Strategie Fileserver-Ersatz mit SharePoint Online und OneDrive for Business

Nico Thiemer Als Antwort am 27 Okt. 2014 10:47

Hallo Christoph,

Der Weg ohne Ordner und dafür Metadaten ist schon richtig. Was man allerdings nicht vergessen sollte. Es wird nicht funktionieren, wenn man seine alte, auf Ordnern basierende Arbeitsweise beibehält.Die Frage ist mir spontan in den Kopf gekommen ist: Warum müssen die MA alle Daten offline mitnehmen? Genügt es nicht vielleicht, nur diese offline zu nehmen, welche wirklich benötigt werden?

Das Entwickeln eines Metadatsystem ist in meinen Augen DER wichtigste Punkt in einer SharePoint Welt. Ich sage zu meinen Kunden immer, ohne Metadaten keinen SharePoint. Es gibt einige, die dies ablehnen und dann oft grandios scheitern. Das ist auch normal, da die Daten dann ja völlig unstrukturiert sind.

Ich empfehle auch, die Daten durch die Nutzer selber migrieren zu lassen. Nach meiner Erfahrung sind es dann maximal 10% der Daten, die im SharePoint landen, den Rest braucht niemand mehr.

Viele Grüße

Nico Thiemer

CHMAV Als Antwort am 27 Okt. 2014 11:22

Hallo Nico

Die Ordnerstruktur möchte ich ja auflösen, muss aber einen Weg finden, mit OneDrive. Sonst ist ja die Sync-Funktion nicht brauchbar, wenn alle Dateien in einem Ordner sind.

Es sollen ja nicht alle Dateien offline sein, sondern ein Projektleiter soll seine Projekte offline nehmen können, damit er z.B. im Zug daran arbeiten kann.
Wie meinst du, einzelne Dateien offline zu nehmen? Einfach kopieren? Dann müsste der User danach wieder seine Datei man. hochladen.

Ja, das man. migrieren ist geplant und an den Metadaten-Struktur sind wir dran. Wenn wir jetzt aber eine Bibliothek "Kunden A-E" haben und darin z.B. 30 Kunden mit jeweils 50 Dokumenten haben und mit einer Metadatenspalte Kunde arbeiten, lässt sich das im SPO schon mal gut nutzen, aber eben, bei einem Sync über OneDrive Business sind dann alle Dateien in einem Ordner.

Darum hatte ich mal versucht, wenigstens pro Kunde einen Ordner anzulegen und aber gleichzeitig auf dem Ordner das Metatag vorzugeben. Damit werden bei neuen Dateien der Kunde gleich als Metatag gesetzt. Dazu gibt es dann eine Spalte für die Dokumentenart(Support, Schulung, Offerten,...)

Im OneDrive sind dann wenigstens pro Kunde die Dokumente gruppiert.

Wie löst du das?

Schon mal Besten Dank.

Gruss Christoph

Thomas Östreich Als Antwort am 27 Okt. 2014 11:30

Also du kannst schon Ordner verwenden da SharePoint Element auch flach anzeigen lassen kann (Alle Elemente aus alle Ordner). Dies kannst du in der Ansicht konfigurieren und dann so gruppieren und filtern wie du möchtest.

CHMAV Als Antwort am 27 Okt. 2014 11:46

Bei meinem akt. Testaufbau mache ich das auch so. Bin da eben etwas erstaunt, dass man oft nur sieht, dass man alles mit Metadaten machen soll, aber mit Sync zusammen das nicht wirklich gut läuft.
Auch nur mit dem Ordner pro Kunde können in einem solchen Ordner im OneDrive viele Dateien liegen, welche im SPO schön strukturiert sind, aber im OneDrive alle zusammen liegen. Da muss man ja schon fast Keydaten im Dateinamen haben.

Gruss Christoph

Nico Thiemer Als Antwort am 27 Okt. 2014 11:57

Hallo!

[quote user="CHMAV"]
Es sollen ja nicht alle Dateien offline sein, sondern ein Projektleiter soll seine Projekte offline nehmen können, damit er z.B. im Zug daran arbeiten kann.
Wie meinst du, einzelne Dateien offline zu nehmen? Einfach kopieren? Dann müsste der User danach wieder seine Datei man. hochladen.
[/quote]
Es kann eine Datei ausschecken, dabei wird diese auf den Client kopiert. Wenn er wieder einschecken möchte, wird diese wieder auf SharePoint kopiert. Dieses Vorgehen führt auch dazu, dass es keine Konflikte mit den Daten gibt.

