Berechtigungen anpassen

Andi Fandrich Als Antwort am 9 März 2012 07:39

Das Prinzip ist so:

alle, die dort irgendwas zu tun haben, bekommen grundsätzliche Rechte über eine SharePoint-Gruppe. Für die einzelnen Bewerbungen (und deren Bibliotheken) werden dieser Gruppe die Rechte entzogen und dann den zugehörigen Bereichsleitern einzeln wieder erteilt.

Derby Als Antwort am 9 März 2012 08:07

Das is ja vom Prinzip her klar, nur wie genau mache ich das? Ich finde die passenden Optionen dafür nicht.

Christian Müller Als Antwort am 9 März 2012 08:27

Hallo Derdy,

entweder du gehst manuell auf die Einzelnen Bewerbungen und hebst da die Berechtigungsvererbung der List auf. Dann lässt du nur die Personen drin die das Dokument auch lesen sollen. Oder du benötigst einen Workflow oder einen Prozess der für dich die Berechtigungen setzt. Automatisch gibt es so was nicht. Mir ist da nichts bekannt.

Derby Als Antwort am 9 März 2012 09:20

[quote user="Christian Müller"]Oder du benötigst einen Workflow oder einen Prozess der für dich die Berechtigungen setzt. Automatisch gibt es so was nicht. Mir ist da nichts bekannt.[/quote]

Genau das suche ich ja, wie entziehe ich Berechtigungen per Workflow und setzte sie neu?

Andi Fandrich Als Antwort am 9 März 2012 09:28

Füge im SharePoint Designer Workflow einen Impersonation Step / Identitätswechselschritt ein. Die Aktionen für Berechtigungen gibt es nur dort.

Derby Als Antwort am 9 März 2012 09:41

*kopf auf tisch haut*

Wiso sagt mir keiner das das so einfach ist?

Andi Fandrich Als Antwort am 9 März 2012 09:45

[quote user="Derby"]Wiso sagt mir keiner das das so einfach ist?[/quote]

Weil es so einfach ist, daß es als bekannt vorausgesetzt wurde ;-)

Derby Als Antwort am 9 März 2012 09:49

Hab hier einige Bücher liegen die auch das erstellen von Workflows behandelt, aber in keinem einzigen steht was dazu. :(

Florian Adler Als Antwort am 9 März 2012 09:49

[quote user="Andi Fandrich"]

[quote user="Derby"]Wiso sagt mir keiner das das so einfach ist?[/quote]

Weil es so einfach ist, daß es als bekannt vorausgesetzt wurde ;-)

[/quote]

Da muss ich mal kurz gegenhalten: Es fällt kaum auf, wenn man den Workflow im SPD erstellt. Zumal ich eigentlich auch erwarten würde, dass man die darin enthaltenen Möglichkeiten (Berechtigungen setzen/löschen, etc) auch in den normalen Schritten reinpacken kann.
Ich wurde auch erst vor ein paar Monaten von meinem Kollegen darauf aufmerksam gemacht, dass es das gibt und das hat unserem damaligen Teilprojekt richtig Vortrieb geleistet.

Derby Als Antwort am 9 März 2012 10:32

[quote user="Florian Adler"]

[quote user="Andi Fandrich"]

[quote user="Derby"]Wiso sagt mir keiner das das so einfach ist?[/quote]

Weil es so einfach ist, daß es als bekannt vorausgesetzt wurde ;-)

[/quote]Da muss ich mal kurz gegenhalten: Es fällt kaum auf, wenn man den Workflow im SPD erstellt. Zumal ich eigentlich auch erwarten würde, dass man die darin enthaltenen Möglichkeiten (Berechtigungen setzen/löschen, etc) auch in den normalen Schritten reinpacken kann.
Ich wurde auch erst vor ein paar Monaten von meinem Kollegen darauf aufmerksam gemacht, dass es das gibt und das hat unserem damaligen Teilprojekt richtig Vortrieb geleistet.[/quote]

Das wäre glaube nicht so gut, dann könnte sich jeder selbst per Workflow für alles Berechtigungen zuweisen.

Was mich noch Interessiert, wenn ich per Workflow in der Dokumentbibliothek eine neue Mappe erstellt habe, wie bekomme ich den passenden link dazu raus? Ich möchste in dem Erstellten Listenelement einen direkten Link zu entsprechenden Mappe einfügen. Das Listenelement und die Mappe werden durch eine Erzeugte B-ID identifiziert, welche aus Datum und Element-ID erstellt wird. Den Link zum erstellten Listen element bekomme ich über "Workflowkontext:Aktuelle Element-URL", aber wie ermittle ich den Link zur Mappe?

