Bin neu hier ;) Anfängerfrage

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2016 08:57

[quote user="Petra Schalk"]Natürlich kann ich eine Personalliste machen, bei der ich alle Daten in die entsprechenden Spalten eintrage. Da hab ich dann alles beisammen. Aber: Nun habe ich mir eine Präsentation angeschaut, bei der pro Mitarbeiter eine Unterwebseite angelegt wurde![/quote]

SharePoint hat den sog. User Profile Service, der die Benutzerprofile aus dem AD importiert. Die Profile sind dabei erweiterbar, d.h. man kann sie um weitere Felder erweitern und man kann festlegen, wer welches Feld pflegen darf (automatischer Import, gepflegt vom Admin oder gepflegt vom Benutzer selbst). Damit hat man also schon mal die Daten zu den Benutzern.

SharePoint hat ein Feature, das sich My Site nennt (neuerdings auch OneDrive). Dabei wird tatsächlich für jeden Benutzer eine eigene Websitesammlung angelegt. Ob man das nutzt, muß jeder selbst wissen.

SharePoint hat eine sehr mächtige Suche, die auch Personen finden kann. Und man kann mit Hilfe der Suche auch "Listen" erzeugen, d.h. man zeigt suchgetrieben bestimmte Elemente an. Das kann sowas wie "alle meine Aufgaben", "Dokumente die ich zuletzt geändert habe" oder eben auch Personen (Telefonliste) sein.

Wie Du ja schon gemerkt hast, ist SharePoint wirklich ein sehr komplexes System. Ich kann Dir nur raten, Dir zumindest am Anfang Hilfe zu holen. Man macht sonst gerne Fehler, die später nur sehr schwer zu korrigieren sind. Oder man sucht tagelang in die völlig falsche Richtung.

Petra Schalk Als Antwort am 5 Dez. 2016 09:46

Guten Morgen, Andi !

Danke für deine schnelle Antwort. 

Ich habe mich allerdings vermutlich nicht ganz richtig ausgedrückt. Es geht mir nicht um die Rechtverwaltung. Die wird über das Active Directory gesteuert und das ist mir alles verständlich.

Ich dachte bei "Personalverwaltung" an eine Art elektronische Personalakte, d.h. die Mitarbeiterstammdaten sollen hinterlegt sein, entsprechende Dokumente (Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankmeldungen usw.) sollen im Sharepoint abgelegt werden.

Nun hatte ich ursprünglich gedacht, ich mache eine Seite "Personal" als Unterwebseite unter der "Verwaltung". Dort lege ich eine benutzerdefinierte Liste "Personal" mit den entsprechenden Spalten (Name, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Bank usw.) an. DIe Dokumente schiebe ich in den Dokumentenbereich und vergebe entsprechende Tags.

Dann habe ich mir dieses Video angeschaut:   

https://www.microsoft.com/germany/msdn/launch2008/library.aspx?id=SP_T11_DO_0915

Hier ist der Aufbau ein anderer. Pro Mitarbeiter wird eine eigene Unterwebsite angelegt. 

Und ich verstehe momentan nicht, welche Vorteile mir das bieten würde ....

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2016 09:57

Ich hatte Dich schon (einigermaßen) richtig verstanden, aber nicht wie weit Du damit gehen möchtest :-)

Grundsätzlich gibt es ja die Benutzerprofile, die eine Art "Personalakte" darstellen. Und die Benutzer können My Sites bekommen, in denen sie selbst Dokumente ablegen (und mit anderen teilen) können.

Was Du suchst ist aber eine Personalverwaltung und da gibt es nichts fertiges in SharePoint. Das Problem an der Stelle ist, daß man es mit extrem sensiblen Daten zu tun hat und deshalb jeder unbefugte Zugriff ausgeschlossen sein muß. Dabei muß man unterscheiden, ob die Daten einfach nur zentral von den Mitarbeitern der Personalabteilung verwaltet werden sollen der ob jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine Daten haben soll. In letzterem Fall kann es durchaus sinnvoll sein, für jeden Mitarbeiter eine eigene Website anzulegen. Man gibt diesem Mitarbeiter ein Leserecht auf "seine" Website und kein anderer kommt dort ran. Die Verwaltungsmitarbeiter müssen sich dann nicht bei jedem Dokument Gedanken um die Berechtigungen machen, sondern es einfach nur in die richtige Website räumen.

Petra Schalk Als Antwort am 5 Dez. 2016 10:17

Es ist bei uns so, dass die einzelnen Mitarbeiter keinen Zugriff auf ihre eigene Personalakte haben.

Nur die Personalabteilung kann auf die Daten zugreifen. Das ist über die Rechteverwaltung geregelt. 

Siehst du den Vorteil bei der Lösung mit den Unterwebsites nur im Bereich der Freigabe für den jeweiligen Mitarbeiter ? 

Ich habe darüber nachgedacht, ob es eventuell einfach "schöner" ist, wenn ich jedem MA eine eigene Personalakte bastele. Mir gefällt die Lösung, die bei der Präsentation gezeigt, rein optisch sehr gut (OK. Jetzt rollen wahrscheinlich alle Profis erst mal mit den Augen :) )

Allerdings kann ich mir die Informationen ja über die Ansichten ja auch "schön" aufbereiten ....

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2016 12:36

[quote user="Petra Schalk"]Siehst du den Vorteil bei der Lösung mit den Unterwebsites nur im Bereich der Freigabe für den jeweiligen Mitarbeiter ?[/quote]

Ich habe mir den Vorschlag von Microsoft nicht angeschaut, aber auf die Schnelle ist das das Einzige, was mir einfällt. Um einfach nur ein paar Dateien pro Mitarbeiter abzulegen, würde ich jedenfalls nicht mit Subwebsites arbeiten.

Schaue Dir unbedingt mal Dokumentenmappen (Document Sets) an. Damit kannst Du pro Mitarbeiter eine Mappe anlegen und in diese Mappe dann mehrere Dokumente packen.