Welche Infos gehören in Dateiname, Titel, Betreff, Kommentare?

Donquichotte6 erstellt 7 Nov. 2012 18:00

Hallo SPler,

Sharepoint bzw. die Officeprodukte bezeichnen die Eigenschaften "Titel", "Betreff" und "Kommentare" als Kerndokumentspalten und sie seien ganz wichtig.

Ich versuche gerade die Unterschiede der einzelnen Eigenschaften herauszufinden, um entscheiden zu können, ob die Eigenschaften für unser System relevant sind oder nicht. Zudem würde ich gerne einen Leitfaden für die Kollegen erstellen, welche Informationen in welcher Eigenschaft gespeichert werden sollten.

Vielleicht könnt Ihr mir Tips geben oder bereits gesammelte Erfahrungen hierzu schildern.

Zum einen wird für jedes Dokument ein Dateiname angegeben. Dieser sollte keine Sonderzeichen , keine Leerzeichen haben, Wörter nur per "-" verbunden werden (habe gelesen, dass so angeblich die Suchfunktion am besten funktioniert!?).

Zum anderen vergebe ich noch einen Titel, eventuell einen Betreff und noch ein Kommentar. und die Datei wird noch einem Dokumententypen zugewiesen. Auf diese Weise habe ich die Möglichkeiten, eine Information in vielen Eigenschaften zu speichern.

Beispiel Kaufvertrag: Hierfür würde ich einen Dokumenten-Typ "Vertrag" anlegen. Bei Verträgen gäbe es vermutlich eine weitere Eigenschaft mit "Kauf, Leasing, Kredit,...". Dateiname "Kaufvertrag-Auto-HrMueller-2012.pdf", Titel "Autokaufvertrag mit Herrn Müller vom 01.11.2012". Jetzt hätte ich ziemlich viele Informationen doppelt und dreifach angegben.

Es gibt wahrscheinlich keinen Königsweg, aber ich wäre euch sehr dankbar, wenn ihr mir schildern könntet, wie dies bei euch gehandhabt wird.

Vielen Dank und schöne Grüße

carsten