop im Browser
3. Dokumente über den Windows Explorer hochladen
4. (per E-Mail an SharePoint senden)
5. (PowerShell)

Du müstest also bei allen Wegen ein Formular einbauen, bzw. die wo man es nicht will/kann abschalten/deaktivieren. Das ist aber ein rießen Aufwand, (hier muss estwas programmiert werden) für eine Anforderung die man relativ elegant umsetzten kann.

1. Wie Andi schon sagte muss das Orgainsatorisch geklärt werden
2. Contenttyp mit Pflichtfelder --> Dokument ist erst für andere Sichtbar wenn alles ausgefüllt ist -->Egal über welchen Weg das Dokument hochgeladen wurde!

Da es bekanntlich sehr Aufwendig ist beim hochladen von mehreren (Hunderten) Dokumenten jedesmal ein Formular auszufüllen, gibt es die Quickedit-Ansicht, in der man im Excel-Style die Felder ausfüllen kann.

VG
Derby

Therese Als Antwort am 11 Feb. 2020 14:06

Danke euch beiden!

Nur zur Sicherheit, vielleicht bleibt ja eine Minichance ... Es ist seeeehr übersichtlich, wer bei uns das Benutzen wird. Um es uns also zu erleichtern würde es mir reichen wenn per d&d das Formular kommt. Ich will gar nicht alle Wege dicht machen sondern nur eine Erleichterung einbauen und weniger Klicks notwendig machen. Geht das?

Olaf Didszun Als Antwort am 11 Feb. 2020 15:31

Genau beim Drag&Drop wird es nicht funktionieren, weil der Anwender die Möglichkeit hat, auf diesem Weg mehr als eine Datei hochzuladen. 

Wenn du nur wenig Anwender hast, dann stellt das organisatorisch keine Herausforderung dar. Leg in der Bibliothek wenigstens ein zusätzliches Feld an (wenn nicht schon geschehen), das du als Pflichtfeld definierst. Damit auch wirklich ein "Formular" geöffnet wird, würde ich die Bibliothek noch so konfigurieren, dass das Classic UI verwendet wird.

Dann sagst du den Anwendern, sie sollen immer mit dem Upload-Button arbeiten. Wenn der Anwender eine Datei ausgewählt hat und hochgeladen hat, dann öffnet sich das Formular (weil ein Pflichtfeld enthalten ist, dass keinen Wert hat) und der Anwender kann die Felder ausfüllen.

Ja, dass funktioniert in SharePoint Online auch mit dem Modern UI, aber ein "echtes" Formular erhältst du nur in der klassischen Ansicht.

Beste Grüße

Olaf

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Feb. 2020 13:09

Olaf, ich weiß, daß Du das weißt, aber als Hinweis für Therese: auch dann kann man das Formular per Cancel beenden ohne die Pflichtfelder auszufüllen und auch dann hat man ein niemals eingechecktes Dokument, das nur der Ersteller sieht.

Therese Als Antwort am 14 Feb. 2020 12:03

Hallo ihr Zwei und danke für eure Antworten! Ich muss mich leider erstmal auskurieren und kann dann am Montag eure Tipps austesten.

Ich befinde mich aktuell in der komfortablen Situation, dass wir maximal zu zweit sein werden, die diese Art der Plattform nutzen werden, daher ist es für mich ein Mittel zur Arbeitserleichterung und Klick-Reduzierung. Falls es mal mehr User werden, dann hilft nur Disziplinieren, das ist mir bewusst :)

Therese Als Antwort am 17 Feb. 2020 13:21

Also, ich glaube ich stell mich grad blöd an. Ich habe über Content Type 2 Dokumentenmappen angelegt. Einmal Document Hersteller und einmal Document Upload. Bei Upload habe ich alle Spalten angelegt, die ich haben will. Davon 2 Required (ein Managed Metadata und ein Nummernfeld). Die sind auch in meiner Bibliothek drin und wenn ich Dokumente hochlade, dann sehe ich auch alle die Felder in den Eigenschaften und kann sie ausfüllen. Aber; keines der Felder (ausser Name) ist required. Also auch nicht die beiden, die ich in der DM als required eingetragen habe.

