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Genehmigungsstatus in Word-Dokument

Geprüfte Antwort Dieser Beitrag hat 2 Antworten

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9 Beiträge
Robert erstellt 16 März 2012 19:07
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Hallo zusammen,

folgendes Problem:

Wir haben ein Dokumenten-Center mit Inhaltsgenehmigung und eigenem Word-Template. In diesem Word-Template soll nun der Genehmigungsstatus als "D" (Draft) bzw. "R" (Release) angezeigt werden.

Das einfachste wäre jetzt die Werte der Genehmigungsstatus-Spalte bspw. von "Entwurf" in "D" und von "Genehmigt" in "R" zu ändern. Habe allerdings keine Möglichkeit gefunden, diese Werte zu verändern.

Als nächstes habe ich es über eine berechnete Spalte probiert mit der Formel

=IF(RIGHT([Version];1)="0";"R";"D") (-> wenn die Versionsnummer rechts neben dem Komma eine Null hat, muss es sich um eine Release handeln)

Leider scheint es nicht möglich, berechnete Spalten in ein Word-Dokument zu bekommen.

Hat jemand noch eine bessere Idee, wie ich das oben Beschriebene erfüllen kann? Über einen Workflow wird das Ganze wohl klappen, allerdings sind meine Erfahrungen mit Workflows gleich Null.

 

Vielen Dank

Robert

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88 Beiträge
Thomas Walz Als Antwort am 21 März 2012 14:15
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Hallo Robert,

leider wird es wie von Dir vermutet nur mit einem Workflow funktionieren.
Man würde z.B. einfach eine weitere Hilfsspalte anlegen in die der von dir
gewünschte Wert (z.B. D) je nach Genehmigungsstatus eingetragen wird.

Das könnte man zum einen mit einem Standard SharePoint Designer Workflow
machen, aber auch z.B. mit Third Party Komponenten wie Nintex Workflow.

Da Workflows manchmal etwas problematisch mit der Zuverlässigkeit sein
können, wäre z.B. auch ein Event Receiver möglich, der aber natürlich erst
entwickelt werden müsste.

Viele Grüsse

Thomas Walz
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walz(a)s-pi.de | http://www.s-pi.de
http://sharepointportalsolutions.blogspot.de/

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9 Beiträge
Robert Als Antwort am 22 März 2012 15:57
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Hallo,

schönen Dank für die Antwort. Hatte mir schon gedacht, dass ich um nen Workflow nicht herum komme. Habe deshalb mal folgenden, einfachen Workflow erstellt (RS ist eine Spalte vom Typ Choice mit der Auswahl "R" und "D"):

[View:http://s7.directupload.net/file/d/2837/ay3lak7d_png.htm:550:0]

Der Workflow startet automatisch, wenn ein Element geändert wurde. Allerdings habe ich nun einige Probleme:

Standardmäßig ist "Auschecken erfordern" für die Bibliothek eingeschaltet. Hierbei passiert es nun häufig, dass der Workflow trotz Einchecken des Dokuments mit der Meldung "Der Workflow bearbeitet ein Dokument, das nicht eingecheckt ist. Es wird darauf gewartet, dass das Dokument auf dem Server eingecheckt wird." im "In Bearbeitung"-Status festhängt. Muss man hier noch eine Einstellung vornehmen, dass der erstellte Workflow nicht "zu früh" auf das Dokument zugreift (so sieht es laut Meldung zumindest aus) oder ist das ein anderes Problem?

Außerdem scheint es keine Möglichkeit zu geben, beim Einchecken per Workflow die letzte Version zu überschreiben. Ist das korrekt oder habe ich die Option bloß übersehen? Wäre unschön für diese kleine Änderung jedes Mal eine neue Version zu erhalten...

 

Stelle ich "Auschecken erfordern" aus und vereinfache den Workflow auf:

[View:http://s7.directupload.net/file/d/2837/b624b4dq_png.htm:550:0]

bekomme ich recht häufig die Meldung "Das Element ist zurzeit für die Bearbeitung gesperrt. Es wird darauf gewartet, dass das Element eingecheckt oder die Sperre freigegeben wird." und auch hier hängt der Workflow im "In Bearbeitung"-Status...

Hat hier jemand Rat, was ich anders/besser machen kann?

 

Vielen Dank!

Robert

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