[quote user="CHMAV"]
Ja, das man. migrieren ist geplant und an den Metadaten-Struktur sind wir dran. Wenn wir jetzt aber eine Bibliothek "Kunden A-E" haben und darin z.B. 30 Kunden mit jeweils 50 Dokumenten haben und mit einer Metadatenspalte Kunde arbeiten, lässt sich das im SPO schon mal gut nutzen, aber eben, bei einem Sync über OneDrive Business sind dann alle Dateien in einem Ordner.
[/quote]
Ja, nur muss der Benutzer alle Daten über Sync verfügbar haben?

[quote user="CHMAV"]
Darum hatte ich mal versucht, wenigstens pro Kunde einen Ordner anzulegen und aber gleichzeitig auf dem Ordner das Metatag vorzugeben. Damit werden bei neuen Dateien der Kunde gleich als Metatag gesetzt. Dazu gibt es dann eine Spalte für die Dokumentenart(Support, Schulung, Offerten,...) Im OneDrive sind dann wenigstens pro Kunde die Dokumente gruppiert.
Wie löst du das?
[/quote]
So wie es aussieht aus weiter Ferne ;), arbeitet ihr nicht mit Inhaltstypen, sondern „nur“ mit dem Inhaltstyp Dokument. Da würde ich schon ins Schwitzen kommen. Vielleicht täusche ich mich auch. Prinzipiell gibt es kein Vorgehen, was für alle gilt. Aber ich würde darüber nachdenken, ob man nicht die Daten per Inhaltstyp organisiert und dem Benutzer ein Dashboard zur Verfügung stellt, welche alle Kundendaten anzeigt. Dort kann er dann einzelne Dokumente ausschecken. Die Bibliotheken sind dann nicht per Kunde, sondern per Inhaltstyp organisiert. Da erleichtert das Thema Vorlagen, Berechtigungen, Workflow…
Aber da ich Deine Prozesse nicht wirklich kenne, ist das natürlich ein Stück Kaffeesatz lesen :)


Viele Grüße

Nico Thiemer

CHMAV Als Antwort am 27 Okt. 2014 13:29

Hallo

Muss man noch einstellen, dass beim auschecken die Datei lokal gespeichert wird? Wo kommt diese hin?
Könnte eine Notlösung sein, weil der User so vorher wissen muss, welche Daten er brauchen wird. Wenn dann aber ein Kunde den User im Zug anruft und nach etwas aus den Dokumenten fragt, fehlt die nötige Datei sicher.

Es sind ja nicht alle Dateien, daher wäre ein selektives Synchronisieren gut. Er wäre seine aktiven Projekte aus(Ordner) und lädt diese runter.

Richtig, wir haben nur den Inhaltstyp Dokument. Kennst du evt. grad ein Dokument/Hilfeseite welche diese Strategie beschreibt?

Gruss Christoph

Nico Thiemer Als Antwort am 27 Okt. 2014 14:46

Also...

In Office 2010 ist es ja so, dass wenn ich im Browser eine Datei auschecke, diese lokal abgelegt wird. Wahlweise erfolgt dies mit Nachfrage. In Office 2013 ist diese Funktion wohl entfernt wurden :( Da muss man die Datei öffnen und dann über Datei => Informationen auschecken. Dabei wird lokal der Ordner genommen, welcher über Datei -> Optionen -> Speichern  eingestellt ist.

Ähm, ein Dokument zum Thema habe ich, dies gebe ich per pN raus. Ich arbeite auch gerade zusammen mit einem Kollegen an einem eBook zu dem Thema. Mal sehen, ob und wann wir fertig werden :)

Viele Grüße

Nico Thiemer

CHMAV Als Antwort am 27 Okt. 2014 19:52

Das mit dem auschecken ist halt unpraktisch, weil man im voraus wissen muss, welche Dateien man braucht.

Habe aber gerade heute gelesen, dass OneDrive for Business im 2015 ein Selective Sync erhalten soll. Damit könnte mann dann zumindest einzelne Kundenordner einzeln synchronisieren. Ob es mit Metadaten geht, ist dann interessant.

Besten Dank

Gruss Christoph

Meecrob Als Antwort am 15 Apr. 2015 17:23

Hi,

wie siehts denn heutzutage bei Euch aus? Ich bin in der schönen Lage die IT eines Unternehmens von Grund auf und ohne Altlasten aufzubauen. Nun geht die Tendenz stark Richtung ODFB als privater Speicher und Sharepoint als Fileserver-Ersatz. Mich scheut allerdings wie wahrscheinlich die meisten die sich mit der Frage beschäftigen, dass man sich eben umgewöhnen muss. Metatags, keine Ordnerstrukturen usw.

