SharePoint als DMS nutzen

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Feb. 2017 08:27

Erstelle für jedes Team eine eigene Website oder noch besser eine eigene Websitesammlung. Nur so bekommt man das ordentlich in den Griff. "Alles in eine Bibliothek" ist eher suboptimal...

Erstelle einen Inhaltstyp-Hub und lege dort die notwendigen Inhaltstypen mit den Metadaten an. Verwende da wo es Sinn hat den Termstore für Metadaten, damit Du sie überall verwenden kannst.

Erstelle eine Suchseite, damit die Leute nach Dokumenten suchen können. Erstelle auch die notwendigen Managed Properties, damit man bei der Suche die eingegebenen Metadaten zum gezielten Suchen verwenden kann. Man kann auch Seiten vorkonfigurieren, die dann mit Hilfe der Suche einen bestimmten Satz Dokumente anzeigen ("alle von mir in der letzten Woche bearbeiteten Dokumente"). Die Suche berücksichtigt dabei immer alle Dokumente aus egal welcher Website, aber sie beachtet auch die Berechtigungen. Ein Dokument, auf das ich kein Recht habe, wir mir also nicht angezeigt.

Phill Als Antwort am 21 Feb. 2017 15:26

Danke für dein Hilfe !

Werde jetzt eine Portalseite bauen und dort auf die einzelnen Websites der Teams verlinken.

Damit habe ich Berechtigungstechnisch den kleinsten Aufwand da sich jeder nur in seiner Website aufhalten darf und er damit auch nur Team Dokumente sieht.

Ein weiteres Problem sind die "Alten" Dokumente.
Es sind 290.000 Dokumente bei 110 GB
Massenupload geht ja nur über Third-Party Tools oder gibt es da auch noch einen kleinen Trick ?

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Feb. 2017 16:02

[quote user="Phill"]Es sind 290.000 Dokumente bei 110 GB[/quote]

Dann wärst Du sowieso bald an Grenzen gestossen. Das ist zu viel für eine Website - jedenfalls wenn damit gearbeitet werden soll ;-)

Ist Dir bekannt, daß man SharePoint Dokumentbibliotheken mit Windows Explorer öffnen kann? Du kannst also die alte und die neue Bibliothek jeweils in einem eigenen Explorer öffnen und die Dateien ganz einfach per Drag&Drop kopieren/verschieben. Wenn Du zusätzlich noch Metadaten brauchst, kannst Du die per Quick Edit ebenfalls per Copy&Paste übernehmen. Dürfte bei der Menge aber immer noch viel Arbeit sein...

Phill Als Antwort am 21 Feb. 2017 16:51

Wie sind denn die Grenzen ?

Wie du schon sagst mit dem Explorer habe ich auch noch jede Menge Arbeit an der backe ...
Gibt es denn keine "einfache" Möglichkeit ?

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Feb. 2017 17:20

Die echten Grenzen sind noch ein gutes Stück weg. Und wie ich gerade sehe, arbeitet Ihr ja schon mit 2016, da gilt das erst recht. Bisher galt als Faustregel (aber nicht Grenze!) eine Site Collection solle nicht mehr als 100 GB haben.

Ein Hilfsmittel fiel mir gerade noch ein. Du könntest die Dokumente per ShareGate migrieren. Das nimmt die Metadaten gleich mit. Das Tool gibt es als 30-tage Testversion, also wenn Du es in der Zeit schaffst...

Phill Als Antwort am 22 Feb. 2017 10:17

Da sich der Wind bei uns in der Firma gerne mal dreht bin ich stand heute wieder dabei nur eine Dokumentenbibliothek anzulegen :-D

Du hast ganz am Anfang geschrieben das ich dafür ne Suchseite anlegen soll und so kannst du mir erklären wie ich das umsetzen soll ? Habe so überhaupt keine Ahnung vom SharePoint ;-)

Wenn der Prototyp steht mache ich drei Kreuze :-D

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Feb. 2017 10:32

[quote user="Phill"]Da sich der Wind bei uns in der Firma gerne mal dreht bin ich stand heute wieder dabei nur eine Dokumentenbibliothek anzulegen [/quote]

Also ich würde das niemals tun und schon gar nicht später den Kopf dafür hinhalten. Mußt Du natürlich selbst wissen...

Das mit der Suche ist ein feine Sache. Ich kann Dir hier aber nur das Grundprinzip beschreiben. Ausführliche Anleitungen mußt Du selbst ergoogeln. Man legt ein Suchergebnis-Webpart auf eine Seite und konfiguriert es so, daß es nur noch die gewünschten Ergebnisse anzeigt. Z.B. nur Dokumente, aber es geht auch granularer nach dem Motto "alle Aufgaben, die mir zugewiesen und noch nicht abgeschlossen sind" Wenn dann jemand die Seite aufruft, bekommt er automatisch genau diese Information angezeigt.

Zusätzlich kann man ein Suchverfeinerungs-Webpart (Search Refiner) auf die Seite legen. Damit ermöglicht man den Benutzern die Ergebnismenge gezielt zu filtern, z.B. nur noch Excel-Dokumente oder nur Dokumente eines bestimmten Autors.

Die Darstellung der Ergebnisse kann man ebenfalls beeinflussen. Dafür sind die sog. Search Display Templates zuständig.

Phill Als Antwort am 22 Feb. 2017 10:36

Ich gebe dir Recht eine Bibliothek ist eher schlecht aber es handelt sich erst mal um einen Prototyp ich hoffe das ich unseren CIO noch umstimmen kann...

Danke für die Anhaltspunkte ich denke den Rest bekomme ich dank deiner Hilfe schon irgendwie hin ;-)