Reminder Funktion für Share-Pint Kalender

Andi Fandrich Als Antwort am 29 Jan. 2013 14:38

Da gibt es mehrere Möglichkeiten:

- man kann sich einen SharePoint-Kalender ins Outlook einbinden und dort Benachrichtigungen wie gewohnt einrichten. Das muß dann aber jeder Benutzer selbst tun. Und für jeden Termin.

- man kann einen SharePoint Designer Workflow bauen, der bis zum Termin (oder kurz vorher) wartet und dann eine Mail an die Beteiligten verschickt. Nachteil: der Workflow bekommt spätere Terminverschiebungen nicht mit. Und es muß definiert sein, wer diese Beteiligten sind.

- ein zu programmierender Timerjob, der regelmäßig (z.B. einmal täglich) die anstehenden Termine prüft und die Beteiligten benachrichtigt. Auch hier müssen die Beteiligten aber definiert sein.

Lukas Deutscher Als Antwort am 29 Jan. 2013 14:43

Okay, dann versuche ich mal mein Glück :)

Vielen Dank für die schnelle Hilfe.

Tom Scheuermann Als Antwort am 29 Jan. 2013 18:49

Ich würde mit dem SharePoint Designer Workflow beginnen:

- Erstell Dir ein Feld "Reminder versandt"
- Führe einen Workflow bei Erstellung aus
- Prüfe ob Feld "Reminder versandt" Falsch ist (Bedingung)
- Trifft das zu, setze das Feld "Reminder versandt" auf "Wahr" (Aktion "Den Wert eines Feldes ändern")
- Schick eine Mail (Aktion "EMail senden")

Viel Erfolg.

Lukas Deutscher Als Antwort am 31 Jan. 2013 13:16

@ Tom Scheurmann:

Ich habe den Workflow erstellt und auch das Feld Reminder versandt in meine Liste eingeführt.

Die Stati habe ich Ankündigung erstellt, Reminder wartet und Reminder versandt gennant.

Ziel wäre jetzt eigentlich, dass der Workflow von alleine eine Erinnerung an alle Mitarbeiter schickt am Abend vor dem Termin, der als Ankündigung eingetragen

ist. Das leistet der Workflow leider noch nicht. HAben Sie noch einen Tipp, was ich ändern kann, dass es funktioniert?

Beste Grüße,

Lukas

Andi Fandrich Als Antwort am 31 Jan. 2013 14:19

[quote user="Lukas Deutscher"]Ziel wäre jetzt eigentlich, dass der Workflow von alleine eine Erinnerung an alle Mitarbeiter schickt am Abend vor dem Termin[/quote]

Tom hat ja nur die Grundzüge beschrieben, d.h. es muß noch vervollständigt werden. Man kann im Workflow z.B. die Aktion "Bis Datum anhalten" verwenden und so dafür sorgen, daß der Workflow bis zum Termin wartet und erst dann eine Mail verschickt. Oder Du holst dieses Datum zuerst in eine Variable, damit Du noch ein paar Stunden abziehen und dann bis zu diesem Zeitpunkt warten kannst.

Tom Scheuermann Als Antwort am 31 Jan. 2013 19:56

Lukas:

Andi war schneller - die erste Variante würde ich wählen :-)

Lukas Deutscher Als Antwort am 6 Feb. 2013 15:49

Sie meinen die Variante, dass jeder Mitarbeiter sich den Kalender selbst in Outlook einträgt

und diesen dann auch noch pflegt und immer mit Share-Point synchronisiert?

Das erfüllt leider nicht meine Erwartungen an die Sache, da ich alles sehr zentral halten möchte und nicht die gleiche Aufgabe an alle geben möchte.

Das erzeugt unnötige Bürokratie und gerade diese soll ja durch Share-Point vereinfacht werden.

Trotzdem vielen Dank für Ihre Einschätzung.

Beste Grüße,

Lukas

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Feb. 2013 16:04

[quote user="Lukas Deutscher"]die Variante, dass jeder Mitarbeiter sich den Kalender selbst in Outlook einträgt

und diesen dann auch noch pflegt und immer mit Share-Point synchronisiert?[/quote]

Der Benutzer muß nur einmal die Verbindung herstellen (das geht mit einem Klick in SharePoint), alles weitere passiert dann automatisch - auch das Synchronisieren. Und zwar in beide Richtungen, d.h. man kann sowohl in SharePoint als auch in outlook Termine eintragen oder ändern und das erscheint dann im jeweils anderen System.

Lukas Deutscher Als Antwort am 7 Feb. 2013 08:17

Ja, dass ist sicherlich richtig, aber das ändert nichts daran, dass ich die Erinnerungsfuktion von Outlook nicht in SP einbauen kann.

