Best practises für die Archivierung von SharePoint-Dokumenten auf dem Laufwerk

Olaf Didszun Als Antwort am 13 Juni 2017 11:53

Hi Silke,

zuerst zu deiner Frage: damit werdet ihr leben müssen.

Aber, warum tut ihr das? Warum wollt ihr Dateien aus einer Bibliothek auf einen File Server verschieben? Die Problematik mit den Links habt ihr bei allen mir bekannten Möglichkeiten, Dokumente in ein Archiv auszulagern (was man eigentlich nur für Langzeit-Aufbewahrung macht, weil die Dokumente dann auch unveränderbar und nicht löschbar sein müssen). 

Beste Grüße

Olaf

petersen Als Antwort am 14 Juni 2017 07:05

Hallo Olaf,

danke für Deine Antwort. Dann muss man eben mit so etwas leben.

Der SharePoint ist eigentlich nur für die Zusammenarbeit an aktuellen Dokumenten gedacht. Dadurch, dass er vor Jahren ungeführt und ohne Verantwortlichkeiten einfach mal eingeführt wurde, gibt es einen Dschungel aus häufig alten Seiten (3-10 Jahre alt) mit Inhalten, für die es keinen Verantwortlichkeiten gibt. Wir sind als Vorbereitung für eine Migration gerade beim Aufräumen und wollen Seiten, für die sich niemand verantwortlich fühlt, löschen, nachdem wir die Dokumente auf ein Laufwerk gesichert haben. Dabei würden aber eben die Links verloren gehen.

Viele Grüße,

Silke

Derby Als Antwort am 21 Juni 2017 13:58

Die links gehen so oder so kaputt, egal wohin ihr die Dokumente verschiebt. Um das etwas zu minimieren, gibt es das Feature "DokumentenID". Wenn man innerhalb von Dokumenten verlinken möchte, verlinkt man auf die ID, nicht das Dokument. Bringt allerdings nur etwas wenn das Dokument im SharePoint bleibt. Diese Funktion wurde mit SP2016 noch stark ausgebaut -->Durable Links

Vielleicht hilft euch das etwas weiter.

petersen Als Antwort am 22 Juni 2017 07:40

Die IDs sind wie gesagt nur anwendbar, wenn die Dokumente in SharePoint bleiben. Die Fragestellung ging aber gerade in die Richtung, ob es Lösungen für die Archivierung außerhalb SharePoints gibt.