Welche Rechte für eine Dokumentenfreigabe

Hogie Als Antwort am 27 Juni 2012 11:01

Ich habe das Problem (glaube ich) gerade gefunden. In der Einstellung zur Versionierung durch Sharepoint kann ich weitere Rechte vergeben.

Dort stelle ich ein, wer Nebenversionen sehen darf. Dies hat zu Problemen mit meiner Rechtevergabe geführt.

Die eigentlich korrekten Recht haben somit nicht geklappt, da die Nebenversion für die Prüfer gar nicht existent bzw. einsehbar war.

Hogie Als Antwort am 27 Juni 2012 13:44

Ich bin wieder einen Schritt weiter, habe aber immer noch ein größeres Problem.

Nachdem ich rausgefunden habe, dass ich in den Versionierungsvorschriften erlauben muss, dass jemand Nebenversionen sehen darf, konnte ich nun erfolgreich einen Freigabeworkflow an einen Testnutzer senden. Dieser hatte nur Leserechte (aber so, dass er auch in Word öffnen konnte).

In Word erschienen dann auch brav 2 Kontextmenüs:

1) Zum Bearbeiten müssen Sie das Dokument auschecken. Dies funktionierte nicht, da die Rechte nicht gegeben waren. So soll es auch sein...

2) Bitte Freigeben. Dies funktionierte ebenfalls nicht. Word konnte den Task nicht abschließen. Dass sollte nicht so sein.

Wir haben mit den Rechten weiter getestet und haben rausgefunden, dass der Prüfer das Recht braucht, ein Element bearbeiten zu können. Diess soll aber in meiner Vorstellung nicht so sein. Ich weiß nicht, ob dies Programmtechnisch notwendig ist. Was ich jedoch vermeiden will, ist, dass ein Prüfer versehentlich etwas ändert (ohne dass es jeamand merkt) oder aber unwissentlich eine neue Version eincheckt. Dass würde den Freigabeworkflow nicht mehr konsistent sein lassen.

Geht es irgendwie, dass Leute einen Freigabeworkflow bestätigen können ohne Schreibrechte haben zu müssen???

Christian Müller Als Antwort am 28 Juni 2012 10:19

Hallo Hogie,

das Verhalten was du hier hast ist ganz normal. Ein User der das Dokument Prüfen und genehmigen soll braucht schreibrechte auf die Liste.
Aber deine bedenken mit dem versehendlichen ändern des Dokumentes durch den Prüfer sollte sich von selber lösen. Wieso?

Weil der Genehmigunsworkflow basiert auf eine Dokumentenversion. Sobald sich das Dokument in eine Workflow befindet und ein Prüfer das Dokument ändert und einen Neue Version erzeugt sollte der Workflow abgebrochen werden. Das heist Du solltes es im Verlauf des Workflows sehen.

Wenn Du wie hier beschrieben die Eigenschaft setzt.
Beim erstellen des Workflows hast Du auch die Konfigurationsmöglichkeiten "Bei Dokumentänderung beenden"
Wenn der Hacken gesetzt ist kann der Prüfer das dokument nicht ausversehen ändern und genehmigen, weil der Workflow abgebrochen wird und Du es in der Workflow-Historie siehst.

Gruß CHris

Hogie Als Antwort am 28 Juni 2012 12:02

So etwas habe ich mir (leider) gedacht...

du hast schon recht, dass eine versehntliche Änderung über den Haken ausgeschlossen ist, aber ich kann mir jetzt schon ausmalen, wie oft einer der letzten Prüfer beim schließen des Dokument eine neue Version eincheckt, weil er einfach schnell was machen will ohne groß drüber nachzudenken. Ich denke, dass dadurch der Workflow öfter ausversehen abgebrochen wird, ohne dass es nötig wäre...

Naja, ich werde mal testen...

Danke für die Antwort!!!