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Workflow sendet E-Mails mehrfach obwohl keine Änderung vorgenommen wurde

Geprüfte Antwort Dieser Beitrag hat 5 Antworten

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13 Beiträge
Nulpie erstellt 30 Aug. 2013 13:20
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Hallo zusammen,

ich habe ein Bestellformular mit mehreren ja/nein Spalten erstellt.

1.) Wird das Formular generiert, schlägt ein Workflow den Anforderer nach und informiert diesen das dass Formular erstellt wurde. (so weit so gut)

2.) im zweiten Schritt wird die Spalte "Genehmigung" von nein auf ja umgestellt, worauf ein weiterer Workflow prüft: wenn genehmigt = ja, dann E-Mail an Anforderer. (funktioniert auch)

3.) im dritten Schritt wird  die Spalte "bestellt" von nein auf ja umgestellt, worauf ein weiterer Workflow prüft: wenn bestellt= ja, dann E-Mail an Anforderer. (funktioniert auch) - ABER, es wird zusätzlich nochmals die E-Mail aus der Spalte "Genehmigung" verschickt.
Ich habe dann 4 E-Mails 1x Formular erstellt(ok), 2x genehmigt(n.ok), 1x bestellt(ok).

4.) im vierten und letzten Schritt wird die Spalte "Bestellung abgeschlossen" von nein auf ja umgestellt, ein weiterer Workflow prüft: wenn Bestellung abgeschlossen = ja, dann E-Mail an Anforderer. (funktioniert auch) - ABER jetzt wird wieder eine E-Mail aus Schritt 2 UND Schritt 3 generiert und zugestellt.

Am Ende habe ich also 7 E-Mails (obwohl es nur 4 sein sollten): 1x Formular erstellt(ok), 3x genehmigt(n.ok), 2x bestellt(n.ok), 1x abgeschlossen(ok).

Ich habe es damit versucht für jede Abfrage einen eigenen Workflow zu erstellen, aber auch alles in einen Workflow gepackt und nacheinander abarbeiten lassen, in beiden Fällen habe ich am Ende mehrfach doppelte E-Mails.
Einstellungen wie "Workflow automatisch starten wenn Element geändert wird", oder "Workflow automatisch starten wenn Element erstellt wird" mit den verschiedenen Workflows in den verschiedenen Kombinationen ausprobiert, aber ohne Erfolg.

Spalten die von nein auf ja umgestellt wurden, werden danach nicht mehr geändert, trotzdem löst der Workflow die E-Mail aus.


Wo ist mein Denkfehler?

Grüße

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221 Beiträge
MiriMar Als Antwort am 2 Sept. 2013 07:53
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So wie ich das sehe, läuft dein Workflow ja auf Änderung. Er startet also bei jedem setzen der Felder (und dem WF ists egal, WELCHES Feld geändert wurde). Er schaut bei jedem Start, ob das betreffende Feld ja ist und schickt dann die Email. Da die Felder aus dem ersten und zweiten Schritt ja immer noch ja sind, schickt er auch wieder die Email!

Was ich nicht nachvollziehen kann ist, dass es angeblich bei 'Starten bei Neuanlage' auch passieren soll. Der richtige Weg wäre nämlich, den WF bei Neuanlage (und NUR da) zu starten und per Aktion 'Warten auf Feldänderung' die Email zu schicken. Vorraussetzung dafür ist allerdings, dass das nur einmal pro Vorgang passieren soll!

Nachtrag: Hab grad gesehen, du hast ja für jeden Schritt nen eigenen WF. Trotzdem gleiches Prinzip.

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 3 Sept. 2013 09:26
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MiriMar hat die Problematik ja bereits erklärt. Ich würde allerdings den gesamten Ablauf in einen einzigen Workflow packen. Damit hat man einen sauberen, strukturierten Ablauf und es kann keine solchen Seiteneffekte geben.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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13 Beiträge
Nulpie Als Antwort am 4 Sept. 2013 14:30
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Sorry das ich mich erst jetzt melde.

Da ich die Option verwende "WF automatisch starten, wenn ein Element geändert wird" passiert das selbe wie oben geschrieben auch wenn ich alles in einem WF versuche ab zu handeln.

Die Änderung wird pro Formular nur 1x durchgeführt und danach nicht wieder angefasst.

Habt ihr einen Vorschlag wie ich es am besten lösen kann das wenn ein Wert auf "ja" geändert wird, der WF daraufhin einmalig eine E-Mail generiert? Das sollte ja irgendwie gehen, ich finde es nur nicht....?

Grüße

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 4 Sept. 2013 14:36
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Lasse den Workflow einfach nur bei Neuanlage starten, aber nicht bei Änderungen. Der Prozeß läuft dann genau einmal pro Element. Falls notwendig, kannst Du den Workflow ja als erstes warten lassen, bis z.B. ein bestimmter Status erreicht ist.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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13 Beiträge
Nulpie Als Antwort am 4 Sept. 2013 14:57
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den Wald vor lauter Bäumen nicht gesehen.

Habe den Text "WF starten wenn Element erstellt wird" nur auf die Erstellung bezogen, jedoch nicht darauf das dies auch Änderungen beinhaltet.

Jetzt funktioniert es wie es sein soll.

Danke viel mals!

Grüße

CC BY-NC-ND - Michael Greth
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