Wie läuft das bei Euch in der Praxis. Macht es Sinn komplett auf einen klassischen Fileserver verzichten? Oder eben doch Fileserver als Fileserver und Sharepoint als Collaboration. Letzteres bringt das Problem mit sich, das nachher keiner mehr weiß, wo welche Dateien liegen.

Frank Daske Als Antwort am 15 Apr. 2015 18:35

@Meecrob,

wie oben bereits beschrieben hängt  die Vorgehensweise wirklich sehr vom Einzelfall ab.

Ein Startup Unternehmen braucht heute keinen Fileserver mehr einzuführen. Um eine gewachsene IT vollständig in die Cloud zu führen, ist es noch zu früh. Eine solche Cloud entsteht gerade mal unter Azure, SharePoint ist da (noch) kein Fileserver Ersatz. Deshalb arbeiten viele Unternehmen hybrid.

Tools wie der Layer2 Cloud Connector helfen dabei, die Lücken in den Features zu schließen, also z.B. Synchronisation Dateisystem/SharePoint (oder auch zwischen anderen Systemen) einzelner Ordner, Behandlung von Problemen mit bestimmten Dateinamen und Pfadlängen, Dateitypen, sowie nicht zuletzt die aktuelle Beschränkungen bei der Anzahl der Dateien im Sync (>5.000 bei SharePoint / 20.000 bei OneDrive4B). Darüber hinaus können auch Listen synchronisiert werden, z.B. mit Daten aus lokalen SQL/ERP/CRM oder anderen Clouds usw. Über die (ggf. auch automatische) Vergabe von Metadaten werden die Daten dann in der SharePoint-Suche (z.B. Metadata Navigation aber auch Web Parts / Apps) zusammengeführt.

Das ist dann die Stelle, wo man den Mehrwert gegenüber einem Filesystem ganz klar zeigen kann.

CHMAV Als Antwort am 16 Apr. 2015 08:15

Hallo

Uns ist und ergeht es gleich. Das mit den Metatags liest man überall, passt aber irgendwie nicht so in die neuen Produkte rein.
ODFB kann nur ganze Bibliotheken synchronisieren und da hat man dann hunderte von Dateien in einem Windows-Ordner liegen. Nichts mit Meta-Daten-Struktur. Das gleiche mit den Apps für Tablets. Auch die werden ziemlich nutzlos, wenn man in einem Ordner so viele Dateien hat aber keine Metadaten-Ansicht.
Wenn man aus Sharepoint "in Explorer öffnen" wählt um schnell eine Menge Dateien zu verschieben, hat man alle Dateien ohne Meta-Daten.
Für die meisten User ist das mit den Meta-Daten und dafür spez. Ansichten ganz neu. Windows kennt das nicht und so stellt sich schon die Frage, ware in einem einzigen Tool damit die Struktur aufgebaut werden soll.

Eine Ordnersturktur wie üblich bekannt und dazu weitere Meta-Daten erfassen um z.B. die Suche zu verbessern, fände ich da auch im Zusammenhang mit den erwähnten Tools wie ODFB und den Apps optimaler.

Office365 sollte aus meiner Sicht mit den Sharepoint-Funktionen doch einem KMU mit 20 oder auch noch 40 User die Möglichkeit bieten, ohne eigenem Fileserver auszukommen(wenn nicht riesige Dateien im Einsatz sind) und möglichst alles in der Cloud zu führen.

Und die Suche von SPO ist ja so gut, dass die auch mit Ordnern umgehen kann und davon Keywords nutzen kann.
Bei unserem Umzug zu SPO haben wir Metadaten und die Ansichten eingeführt, bin aber nicht sicher, ob wir das so weiter führen oder doch nicht wieder auf eine Ordnerstruktur zurück gehen.

Gruss Christoph

Meecrob Als Antwort am 21 Apr. 2015 08:34

Hi zusammen,

bei mir läuft es jetzt wohl darauf hinaus, das wir OneDrive für die eigenen Daten nutzen und ich mal gucke, wie sich das mit den Team übergreifenenden Strukturen ergibt. Ob da was im Sharepoint mit Ordnern zu machen ist oder ich doch einen Fileserver aufsetze.

Zusätzliche Hilfsprodukte würde ich gerne vermeiden und die reine und korrekte Sharepointnutzung ist meiner Meinung nach nicht zumutbar.

Die Leute wollen einfach nur Daten ablegen und im Explorer wiederfinden.

Sync ist nichmal das Problem; den normalen Fileserver synct man ja auch nicht komplett. Nur der Zugriff auf die Ordner ist eben relevant.