eMail Vorschau in Sharepoint 2010 OOB

Stefan Laercher erstellt 8 Mai 2012 13:50

Hallo Zusammen,

meine Recherchen im WWW haben mich dazu veranlasst diesen Beitrag zu schreiben und zur Disskussion zu stellen. Auf der Suche nach OOB Funktionalität bzgl. eMails und Sharepoint kam ich zu folgenden grundlegenden Ansätzen, die beide wohl ihre Vor- und Nachteile haben, aber ich weiterhin auf der Suche bin -ohne 3thrd. Party Hersteller Tools - eine vernünftige und brauchbare Lösung zu finden, die man auch sinnvoll benutzen kann.

Die verschiedenen Wege. Wie kommen eMails in Sharepoint 2012 und wie werden diese angezeigt ?!

1. Hinzufügen einer .msg Datei über upload (Dokument hinzufügen)

2. Benutzen von Drag and Drop in Outlook mit Tools z.B. Harmon.ie oder andere Hersteller ;-)

3. Senden einer Nachricht direkt an die Bibliothek.

Bemerkung: Es gibt ja auch noch andere Wege, aber mit dem gleichen Ergebnis.

Schauen wir uns die Wege genauer an.

zu 1.: Upload einer .msg Datei

• Vorteile:
  
  - Ich kann bestimmen, wohin ich die Datei/Nachricht hin soll (falls Dokumentenmappen oder Ordner im Einsatz)
  - Das Dateiformat .msg bleibt bestehen
  - Nachricht UND Anlagen bleiben atomar.
  - Kann wieder mit Outlook geöffnet werden. 
• Nachteile:
  
  - Keine Preview Funktion, also Vorschau direkt im Browser
  - Wenn mir (aus welchen Gründen auch immer) Outlook nicht zur Verfügung steht, kann ich die Information nicht lesen.
  - Anlagen werden nicht als seperate Datei in Sharepoint gespeichert, somit kann ich diese nicht .z.b. taggen oder klassifizieren.

zu 2.: Drag und Drop (mit Tool)

• Vorteile:
  
  - Sehr einfach zu nutzen und komfortabel
  - msg. Format bleibt ebenfalls bestehen.
  - Nachricht bleibt ebenfalls atomar
  - kann auch wieder mit outlook geöffnet werden
• Nachteile:
  
  - Keine Preview Funktion, also Vorschau direkt im Browser
  - Wenn mir (aus welchen Gründen auch immer) Outlook nicht zur Verfügung steht, kann ich die Information nicht lesen.
  - Anlagen werden nicht als seperate Datei in Sharepoint gespeichert, somit kann ich diese nicht .z.b. taggen oder klassifizieren.

Zwischenfazit:

Ob direkter upload oder Drag and Drop, die Vor und Nachteile bleiben die selben, ausser dass es mit Tools in Outlook komfortabler ist.

zu 3.: Senden der Nachricht an die Bibliothek

• Vorteile:
  
  - Die an die Bibliothek gesendete Nachricht wird automatisch in das .eml Format umgewandelt und kann so auch direkt im Browserfenster angezeigt werden ohne Outlook.
  - Eine Nachricht mit Anlagen wird separiert in Nachricht und Dateianlagen. Somit kann ich die Dokumente klassifizieren und taggen.
• Nachteile:
  
  - Da die Nachricht nicht mehr atomar ist, kann man nicht mehr erkennen, welche Nachricht welche Anlagen hatte. Zusammengehörende Informationen sind nicht mehr nachvollziehbar.

Diese Punkte stelle ich nur zur Diskkusion und freue mich auf Eure Erfahrungen, Ansätze und Lösungswege für das Thema. Wie kann man also eine ordentliche eMail Verwaltung aufbauen mit vielen Vorteilen und möglichst keinen Nachteilen. User friendly also brauchbar.

Euer Stefan