Tom Scheuermann Als Antwort am 7 Feb. 2013 12:15

Lukas,

das ist in der breiten Masse des Marktes auch nicht erwünscht und wäre technisch bedenklich.
Der Server müsste sich dann ja merken, wer erinnert werden soil und wer bereits erinnert wurde. Alleine das würde die Möglichkeiten gängiger Hardware ausreizen.

Deshalb ist die Erinnerungsfunktion besser im lokalen Outlook auf dem Client aufgehoben.

Tom Scheuermann Als Antwort am 8 Feb. 2013 09:07

Hi Lukas,

leider kann ich die Screenshots nicht einsehen und Dir deshalb auch nicht helfen.....
Am besten, Du lädst die Bilder auf eine andere Site und postest hier nur den Link - oder beschreibst den Fehler etwas präziser ....

Lukas Deutscher Als Antwort am 8 Feb. 2013 10:52

Alles klar, aber auf welche Seite?

Oder soll ich dirs per Mail schicken?

Andi Fandrich Als Antwort am 8 Feb. 2013 11:35

Lade die Bilder in Deinem Profil hoch (rechts oben). Im Fenster, in dem man hier Beiträge verfaßt, gibt es einen Button "Insert Media", mit dem Du diese Dateien dann verlinken kannst.

Lukas Deutscher Als Antwort am 8 Feb. 2013 12:18

So meine Herren, das ist der Link zu den Screenshots. Die Quali tut mir leid, aber das Snipping Tool kriegt das nicht besser hin.

http://sharepointcommunity.de/members/Lukas-Deutscher/files/default.aspx

Das Problem ist die angezeigte Fehlermeldung, die ich nicht wegbekomme, egal was ich mache. Ich hoffe ihr könnt mir helfen :)

Beste Grüße, 

Lukas

Andi Fandrich Als Antwort am 8 Feb. 2013 12:22

Da solltest Du genau das machen, was die Meldung vorschlägt: prüfe, ob Dein SharePoint überhaupt Mails verschicken kann.

Die Einstellungen findest Du in der Zentraladministration unter System Settings - Outgoing E-Mail. Testen kann man das z.B. mit der Benachrichtigungsfunktion auf irgendeiner Liste.

Tom Scheuermann Als Antwort am 8 Feb. 2013 12:25

Offensichtlich ist in Deiner Farm noch Mailserver für den versandt von EMails eingerichtet:

SharePoint Zentraladministration -> Systemeinstellungen -> Einstellungen für ausgehene E-Mail konfigurieren

Dort musst Du den SMTP Server eintragen, über den Dein SharePoint Mails versenden soll.
Und natürlich muss Dein SMTP Server Deinem SharePoint auch vertrauen ....

Lukas Deutscher Als Antwort am 6 Feb. 2013 15:52

Hallo Andi,

da ich Share-Point Foundation benutze, habe ich leider nur einen drei Status-Workflow zur Verfügung.

Bei selbigem habe ich ein Feld, wie von Ihnen beschrieben, leider nicht ausfindig machen können.

Welche Art Workflow meinten SIe den und kann ich diesen in Foundation eingliedern?

Beste Grüße,

Lukas

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Feb. 2013 16:06

[quote user="Lukas Deutscher"]da ich Share-Point Foundation benutze, habe ich leider nur einen drei Status-Workflow zur Verfügung[/quote]

Den Workflow müßte man neu bauen, aber das geht mit SharePoint Designer relativ einfach. Schaue es Dir einfach mal an.

[quote user="Lukas Deutscher"]SIe[/quote]

Wir duzen uns hier üblicherweise :-)

Hanne Lee Als Antwort am 31 Jan. 2013 11:09

Optimieren Sie Ihre Unternehmensabläufe durch das Senden von detaillierten und anpassbaren E-Mails oder SMS. Der Alert Workflow generiert Nachrichten, wenn Listenelemente erstellt, geändert oder gelöscht wurden, wobei die entsprechenden Änderungen in den Benachrichtigungen hervorgehoben werden, um diese besser sichtbar zu machen. Der Reminder Workflow generiert Erinnerungen, die automatisch nach einem vorher definierten Zeitplan gesendet werden, um Empfänger vor dem Ablauf von Fristen zu informieren.

SharePoint Alert Reminder Boost (http://www.sharepointboost.de/alertreminderboost.html)

Lukas Deutscher Als Antwort am 31 Jan. 2013 13:20

@ Hanne Lee

Genau soetwas suche ich, jedoch ist es doch ein sehr stattlicher Preis für eine Server Lizenz.

Bevor ich Ihrem Angebot nachgehe, muss ich herausfinden, ob die beschriebene Anwendung für uns auch auf andere Websiten

sinnvoll ausbaufähig sind, oder ob das ganze nur einer Funktion dient.

Trotzdem bedanke ich mich für die konstrucktive Antwort.

Beste Grüße,

Lukas D.

Andi Fandrich Als Antwort am 31 Jan. 2013 14:20

[quote user="Hanne Lee"]Optimieren Sie Ihre Unternehmensabläufe ...[/quote]

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