Löschen von Dateien nach x Tagen in Bibliothek

Tiac Als Antwort am 27 März 2014 07:58

Aktiviere auf der Website, auf der die betroffen Bibliothek liegt, das Feature der "Inhaltsorganisation".

In den Einstellungen der Bibliothek gibt es dann den Punkt "Einstellung für die Informationsverwaltungsrichtlinien". Dort kannst du "Regel" erstellen, die auf Inhaltstypen angewendet werden sollen. Diese Regeln können allerdings nur von Datumsfelder anhängig gemacht werden, d.h. in deinem Fall könnte man das "Erstellt-Datum" nehmen und festlegen nach wie vielen Tagen/Monaten/Jahren das Dokument dann in den Papierkorb verschoben werden soll. Die Struktur der Bibliothek bleibt dabei natürlich erhalten.
Damit du die oben erwähnte Einstellung überhaupt vornehmen kannst, musst du auf der Website, auf der die betroffen Bibliothek liegt, das Feature der Inhaltsorganisation aktiviert sein.

Ich hoffe, dass ich dir damit helfen konnte.

Gruß

Irulusug Als Antwort am 27 März 2014 08:37

Hallo,

vielen Dank für den Hinweis. Das Feature habe ich schon gefunden bzw. davon gelesen, war mir aber unsicher ob dies a) für alle Bibliotheken in der Site gilt oder auch nur für eine Dokumentenbibliothek konfiguriert werden kann und b) die Ordnerstruktur unangetastet läßt.

VG

Timo

Tiac Als Antwort am 27 März 2014 09:11

Wenn du das Feature aktivierst, besteht die Möglichkeit Regeln für alle Listen und Bibliotheken auf dieser Website zu nutzen. Angewendet wird es aber wirklich nur auf die Liste oder Bibliothek in der du die oben erwähnten Einstellungen auch vornimmst. 
Da die Regeln auf Inhaltstypen angewendet werden, sollten die angelegten Ordner außen vorgelassen werden.

Ordner arbeiten mit dem Inhaltstyp "Ordner" und die Dokumente in den Ordner kannst du den Inhaltstyp z.B. "Dokument" zuordnen. Wenn du jetzt eine Regel erstellt, die auf den Inhaltstyp Dokument angewendet werden soll, dann sollten deine Ordner weiterhin bestand haben.

Aber um das zu testen, kannst du ja einfach mal einen Ordner anlegen in den du ein Dokument mit einem Inhaltstypen packst. Dann erstellst du eine Regel für den Inhaltstypen des Dokuments (z.B. erstellt + 1 Tag in Papierkorb verschieben). 
In der Zentraladministration solltest du noch nachschauen, wann der "Zeitgeberauftrag" der Informationsverwaltungsrichtlinien ausgeführt werden sollen. Diesen Punkt findest du in der ZA unter Überwachung - Zeitgeberaufträge - Auftragsdefinition überprüfen. 

Es sollte dann auch nur das Dokument in den Papierkorb verschoben werden, der Ordner müsste weiterhin vorhanden sein.

VG

Henning Eiben Als Antwort am 31 März 2014 13:52

Du könntest auch die Funktion der Informationsrichtlinie verwenden. Damit kannst du Elemente z.B. 3 Monate nach der letzten Änderung automatisch löschen. Oder du kannst einen SharePoint-Workflow starten. So ein Workflow könnte dann prüfen ob das Dokument ein Ordner ist und wenn nein, dann das Element löschen.