Automatische EMail/Dokumenten-Verteilung

MirkoB erstellt 23 Juli 2012 12:17

Hallo Community-Mitglieder,

ich arbeite an einem SharePoint Projekt und bin natürlich auf Hilfe angewiesen, weil ich mich bis dato gar nicht mit dem Thema SharePoint auseinandergesetzt habe.

In dem Projekt geht es folgendes:

Wir wollen eine automatische Dokumentenverteilung erreichen. D.h. z.B. ein Benutzer schickt eine Email an die SharePoint Gruppe mit einem Anhang (Word, Excel, pfd, etc). Dieses Dokument soll dann automatisch in einer Bibliothek gespeichert werden. Hierzu habe ich auch schon einige Informationen gesammelt wie das ablaufen könnte. Die Bib muss für eingehende Email kommunikation eingerichtet werden. Das komplexe an der Sache ist, dass es sich um verschiedene Dokumente. Ich versuche das mal formal zu beschreiben.

Es gibt Berichte, Protokolle und Meldungen.

Die Protokolle beziehen sich auf Standorte wie Bochum, Duisburg, Essen, Dortmund. Jeder Standort führt Protokolle zu verschiedenen Themen wie Werkskonferenzen, Besprechungen, Pressemitteilungen etc.

Die Meldungen unterteilen sich in z.B. in Unfallmeldugen, Brandmeldungen, Stillstandsmeldungen usw.

Soweit ich aus Einführungsvideos erfahren habe, sollte nicht mit Ordnern und Unterordner, Unter_Unterordner gearbeitet werden, sondern mit zusätzlichen Spalten worauf dann später Filter gesetzt werden können. Müssen dann in dem Dokument/EMail Metadaten mitgeliefert werden, damit der Server die Spalteninformationen befüllen kann.

Mein erster Gerdanke war, dass man für die Berichte, Protokolle und Meldungen eine Spalte "Dokumentenart" setzt, wonach später gefiltert werden kann. Dann könnte man halt noch weitere Spalten hinzufügen, aber dann werden es ziemlich viele Spalten.

Wenn dann ein User eine Dokument hochlädt, z.b. "Protokoll 23_07_12.docx" muss der Server wissen, was er damit tun soll.

Wie kann man nun hier die bestmögliche Durchführung realisieren? Ich hoffe, ich konnte die Problemstellung eindeutig definieren.

Auf Anregungen/Verbeserungs,- Lösungsvorschläge würde ich mich freuen.

Gruß Mirko