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Listen filtern und anzeigen berechtigen?

Geprüfte Antwort Dieser Beitrag hat 3 Antworten

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3 Beiträge
Tarannt erstellt 18 Nov. 2012 08:29
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Hallo zusammen,

wir möchten gerne in unserer Firma mit Sharepoint 2010 sämtliche Besprechungsprotokolle erstellen.

Über verschiedene Ansichten möchten wir  dann den Abteilungen die Möglichkeit geben die Protokolle entsprechend zu filtern und zu gruppieren. Es soll aber auch die Geschäftsführung dort ihre Besprechungsthemen niederschreiben. Die meisten der Tagesordnungspunkte sollen auch von allen anderen Mitarbeitern gesehen werden können, aber einige Themen müssen auch gegen den Zugriff geschützt werden. Unsere Idee war, eine Liste zu erstellen und eine Spalte "Status" mit einem Wert "GF" zu setzten der dann entsprechend einer Ansicht nur von der Geschäftsführung einzusehen ist. Aber ich kann scheinbar einer Ansicht keine Berechtigung zuweisen. Alternativ könnten wir auch je Abteilung eine Liste machen entsprechend berechtigen und diese dann in einer Ansicht zusammenfassen....???

Als Ergebnis möchten wir allen die Möglichkeit geben, alle Besprechungsergebnisse einzusehen bis auf die, die von der GF als "geschützt" eingestuft werden. 

Ist der Weg ok oder sind wir schon konzeptionell auf dem Holzweg?

 

Danke

T

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634 Beiträge
Olaf Didszun Als Antwort am 18 Nov. 2012 21:54
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SharePoint kennt die Option nicht, eine Ansicht mit Berechtigungen zu versehen. Das macht schon deshalb wenig Sinn, weil ein Anwender in den meisten Fällen persönliche Ansichten erstellen kann (OK, dass lässt sich verbieten, schränkt dann den Anwender auch auch eiin), und damit die vermeintlich geschützten Daten trotzdem sehen kann.

Besser ist es, die Daten mit Zugriffsrechten zu versehen. Eine Möglichkeit ist dabei, wie schon von Dir angesprochen, die Daten auf zwei oder mehr Listen/Bibliotheken zu verteilen, die dann jeweils mit den passenden Zugriffsrechten versehen werden. Damit aber eine konsolidierte Ansicht zu erstellen, ist dann nicht ganz so einfach, wenn auch nicht unmöglich. Eine andere Option ist es, wenn Du für die Dokumente, die schützenswert sind, in der Bibliothek einen Ordner anlegst und diesen Ordner mit den passenden Zugriffsrechten versiehst. Dann kannst Du eine Ansicht erstellen, die die Dokumente "flach", also ohne Ordner anzeigt (bei den Ansichten den Abschnitt "Folder" und dort auf "Show all items without folders". Aufgrund der Zugriffsrechte auf den Ordner, erben die darin befindlichen Dokumente die gleichen Zugriffsrechte und werde damit nur dem angezeigt, der die passenden Rechte hat. Es muss letzlich nur darauf geachtet werden, dass ein solches Dokument auch in dem Ordner gespeichert wird.

Beste Grüße

Olaf

 

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3 Beiträge
Tarannt Als Antwort am 18 Nov. 2012 22:01
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Danke für deine Antwort. Wir wollen grade von den Dokumenten weg, es soll ja möglichst alles in einer Liste sichtbar sein.... nur die paar Einträge die nur die Führung etwas angehen, sollen nicht erscheinen... sonst muss es eine Liste für die "freien" und eine für die "eingeschränkten" Einträge geben... schade... ich dachte das wäre einfacher...

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634 Beiträge
Olaf Didszun Als Antwort am 18 Nov. 2012 22:47
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Das ist eigentlich kein Problem. In den Listeneigenschaften kannst Du auch bei einfachen Listen einstellen, dass Ordner "erlaubt" sind (findest Du unter den Erweiterten Einstellungen). Damit kannst Du, wie beschrieben, einen Ordner für die schützenswerten Einträge anlegen und diesen Ordner entsprechend berechtigen. Alles andere läuft dann so, wie in meiner vorherigen Antwort.

Beste Grüße

Olaf

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