Datenarchiv - brauchbar für Anforderung?

JasGo erstellt 4 Feb. 2013 14:34

Hallo,

ich tue mich gerade ein wenig schwer mit dem Verständnis der Funktionsweise des Datenarchivs. Ich verstehe das insgesamt so, daß man Dokumente aus einer aktiven Dokumentbibliothek entfernen kann und in ein Archiv verschieben kann. Rechtsicherheit und "echte Archivierung" usw. mal außen vorgelassen.

Dies sollte aus meiner Sicht einfacher/automatischer funktionieren, als wenn ich eine einfache Kopie einer Bibliotheksstruktur anfertige und per Workflow Dokumente nach Ablaufdatum wegschiebe. Nachteil ist hierbei ja, wenn sich die Spalten ändern, daß auch die Archivbibliothek geändert werden muß, damit der Workflow nicht hängenbleibt.

Eine Datenarchiv-Website mit einer Bibliothek habe ich angelegt, auch mal testweise diese "manuelle Deklaration" auf einer Bibliothek eingeschaltet und die entsprechenden Features aktiviert. Und jetzt? Angeblich soll man ja per "Senden an" jetzt Dateien von woanders archivieren können (was man ja mit einem WF automatisieren könnte), oder per Klick auf "Datensatz deklarieren". Leider passiert überhaupt nichts, "Senden an" bietet kein Ziel "Datenarchiv" an, und wenn ich "Datensatz deklarieren" sage, kriegt das Dokument zwar ein hübsches Schlösschen am Icon, aber es bleibt wo es ist und ist immer noch ein Dokument.

Hier  steht noch einiges zu Inhaltstypen, aber es geht mir eigentlich nur um "alle Dokumente", Inhaltstypen spielen keine Rolle dabei - oder bedeutet das, daß auch beim Datenarchiv die Bibliotheks-Struktur erst manuell abgebildet werden muß, hier also per Inhatstyp, um das überhaupt verwenden zu können? Was, wenn eine Bibliothek einfach zusammengeklickt ist, ohne Inhaltstyp?

Ihr seht, hier herrscht Ratlosigkeit. Ist es das, was ich glaube? Taugt es was zu dem Zweck? Oder ist es einer Funktion aus der Kategorie "mußt du beim Konzept schon berücksichtigen, hinterher kannst du es vergessen"?

Danke für den Stups in die richtige Richtung.

jasgo.