Habe ich einen Denkfehler? Entsprechend kann ich natürlich auch nicht prüfen, ob sich in der Classic Ansicht ein Fenster öffnet, weil ja nichts required ist abgesehen vom Namen, aber da öffnet sich trotzdem nix, der lädt das Dokument hoch und fertig.

Irgendeine Idee?

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Feb. 2020 14:46

Ich bin nicht ganz sicher, ob ich Dich richtig verstanden habe und hole nochmal etwas allgemeiner zur Erklärung aus:

Dokumentenmappen sind "nur" Hüllen und können viele Dokumente enthalten - wie Ordner. Die enthaltenen Dokumente wiederum haben ihre eigenen Inhaltstypen und genau dort solltest Du die gewünschten Pflichtfelder definieren.

Beim Inhaltstyp der Dokumentenmappe legst Du fest, welche Dokument-Inhaltstypen enthalten sein können. Und Du kannst dort auch dafür sorgen, daß manche Felder der Dokumentenmappe automatisch an die Dokumente "vererbt" werden.

Therese Als Antwort am 17 Feb. 2020 15:14

Hi Andi,

ja soweit habe ich das alles schon verstanden, danke :)

In den "Site Settings" - "Site Content Types" habe ich unter "Document Set Content Types" meinen Inhaltstyp für die Dokumentenmappen, der klappt.

Dann hatte ich unter "Custom Content Types" den Inhaltstyp für den Upload der Dokumente. Das habe ich nun nach deinem letzen Post mal unter "Document Content Types" verschoben. Es geht nun und ich sehe auch, dass bereits hinzugefügte Dokumente nun ein Fähnchen haben, dass ich ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt habe. Aber icih kann in der Classic Ansicht noch immer die Dokumente droppen ohne dass sich ein Fensterchen öffnet. Ich muss dann in die Porperties und sehe dort meine Felder inkl. Pflcihtfeld. Ich kann dann allerdings nichts speichern solange im Pflichtfeld nicht auch was drin steht, das ist schonmal hilfreich, aber ich will es ja tatsächlich nicht als Disziplinierung der Mit-Kolleg:innen sondern als Erleichterung und Klickreduzierung, hmpf.

Falls ihr noch eine Idee habt, gern her damit! Kann man vielleicht mit PowerApps und Flows was machen? Auf dem Gebiet bin ich Neuling, aber bei Nintex habe ich mich auch rein gefuchst, kann dann ja hier nicht so schlimm sein ;)

Therese Als Antwort am 17 Feb. 2020 15:19

Ach, Kommando zurück!! Habe Olafs Kommentar nun noch einmal gelesen :) Sorry!!! Also mit dem Upload Button gehts tatsächlich, sehr gut :D Mensch prima, kaum macht mans richtig ...

Danke euch!

Therese Als Antwort am 19 Feb. 2020 19:01

Ich würde hier gern noch kurz beschreiben wie ich das gelöst habe, vielleicht hilft es jemandem.

Ich habe die Home Seite verwendet um dort Kacheln anzulegen. Es gibt verschiedene Kacheln je Hersteller und außerdem habe ich eine Kachel für den Upload gemacht. Es öffnet sich also das bekannte (klassische) Upload Fenster wenn man auf die Kachel klickt, kann dann sagen, welches Dokument und wohin es soll und dann kommt das Fenster mit den Metadaten. Nachdem ich alles eingegeben habe ist das Dokument da wo es hin soll und hat die gewünschten Metadaten. Dafür kann ich die eigentliche Bibliothek in der New Experience Ansicht belassen und habe da die für mich deutlich schönere Metadaten Ansicht. Man kann vermutlich noch verhindern, dass Benutzer in der Bib selbst Dokumente hochladen, zumindest ging das früher über Berechtigungen, das wird wohl immer noch so sein, ich brauche es gerade nicht.