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E-Mails an SharePoint

Geprüfte Antwort Dieser Beitrag hat 4 Antworten

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39 Beiträge
Ben erstellt 5 Okt. 2012 08:57
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Hallo zusammen,

der Betreff beschreibt die Situation ganz gut. Ich habe mit den mir zur Verfügung stehenden Mitteln eine Art Ticket-System aufgebaut, mit verschiedenen Benachrichtugnsworkflows im Hintergrund.

Jetzt stell ich mir die Frage, die Mails die vom SharePoint-Server selbst kommen in meinem Fall mit dem Absender (sharepoint@firma.de - diese Mail besteht als Acc. auf dem Exchange-Server) ist es möglich auf diese Mails zu antworten und daraus was zu basteln?

Traumvorstellung wäre -allerdings fehlt das know-how: der User bekommt eine Mail in der drin steht soviel wie "hey dein Ticket ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet und hat die und die ID".
-bis hierhin kein Thema, das funktioniert schon.
Wenn der User jetzt allerdings noch fragen dazu hat oder sonstiges hinzufügen möchte, soll er auf die Mail antworten können (mit der Bedingung, dass die genau bei dem landet, dem das Ticket vorher durch den User zugewiesen wurde).
Klar könnte ich einfach auf dem Exchange eine Umleitung aller Mails vom Acc. sharepoint@firma.de einrichten, aber dann gehen alle dort eingehenden Mails an die Verteiler-Adresse der IT, obwohl nur 1 bestimmter MA dem Ticket zugewiesen ist. 

Es gibt ja auf sämtlichen Plattformen Ticketsysteme die genau so funktionieren. Die User antworten auf eine allgemein-klingende Mail-Adresse, in der die Referenz-ID im Betreff steht und das System weiß, ah die ID gehört zu dem  und dem Sachbearbeiter...

 

Hoffe das ist so einigermaßen verständlich ausgedrückt und es findet sich hier jemand der in der Region schon das ein oder andere gemacht hat und bereit ist seine Erfahrung zu teilen. :-)

 

Grüße
Ben 

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 5 Okt. 2012 09:19
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Wir haben das so gelöst: man richtet in der Website eine Bibliothek ein, die Mails empfangen kann. Beim Versenden der Mails wird die Ticket-ID in einer ganz bestimmten Form in den Betreff geschrieben. Der Benutzer, der auf eine Mail antwortet, darf diese Form und die ID selbst natürlich nicht verändern. Wenn jetzt eine Mail eingeht, kann ein Workflow darauf reagieren, die Ticket-ID aus dem Betreff extrahieren und weiß damit, zu welchem Ticket die Mail gehört.

Das Ganze funktioniert natürlich nur sinnvoll, wenn die Ticket-Mails unter einem separaten Absender verschickt werden. Dazu kann man sich z.B. eine eigene Workflowaktion entwickeln, die die Möglichkeit bietet, einen Absender anzugeben.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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39 Beiträge
Ben Als Antwort am 5 Okt. 2012 13:08
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Hallo Andi, 

vielen Dank für deine Antwort. Das hilft mir schon ein wenig weiter.
Jetzt musst du mir allerdings etwas auf die Sprünge helfen, weil ich das im Kopf nicht ganz zusammen bekomme :-D  

 

Ich habe also eine Bib an die ich Mails schicken kann. Dieser Bib hinterlegt, ist eine von mir vorher definierte Mail-Adresse. 
Jetzt kommt der User xyz und erstellt n neues Ticket, und bekommt darauf hin vom "System" ne Mail: "hey alles super blabalbal..."
Wenn der User jetzt auf diese Mail antwortet, checkt ein WF die Betreff-Zeile und merkt aha, die und die ID muss ich dem und dem Ticket zuordnen.

Soweit richtig?

Und wie kommt jetzt die Mail (also die AW vom User) wieder zurück an den zuständigen Mitarbeiter?

 

Danke.
Grüße

Ben 

 

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 5 Okt. 2012 13:29
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[quote user="Ben"]Und wie kommt jetzt die Mail (also die AW vom User) wieder zurück an den zuständigen Mitarbeiter?[/quote]

Der Workflow kennt ja jetzt die ID des Tickets (wie oben beschrieben) und hat damit Zugriff auf alle Informationen zu diesem Ticket. Also auch wer dafür zuständig ist. Hängt natürlich alles davon ab, wie Du das implementiert hast...

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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39 Beiträge
Ben Als Antwort am 5 Okt. 2012 13:47
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verstehe, bisher besteht das "Ticket-System" bei mir auf Basis der Problem-Verfolgungsliste. 
Er füllt das Ticket mit den geforderten Daten aus u.a. auch wem er es zuweisen möchte. Und nachdem es abgeschickt ist, gibts einen WF der sich das Feld  "zugewiesen an" anschaut und schickt demjenigen ne Mail mit den Daten aus dem Ticket.
Wenn der "Sachbearbeiter" jetzt den Status des Tickets verändert z.B. von "Aktiv" auf "in bearbeitung" dann bekommt der betroffene User eine Mail in der drin steht,  von wegen "Ticket ist angekommen und wird bearbeitet". Und weiter bin ich WF-mäßig noch nicht. Der Gedanke war eben nun die Möglichkeit einzurichten, dass der User auf die letzte Mail bei Bedarf eine AW verfassen kann und diese AW genau bei dem "Sachbearbeiter" landet dem der User das Ticket vorher zugewiesen hat.

Aber gut ich werde das mal versuchen zu basteln. Ich danke Dir soweit mal ;-)

CC BY-NC-ND - Michael Greth
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