Dokummente Verwaltung

Patrick Als Antwort am 22 Apr. 2016 09:13

Hi,

hier mal mein "Senf" dazu:

Ich hoffe mal, dass du nicht aus den video2brain Videos gelernt hast Ordner zu erstellen. Ordner sind meiner Meinung nach nicht sehr geeignet für Datenablage, da mit einem Ordner du nicht viel anfangen kannst.

Nachteile:

- In einem Ordner kann das gleiche Dokumente wie in einem anderen Ordner liegen

- Viele Ordner machen die Navigation für neue Leute und die Filtermöglichkeiten schwierig

uvm.

Ich würde dir, wenn du sowas braucht entweder unterschiedlichen Dokumentbibliothek raten oder Dokumentenmappen.

Auch wäre eine Websitespalte mit "Kategorie" eventuell sinnvoll. Dann kannst du dies bei jedem Dokument auswählen und zuordnen oder eben direkt wenn du es sauber machen willst eigene Inhaltstypen (Angebot, Rechung, usw.).

Hoffe dir hilft mein "Senf" etwas.

Grüße

Patrick

SharePoint-Blog: afraIT

Sodi Als Antwort am 22 Apr. 2016 09:25

Vielen Dank schonmal für deine schnelle Antwort! Hat mir schonmal weitergeholfen!

Ich kann ja nicht für 100 Kunden, 100 verschiedene Dokumentbibliotheken erstellen.

Diese Ordnerstruktur ist im Moment so auf unseren physischen Server vorhanden. Ich möchte eben einen ober "Ordner" oder irgendwas in der Art haben und dann in diesem Ordner in meine Struktur irgendwie fahren.

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Apr. 2016 09:37

Ich unterstütze auf jeden Fall das Votum gegen Ordner - vergiß die einfach.

Gib der Bibliothek lieber eine Spalte "Kunde". Zu jedem Dokument kannst Du dann ein Metadatum pflegen und es so einem Kunden zuweisen. Wenn es noch eine Spalte Kategorie (Angebot, Rechnung, ...) gibt, hast Du noch mehr Informationen zu den Dokumenten. Und jeder Benutzer kann jetzt individuell nach diesen Kriterien sortieren, gruppieren und filtern. Und man kann vordefinierte Ansichten hinterlegen. Versuche das mal mit Ordnern...

Und wenn man dann für die Metadaten noch zentrale Termsets überall in jeder Website verwendet, kann man über die Suche ganz gezielt und aus dem gesamten SharePoint Informationen finden. Also z.B. nach dem Motto "Zeige mir alle Dokumente zu Kunde X", und zwar egal ob vom Vertrieb oder vom Einkauf oder von sonstwo.

Sodi Als Antwort am 22 Apr. 2016 10:19

Okay, ich werde es mal mit den Spalten probieren, nur habe ich dann nachher einen riesen Datenpool? Ich werde dann die Ansicht nach Kunden gruppieren, so habe ich wenigstens einigermaßen Struktur drin. Oder?

Mal eine andere Frage nebenbei, ich hoffe du kannst mir helfen. Ich möchte einen Textfilter einsetzen, sodass ich die Eingabe "KundeX" tätige und er mir alle Kunden aus dem Kundenstamm (eigene Liste bei mir) mit diesen begriff sucht. Im Moment ist er nur so, das er mir eine Ausgabe gibt, wenn ich genau den richtigen ausgeschrieben Name eingebe. Ich möchte aber als Beispiel beim Kunden "Klempner GmbH" nur "Klempner" eingeben müssen und er soll mir dann die Firmen die den Begriff "Klempner" beinhalten ausgeben.

Erst mal danke, hast mir schon riesig weitergeholfen.

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Apr. 2016 10:31

[quote user="Sodi"]habe ich dann nachher einen riesen Datenpool?[/quote]

Das heißt natürlich nicht, daß Ihr alle Dokumente in eine einzige Bibliothek packen sollt. Aber man kann die Aufteilung nach eher praktischen Gesichtspunkten organisieren, z.B. nach Teams (und natürlich über mehrere Websites verteilt). Wie oben beschrieben, kann man Inhalte über die Suche wieder aggregieren.

[quote user="Sodi"]Ich werde dann die Ansicht nach Kunden gruppieren, so habe ich wenigstens einigermaßen Struktur drin. Oder[/quote]

Das kannst Du halten wie Du möchtest. Man kann auch mehrere Ansichten vorbereiten.

Und zum Suchfilter: direkt über der Bibliothek gibt es eine Suchtextbox und die findet auch Teilbegriffe. Es ist alles da, man muß es nur nutzen :-)

Sodi Als Antwort am 22 Apr. 2016 10:50

Wenn ich aber in einer Kontakteliste suchen will? Das eine Teiltextsuche erfolgt? Was dann?

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Apr. 2016 11:50

Die Kontaktliste hat ebenfalls die Suchbox. Was gefällt Dir daran nicht?

Alternativ kann man natürlich immer eine separate Suchpage aufbauen. Darauf ein Suchergebniswebpart und das wird dann so eingestellt, daß es nur noch bestimmte Ergebnisse liefert wie z.B. Kontakte. Dann noch ein Suchverfeinerungswebpart und alle Wünsche sollten erfüllt sein.

Sodi Als Antwort am 22 Apr. 2016 12:46

Ich möchte eine Art Cockpit für den Kunden bauen.

Sprich er hat oben ein Dropdown-Menü bei dem er den Kunden auswählt, bzw die Suche verwendet.

Danach sollen alle weiteren verknüpften Eigenschaften angezeigt werden von diesem Kunden.

Aber wie setze ich das um?

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Apr. 2016 13:20

Über die Suche. Aber mehr als oben angedeutet kann ich aus Zeitmangel nicht dazu schreiben. Du wirst Dich da selbst einarbeiten müssen.