Berechtigungen für Dokumentenbibliothek richtig setzen ?

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2013 09:29

Du brauchst nicht weiter zu suchen: was Du vorhast, geht nicht. Aaaaaaaaber...

[quote user="Cernu"]Primäre Aufgabe ist das ablösen der FileServer und die dann entsprechende Dokumentenbibliothek[/quote]

bloß nicht in eine einzige Bibliothek. Überlegt Euch sehr gut das zukünftige Konzept. Das allermindeste sind mehrere Bibliotheken in einer Website, ich würde allerdings gleich mehrere Websites oder auch mehrere Websitesammlungen empfehlen. Dein ursprüngliches Problem hast Du dann gar nicht erst, weil es dann Websites gibt, die nur für Vetrieb oder nur für Support zugänglich sind. Und man kann die Dokumenttypen z.B. über verschiedene Bibliotheken "sortieren", also eine Bibliothek für Angebote, eine für Rechnungen usw. Eine Übersicht kann man sich dann wieder über die Suche verschaffen. Die Suche arbeitet über alle Websites, zeigt aber nur Dokumente, auf die man auch Berechtigungen hat.

Cernu Als Antwort am 30 Apr. 2013 10:09

Hallo und vielen Dank,

das ist erstmal schade, da mir so ein wenig die Dynamik fehlt. Mag aber sich im späteren Verlauf als nicht problematisch darstellen, wenn ich im Thema stecke.

Ja soweit habe ich auch schon geplant, das die Dokumentenbibliothek nachher nicht in einer Datenbank angelegt wird, sondern ich die Last auf mehrere DB's verteilen kann.

Okay den Ansatz verstehe ich. Was ist denn mit dann sagen wir mal :

Kunde 47 11

erste Dokumentenbibliothek Vertrieb

zweite Dokumentenbibliothek Service

Projektleiter für Kunde 4711 soll auf beide Dokumentenbibliothek für diesen Kunden schauen können , nicht aber innerhalb der beiden auf Kunde 0815 etc.

Soweit ich das bisher verstehe vergebe ich Berechtigungen auf die gesamte Bibliothek, was in dem Fall nicht so gut wäre :)

Danke nochmals

Gruß

Thorsten

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2013 10:29

Das genaue für Euch passende Konzept kann ich natürlich nicht kennen. Wichtig war mir nur der Hinweis, nicht alles in eine Bibliothek zu stopfen. Das Konzept sollte als Ergebnis möglichst etwas liefern, was ohne Einzelberechtigungen auf Dokumente auskommt. Also Berechtigungen nur auf Websites oder Bibliotheken und nur dort eigene Berechtigungen, wo es wirklich absolut notwendig ist.

Dabei kann dann eine Struktur gegliedert nach Abteilungen oder gegliedert nach Kundenstrukturen wie z.B. Verkaufsgebieten oder eine Struktur gegliedert nach Euren Produkten herauskommen. Oder eben eine Mischung aus allem.

Cernu Als Antwort am 30 Apr. 2013 11:04

Vielen Dank für den Hinweis.Ich würde auch niemals auf einzelnen Dokumenten Berechtigungen setzen. Komme aus der Microsoft Welt und bin großer Freund von DFS etc. Ich würde eher eine Gruppe für einen User anlegen, als einen User direkt zu berechtigen.

Im Sharepoint sieht die Microsoftwelt nun aber doch etwas anders aus und ich stelle fest, da ist noch viel Arbeit erforderlich.

Befinde mich eh in der PreAlpha Phase und werde künftig dann auch von Entwicklung etc. mit unterstützt.

Nochmals danke für die Gedankenanstösse, ich werde mir hierzu mal ein Testszenario aufbauen und schauen wo die Möglichkeiten stecken.

Ich bin zwar noch unwissend, sehe aber auch für unser Unternehmen großes Potenzial in Sharepoint :)

Vielleicht noch eine Sache/Frage. Da wir erst jetzt aufsetzen und beginnen, macht es Sinn direkt auf Sharepoint 2013 zu gehen oder sollte man noch mit Sharepoint 2010 beginnen ? Garnicht mal der Fokus auf Funktionsumfang , sondern eher Useability für Endanwender und Administration

Merci

Gruß

thorsten

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2013 11:22

Eins mal vorweg: sehr gut, daß sich endlich mal jemand VORHER Gedanken macht. Ich habe es schon zu oft erlebt, daß erstmal irgendwie angefangen wird (aus einem Test- wird sehr schnell ein Produktivsystem) und wenn es dann hinterher brennt dürfen wir Dienstleister versuchen zu löschen...

