sharepoint 2010 als DMS

TMohr erstellt 29 Mai 2012 17:30

Hallo zusammen!

Ich bin neu hier, und falle gleich mal mit der Tür ins Haus.

In unserem Unternehmen hat Dokumentenverwaltung mittlerweile schon fast Tradition - das Wechseln des DMS-Systems aufgrund technischer Gebrechen leider auch.
Zuerst war es eine Eigenentwicklung eines Unternehmens, dann eine Entwicklung auf Wunsch von einem anderen Unternehmen - 2006 kam dann die erste Version auf Sharepoint 2007 von einem Dienstleister für uns entwickelt (war eine frühe 2007er BETA, ist aktuell immer noch unser Echt-System und nicht releasefähig) - dann die Neuentwicklung von einem anderen Dienstleister mit sauberen Solutions auf einem sauberen 2007er System - mittendrin die Portierung auf SP2010  Foundation - da stecken wir jetzt fest - der Dienstleister ist eine One-Man Show und so gut wie nicht mehr verfügbar  - KnowHow bei uns im Unternehmen geht gegen 0.

Jetzt steht also wieder einmal die Suche nach einem neuen Partner an - ich bin der Meinung, dass unsere Anforderungen gar nicht so kompliziert sind, und jemand evtl. schon ein ähnliches System im Einsatz hat.

Hier die Anforderung kurz im Überblick:

- ca. 5000 Dokumente
- Freigabe: es gibt einen Inhaltsverantwortlichen für jedes Dokument, dies muss nicht der Ersteller sein. Es gibt also einen oder mehrere Bearbeiter, bei der Freigabe kommt das Dokument zum Inhaltsverantwortlichen, danach noch zu bis zu 3 anderen Freigebern (Abteilungsleiter, Bereichsleiter, GL...)  Diese Freigabezyklen müssen für jede Abteilung separat erstellt werden können.
- Aktuell haben wir 10 Abteilungen, diese beinhalten mehrere Bibliotheken (Öffentliche Dokumente - für jeden sichtbar, Interne Dokumente - nur für Abteilungsmitglieder sichtbar, Individuelle Dokumente - Berechtigungen werden individuell eingestellt) - dieses Schema gibt es bei uns erst seit der 2010 Version, in unserem Echtsystem arbeiten wir aktuell mit ItemLevelSecurity:  Es werden also bei jedem Freigabeschritt die Berechtigungen neu für den jeweilgen Freigeber gesetzt und jeder Inhaltsverantwortliche setzt in den Metadaten des Dokumentes die "Sichtbarkeit" für bestimmte User.

Das ist eigentlich der komplizierteste Teil an dem Ganzen, das Löschen ist der Freigabeprozess in umgekehrter Reihenfolge.

Jedes Dokument hat eine eindeutige Dokumenten Nummer, dies ist in der Foundation leider nicht über die DocumentID möglich, da es diese nur beim Server gibt - ist also individuell programmiert.

Wichtig ist das die Suche ordentlich funktioniert (ist momentan nicht der Fall) und dass ein Ersteller die Möglichkeit hat, sein Dokument bestimmten Personen oder Gruppen "zum Lesen" zu geben - dies haben wir in SP2010 momentan mittels der Rundschreibefunktion gelöst, also auch Standard.

Kontrolle: Jedes Dokument hat einen Kontrollzyklus (wöchentlich, monatlich, halbjährlich, jährlich...) - tritt dieses Kontrolldatum ein, bekommt der Inhaltsverantwortliche das Dokument zur Wiedervorlage und entscheidet dann, ob es noch aktuell ist, überarbeitet werden muss oder gelöscht wird.

Vielleicht hat jemand von euch einen Tip, welches Unternehmen so ein System mit mehrstufiger Freigabe schon einsetzt, oder welcher Dienstleister etwas ähnliches Out of the Box anbietet.

Wir sind bereit, grosse Kompromisse bei den Prozessen einzugehen, wenn wir dabei näher am Standard des SP bleiben können.

Besten Dank für jegliche Hinweise

Grüße aus Vorarlberg

Thomas