Workflow Inhalte darstellen

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Aug. 2013 14:33

Man kann aber auch bei anderen Bibliotheken den Mailempfang konfigurieren. Die Bibliothek bekommt dann ihre eigene Mailadresse. Entweder der Benutzer leitet die Mail dann andiese Adresse weiter oder der Workflow schickt gleich eine Kopie dorthin.

[quote user="Tiac"]Gibt es denn, außer der E-Mail die versendet wird, eine Möglichkeit alle WF's Eingaben zusammengefasst darzustellen?[/quote]

Der Workflow kann auch z.B. ein Element in einer Art Archivliste erstellen.

Tiac Als Antwort am 27 Aug. 2013 16:01

Das mit dem Mailempfang von Bibliotheken ist ein guter Lösungsansatz. Das Feature haben wir erst vor kurzem eingerichtet, dann kann ich das doch mal testen.

Leider kann ich nicht so viel mit deinem Tipp [quote user="Andi Fandrich"]Der Workflow kann auch z.B. ein Element in einer Art Archivliste erstellen.[/quote] anfangen. 

Bis jetzt haben wir noch nicht damit gearbeitet und auch nichts davon mitbekommne, dass ein WF ein Element erstellen kann. Dann werde ich auch mal in diese Richtung recherchieren.

Schon einmal viele Dank für deine Ratschläge.

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Aug. 2013 16:33

[quote user="Tiac"]nichts davon mitbekommne, dass ein WF ein Element erstellen kann[/quote]

Siehe die Aktion "Listenelement erstellen". Ist ganz einfach :-)

Tiac Als Antwort am 2 Sept. 2013 12:06

Ich habe jetzt versucht mit der Option "Listenelement erstellen" zu arbeiten. Das sieht auch ganz gut aus, allerdings kann ich keinen "Bezug" zu meinem tatsächlichen Dokument herstellen.

Ich kann in dem WF angeben, dass alle bisher eingetragenen Eigenschaften für das Dokument übernommen werden, doch das tatsächliche Dokument als "Kopie" oder ein "Link" zu diesem Dokument bekomme ich leider nicht hin. :o(

Andi Fandrich Als Antwort am 3 Sept. 2013 09:40

Da gibt es zwei Möglichkeiten: der Liste, in die Du den Eintrag machst, gibst Du entweder ein Nachschlagefeld auf die Dokumente oder einfach ein Hyperlinkfeld. Dieses Feld setzt Du dann ebenfalls per Workflow, am Besten gleich bei "Listenelement erstellen".

Tiac Als Antwort am 4 Sept. 2013 13:34

So, ich habe jetzt relativ lange mit dem WF herumgetestet. Das mit dem Nachschlagen hat leider nicht funktioniert. Ich habe jetzt mit der Funktion "Listenelement kopieren" gearbeitet. 

Das Dokument wird samt Eigenschaften in eine Bibliothek verschoben, in der dieses Dokument dann als Datensatz deklariert wird. Das funktioniert auch alles Prima, allerdings steht mein WF-Status immer auf canceled. Unter Beschreibung steht folgendes: "Das Element konnte vom Workflow nicht kopiert werden. Stellen Sie sicher, dass die Quell- und Ziellisten dieselben Spalten und Spalteneinstellungen haben." Unter Ergebnis steht das: "Fehler des Workflowvorgangs, weil das Dokument für diese Aktion eingecheckt sein muss."

Also habe ich alles neu getestet, nur die Spalten Name und Titel verwendet und auch da kommt diese Meldung. Hat jemand eine Idee woran das liegen kann? Wenn der WF meine Dokumente automatisch in eine andere Bibliothek verschieben soll und der WF-Status immer wieder auf canceled steht, kann ich mich ja nicht darauf verlassen das auch wirklich alle Dokumente verschoben werden. Die manuelle Überprüfung  wäre hier viel zu aufwendig. 

Über jede Rat bin ich echt dankbar.

Grüße

Tiac

Andi Fandrich Als Antwort am 4 Sept. 2013 13:49

Das hat wohl eher mit dem Einchecken zu tun. Prüfe mal, ob die kopierte Datei noch eingecheckt werden muß. Das kann man dann auch per Workflow machen, also Datei kopieren, Datei einchecken und erst dann weitere Aktionen mit dieser Datei.

Tiac Als Antwort am 4 Sept. 2013 14:47

Danke für deine Tipp. Das Problem lag an der Datsatzdeklaration in der anderen Bibliothek. Das war auch automatisch eingestellt, sobald ein Dokument "hochgeladen" wird. Hatte die Deklaration entfernt und gesehen, dass die Dokumente nicht ausgecheckt waren wenn sie kopiert wurden.

Meine Lösung ist nun, die automatische Datensatzdeklaration aus der anderen Bibliothek entfernen und dort einen Workflow erstellen, der startet sobald eine neues Dokument hochgeladen wird. Dieser WF hat nur den Inhalt "Datensatz deklarieren".

Ist eventuell etwas um die Ecke gedacht, aber so funktioniert das Kopieren und das Datensatzdeklarieren völlig automatisch.

Danke für deine Hilfe.

Grüße

Tiac