[quote user="Cernu"]macht es Sinn direkt auf Sharepoint 2013 zu gehen oder sollte man noch mit Sharepoint 2010 beginnen ?[/quote]

Fangt in jedem Fall gleich mit 2013 an, das erspart zumindest einen Migrationsschritt. Und es ist einfach "moderner". Man muß nicht gleich von Anfang an alle Funktionen zur Verfügung stellen, aber wenn man sie später doch braucht, reichen oft ein paar Klicks. Man kann auch mit Server Standard beginnen und später oder zusätzliche Installation auf Enterprise wechseln (Lizenzkey eingeben reicht). Oder sogar mit Foundation beginnen und später auf Server migrieren. Mit 2013 habe ich es zwar noch nicht getestet, aber bei 2010 ging das wirklich problemlos.

Cernu Als Antwort am 15 Mai 2013 13:13

Hallo zusammen,

ich bin nun ein wenig weiter in der Evaluierung.

Bevor es einen Schritt weiter geht, wollte ich mal hören ob mir jemand sagen kann, das die gedachte Umsetzung vernünftig wäre :

Eingesetzt werden soll im ersten Schritt nur die Dokumentenverwaltung.

Ich würde gerne folgendes realisieren : Bestand  ca. 200 Kunden, bei jedem Kunden ist die Struktur identisch. Innerhalb einer Kundenstruktur befinden sich "Ordner" die unterschiedliche Berechtigungen bekommen sollen.

Beispiel

• Kunde 4711
•    -> 1. Administration         (Berechtigung für die Gruppe Administration)
•    -> 2. Vertrieb                      (Berechtigung für die Gruppe Vertrieb)
•    -> 3. Support                     (Berechtigung für die Gruppe Support)

Wer in der Gruppe Vertrieb ist, ist dies auch bei Kunde 0815 etc. also bleibt immer identisch.

So ich habe nun folgendes vor :

Ich würde gerne pro Kunde eine eigene Webseite erstellen mit Ihrer eigenen Bibliothek. Alle Seiten können auf ein Template basieren. Später soll quasi ein Kunde per Formular (Workflow) etc. angelegt werden indem das Template einfach ausgerollt wird.

Wäre die Planung so sinnig oder gibt es etwas was nach Best Practise ganz anders laufen sollte ?

Dann stoße ich auf folgendes Problem. Wenn ich eine Vorlage ausrolle , muss ich die Berechtigungen neu setzen. Werden diese nicht in einer Vorlage gespeichert ?

Auch wenn es absolut Basic ist aber wie setze ich die Berechtigungen auf einen Ordner ? Hab da nun schon einige Stunden gesucht, stelle mich aber wohl dumm an

Ich danke vorab für eure Hilfe

Gruß

Thorsten

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Mai 2013 08:53

Scheint, als ob Du die Grundlagen ganz gut herausgearbeitet hast. Auch das Konzept erscheint mir sehr sinnvoll. Und Du hast das Grundproblem, das sich dabei ergibt auch schon gefunden (daß die Berechtigungen nicht irgendwie automatisch übernommen werden).

Um sowas umzusetzen, erstellt man normalerweise eine wie auch immer geartete "Master"-Website, über die die Kunden und evtl. die Berechtigungen verwaltet werden. Hier muß dann auch programmiert werden, so daß man auf einfache Weise (per Code) eine Website für den Kunden anlegen und konfigurieren kann. Ob die gesamte Neuanlage per Code geschehen soll, könnt Ihr immer noch später entscheiden, aber ich würde die Struktur einer Kundenwebsite in ein oder mehrere eigene Features packen. Man legt dann eine neue Website an und aktiviert das Feature, fertig. Das Feature muß natürlich programmiert werden.

Evtl. ist es sogar sinnvoll für jeden Kunden nicht nur eine Website, sondern eine Websitesammlung anzulegen. Websitesammlungen lassen sich wesentlich leichter über Berechtigungen trennen, so daß nicht aus Versehen ein Kunde Zugriff auf die falschen Daten bekommt. Außerdem wollt Ihr Dokumente speichern und da kann sehr schnell ein größeres Datenvolumen zusammenkommen und das läßt sich bei Websitesammlungen leichter handeln. Und evtl. macht es dann Sinn dort Sub-Websites anzulegen und damit die Berechtigungen abzubilden. Also jeweils ein Subweb für Vertrieb, Support usw.