Informationsverwaltungsrichtlinie

C.Kaiser Als Antwort am 17 Okt. 2013 14:53

Hi,

die Richtlinie prüft halt nicht ob das Dokument schon mal verschoben wurde oder nicht. Sie läuft stumpft über jedes Dokument in der Bibliothek und prüft ob "Erstellt + 1 Tage" gültig ist. Wenn ja, dann wird eine Kopie angelegt.

Alternativ kann man einen Workflow starten, der vorher prüft ob eine Kopie bereits angelegt wurde oder nicht. Das kann man zum Beispiel in einem versteckten Feld festhalten.

Tiac Als Antwort am 22 Okt. 2013 11:29

Leider kann ich dir nicht ganz folgen. Wenn die Richtlinie doch nur stumpf jedes Dokument durchläuft und es immer wieder kopiert, weiß ich nicht ganz genau was ein Workflow mir in diesem Fall bringen soll. 
Mein "Problem" ist in diesem Fall, dass wir die Dokumente in ein Archiv kopieren wollen das auf einer Website-Sammlung liegt. Entweder machen wir das manuell mit der Funktion "Senden an" oder per Informationsverwaltungsrichtlinie. Ein Workflow kopiert ja leider nicht websiteübergreifend.

Oder hat jemand von euch eine Idee wie man das sonst eventuell handhaben kann?

C.Kaiser Als Antwort am 22 Okt. 2013 11:52

Ein SharePoint Designer Workflow kann das "Out-of-the-Box" nicht, dass ist korrekt (jetzt hab ich auch mehr Informationen ;-) ). Das könnte man dann mit einem Visual Studio Workflow oder einer Custom Action für den SharePoint Designer lösen - ohne Entwicklung geht es dann nicht.

Warum ein Workflow hilft: In diesem kannst Du prüfen ob ein Dokument kopiert wurde oder nicht.

Nochmal anders erklärt, warum der Workflow helfen würden:
- Die Informationsverwaltungsrichtlinie prüft täglich ob Dokumente in der Bibliothek abgelaufen sind
- Wenn ja: Starte Workflow um Dokument zu verschieben
- Der Workflow läuft los und prüft ob das Dokument bereits verschoben wurde (z.B. Markierung durch ein verstecktes Feld am Dokument)
- Wenn es bereits verschoben wurde macht der Workflow nichts und beendet sich
- Wenn es noch nicht verschoben wurde, wird es in das Archiv kopiert und die Markierung am Dokument gesetzt

Eine Alternative wäre noch, einen TimerJob zu entwickeln, der alles o.g. erledigt.

Tiac Als Antwort am 22 Okt. 2013 12:08

Ahhh, jetzt hat es klick gemacht. Sorry :o) Dann werde ich doch mal versuchen ob es mit einem "eigenen" Workflow die Aufgabe lösen kann. Mal schauen wie weit ich da komme...

DANKESCHÖN!!!