Dokumentenmanagement, wie um von Sharepoint zu profitieren?

Karsten Pohnke Als Antwort am 10 Mai 2012 12:40

Hallo Exeto,

es ist vollkommen richtig. Sie haben ja nun die Chance die Dokumente neu zu sortieren, zu "katalogisieren", daher ist es sinnvoll sich vorher mit den Konzepten und Möglichkeiten des SharePoints auseinanderzusetzen.

Metadaten sind in dem Fall immer hilfreich, z.B. für die Filterung, oder das Bereitstellen von vorgefertigten Views.

Sie sollten sich außerdem die Möglichkeiten mit Tagging ansehen, eventuell mit Bewertungen und Inhaltstypen (Content Types) und probieren Sie diese Funktionen ruhig aus in einer Testseite. Wenn Sie SP2010 einsetzen, könnte auch die Aktenmappe (Document Set) für Sie interessant sein. Diese bietet viele Funktionen, agiert ähnlich (nur ähnlich) wie ein Ordner.

Ob man damit alles machen sollte, ist nicht prinzipiell zu sagen. Aber in Ihrem Fall würde ich mir zumindestens Inhaltstypen, Aktenmappen und Metadaten genauer ansehen.

Vielleicht darf ich Ihnen einfach den Link weiterreichen als eine mögliche Ressource. Es gibt im Web noch sehr viel mehr. Ich hoffe das hilft Ihnen schon mal weiter!?

Viele Grüße

Karsten

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Mai 2012 12:40

Diese Frage wird Dir niemand in einem Forum beantworten können - zumindest nicht nachhaltig. Sowas muß in Workfshops ermittelt werden und je nach Unternehmensgröße kann das durchaus mehrere Tage dauern.

[quote user="exeto"]Die Ordnerstruktur per Drag und Drop zu kopieren ist denke ich mal nicht das wahre[/quote]

Das wäre die denkbar schlechteste Lösung.

exeto Als Antwort am 11 Mai 2012 12:09

Ok, danke erstmal.

Bei uns wird es wahrscheinlich reichen wenn wir alles mit Metadaten machen. (Also Kunden:A:Kunden mit Anfangsbuchstaben A usw.)
Jetzt ein Problem, wenn ich die Metadaten dem Dokument zu ordnen will, muss ich dass bei jedem Dokument einzelnd machen. Gibts hier Abhilfe?

Dann hab ich noch 2 Fragen:

1. Wenn ich eine Datei im Microsoft Word geschrieben habe. Diese möchte ich in die Sharepoint Bibliothek packen. Muss ich die Metadaten dann seperat in Sharepoint zu ordnen? Oder gibts da schon abhilfe in Office?

2. Das gleiche nochmal nur etwas anders. Ich habe eine Freigegebene docx Datei. Die wird noch bearbeitet von mehreren Personen. Wenn diese Datei fertig bearbeitet ist und bekomme ich die in meine Dokumentenbibliothek verschoben + Metadaten oder muss ich diese wieder extra zu ordnen?

Grüße

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Mai 2012 12:14

[quote user="exeto"]wenn ich die Metadaten dem Dokument zu ordnen will, muss ich dass bei jedem Dokument einzelnd machen[/quote]

Es gibt z.B. die Datenblattansicht, mit der quasi Massendatenpflege möglich ist.

Zu den anderen Fragen: man geht normalerweise ganz anders vor, indem man verschiedene Inhaltstypen mit verscfhiedenen Vorlagen in SharePoint Bibliotheken bereitstellt. Der Benutzer geht dann in eine Bibliothek, klickt auf "Neu" und es öffnet sich das Office-Programm mit der entsprechenden Vorlage. Gespeichert wird dann automatisch direkt in die Bibliothek. Und Metadaten können dann auch gleich in Office gepflegt werden.

Ich sagte ja, das ist ein umfangreiches Thema...