Benachrichtigung für Telefongesprächsnotizen nur an Empfänger

Christian Merkel Als Antwort am 26 Juni 2013 08:48

Das Problem kannst du mit einemeigenen Workflow beheben.

Anstelle der Benachrichtigungen für eine Liste, übernimmt der Workflow das Versenden der Nachrichten an die jeweilgen Mitarbeiter.

Da kannst du auch Einfluß auf die Darstellung und Inhalte der Texte nehmen :)

Hoffe das hilft dir weiter.

TG-KH Als Antwort am 26 Juni 2013 15:36

Nach etwas Einarbeitung habe ich es nun begriffen. Vielen Dank! :)

Zur Darstellung hätte ich noch eine Frage, wenn ich Boolean Werte wie z.B. "Gelöst" oder "Vertraulich" anzeigen lassen will, steht in den Mails natürlich "TRUE" oder "FALSE".

Gibt es eine Möglichkeit diese Werte zu ändern? Also so im Stil einer IF-Abfrage  IF(Wert=TRUE;Ja;Nein) ?
Es geht mir nur darum das ganze für die Mitarbeiter etwas lesbarer zu gestalten und Verwirrung zu vermeiden ;)

Zu diesem Thema gibts noch eine weitere Frage, nämlich die Variable "Gelöst am".Wenn diese Variable nicht ausgefüllt ist, wird nämlich der Wert "Montag, 1. Januar 0001" ausgegeben, was auch nicht so ganz glücklich ist :)

Andi Fandrich Als Antwort am 26 Juni 2013 16:22

[quote user="TG-KH"]wenn ich Boolean Werte wie z.B. "Gelöst" oder "Vertraulich" anzeigen lassen will, steht in den Mails natürlich "TRUE" oder "FALSE"[/quote]

Verwende Variablen. Oben gibt es einen Button "Workflowvariablen", mit dem Du Dir eine Stringvariable erzeugen kannst. Jetzt nimmst Du eine Bedingung "Wenn Gelöst entspricht Ja" und dann die Aktion "Workflowvariable festlegen", mit der Du jeden beliebigen Text in die Variable bekommst. In der Mail verwendest Du dann nicht mehr das Feld, sondern die vorher so befüllte Variable.

[quote user="TG-KH"]Wenn diese Variable nicht ausgefüllt ist, wird nämlich der Wert "Montag, 1. Januar 0001" ausgegeben[/quote]

Hier kannst Du es genauso machen. Vorher eine Bedingung "Wenn Gelöst am Ist nicht leer", dann lege die Variable auf das Feld fest.

TG-KH Als Antwort am 27 Juni 2013 09:22

Hat geklappt! Vielen, vielen Dank! :)
Musste allerdings etwas basteln, da man das Datum ohne weiteres nicht auf NULL / LEER überprüfen kann.
Hierfür war mir diese Seite hilfreich:
http://sharepointsolutions.com/sharepoint-help/blog/2011/07/what-replaced-the-build-dynamic-string-workflow-activity-in-sharepoint-designer-2010/

Kurz gesagt wurde das Datum in eine String-Variable geschrieben und dieser String dann verglichen.

Nun noch die abschließende Frage:
Kann man bei den Telefongesprächsnotizen das Feld Vertraulich standartmäßig auf "aktiviert" setzen? Vielleicht sogar so, das der Benutzer es nicht deaktivieren kann?

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Juni 2013 09:31

[quote user="TG-KH"]Kann man bei den Telefongesprächsnotizen das Feld Vertraulich standartmäßig auf "aktiviert" setzen? Vielleicht sogar so, das der Benutzer es nicht deaktivieren kann?[/quote]

Klar, ändere einfach den Standardwert der Spalte. Wenn es aber sowieso nicht geändert werden kann, kann man es auch weglassen...

TG-KH Als Antwort am 27 Juni 2013 09:46

Die Frage ist nur, wo man diesen Standardwert vergeben kann!?

Bei Spalten direkt finde ich nichts und auch bei Inhaltstypen ist keine Option dafür...

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Juni 2013 09:56

In den Spalteneinstellungen ganz unten. Bei Ja/Nein-Feldern ist es ein DropDown, bei dem man Ja oder Nein auswählen kann. Bei Textfeldern ist es eine Textbox, in die der Standardwert eingetragen werden kann.

TG-KH Als Antwort am 27 Juni 2013 14:40

Kannst du mir vielleicht eine genaue Klickreihenfolge geben? Ich kanns einfach nicht finden :(

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Juni 2013 16:54

Im Browser die Liste aufrufen, also ungefähr http://DeinSharePoint/sites/site1/Lists/DeineListe. Jetzt oben auf den Reiter "Liste" und dann auf "Listeneinstellungen". Ungefähr in der Mitte der Seite werden Dir alle Spalten aufgelistet. Klicke auf die, die Dich interessiert und Du siehst ganz unten die Einstellungen für den Standardwert.

TG-KH Als Antwort am 28 Juni 2013 07:05

Vielleicht bin ich blind, aber bei mir gibts die Option nicht...

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Juni 2013 08:23

Das ist aber sehr seltsam. Wie ist diese Spalte denn entstanden bzw. die Liste? Gehört das zu irgendeinem speziellen Feature? Findest Du sie bei den Websitespalten oder in SharePoint Designer?