Andi Fandrich Als Antwort am 9 März 2012 10:53

Nochmal kurz zu der kleinen Diskussion: ich habe hinter meine Aussage "Das ist doch sonnenklar" extra einen Smiley gesetzt. Ich bin aber absolut nicht der Meinung, daß das sonnenklar ist. Und ich bin auch nicht der Meinung, daß die SharePoint Designer Workflows einfach zu verstehen und einfach zu lernen sind. Aber wenn man sie einmal verstanden hat, sind sie ein sehr nützliches Werkzeug.

[quote user="Derby"]wie bekomme ich den passenden link dazu raus?[/quote]

Ich weiß gerade nicht, wie es sich bei Dokumentenmappen verhält, aber versuche mal das Feld "Codierte absolute URL".

Derby Als Antwort am 9 März 2012 11:26

Hab ich jetzt auch mal probiert, bekomme allerdings auch damit Keinen!! Wert zurückgeliefert.

Derby Als Antwort am 19 März 2012 16:29

Hab das mit dem Link zur >Dokumentenmappe jetzt so probiert.

Sobald die Mappe über den Workflow angelegt wird, startet auf der Mappe ebenefalls ein Wf, dieser aktualisiert ein Feld (Link) in der Liste und gibt zurück : "Workflowkontext:Aktuelle Element-URL" . Das funktioniert auch, sieht aber unschick aus, da eben den komplette Link angezeigt wird. Umgedreht wenn ich den Listenlink in Mappe anzeigen lassen will, habe ich ein anderes Fenster im Designer um diesen zu erzeugen. Wie kann ich den Link der Mappe, wen ich diesen in der Liste eintrage ähnlich formatieren? Also so etwa: "Link zur Mappe" und die URL liegt dahinter. Wie unter Html halt.

Derby

Andi Fandrich Als Antwort am 19 März 2012 17:36

Hyperlinkfeldern kann man einen String zuweisen, bei dem URL und angezeigter Text mit Komma+Leerzeichen getrennt sind, also so:
http://server/lib/datei, Linktext

Derby Als Antwort am 20 März 2012 08:20

Das war der Tip den ich noch gebraucht hab. Mache es jetzt so:

1. variable setzten: variable:link auf [%Workflowkontext:Aktuelle Element-URL%], Zur Mappe (als Zeichenfolge)

2. diese Variable wird dann dem Hyperlinkfeld dann zugewiesen als "Link, Linktext"

funtz :)

Derby

Derby Als Antwort am 21 März 2012 17:45

Das funktioniert doch nicht ganz so wie es soll. Die Mappe die erstellt wird bekommt als Titel den Namen des Bewerbers (Vorname, Name). Dadurch ist ein Leerzeichen im Titel und der erzeugte Link wird vor dem Leerzeichen abgeschnitten, wodurch der Link natürlich nicht funktioniert. Hat hier jemand ne Idee?

Und ne frage zum automatischen wiederholen eines Workflows. Ich habe einen wf erstellt, der Erinnerungsmails versendet wenn ein bestimmtes Datum überschritten ist. Der wf ist so konfiguriert, das er automatisch Startet wenn ein Element erstellt oder geändert wird.

Das Ende des Workflows lautet:

[quote]

dann Mail versenden an XXXXXXX

dann für 1 tag anhalten

dann Feld auf xx festlegen

[/quote]

 Das sollte doch eigentlich dafür sorgen das der Workflow nach dem Beenden duch die Feldänderung neu gestartet wird? Das funktioniert manchmal 1,2,3 mal doch dann ist ende. Hab ich was übersehen oder weis jemand warum das so unregelmäßig funktioniert?

Derby

Andi Fandrich Als Antwort am 22 März 2012 08:31

[quote user="Derby"]Die Mappe die erstellt wird bekommt als Titel den Namen des Bewerbers (Vorname, Name). Dadurch ist ein Leerzeichen im Titel und der erzeugte Link wird vor dem Leerzeichen abgeschnitten[/quote]

Das sollte eigentlich keine Rolle spielen. Wie genau erzeugst Du den Link?

[quote user="Derby"]Das sollte doch eigentlich dafür sorgen das der Workflow nach dem Beenden duch die Feldänderung neu gestartet wird?[/quote]

Ein Workflow kann sich nie selbst neu starten. Dazu mußt Du Dir eine andere Logik einfallen lassen.

Derby Als Antwort am 22 März 2012 09:20

[quote user="Andi Fandrich"]

Das sollte eigentlich keine Rolle spielen. Wie genau erzeugst Du den Link?

[quote]

[%Varibale:link%] auf "[%Workflowkontext:Aktuelle Elemen-URL%]" festlegen

dann [%Variable:mappenlink%] auf "[%Variable:Link%], Zur Mappe" festlegen

dann Element in "Liste" aktualisieren (die [%Variable:mappenlink%] wird in das entsprechende feld eingetragen)

[/quote]

Im Workflowstatus sieht das so aus: http://s1.directupload.net/file/d/2837/z2lr5zah_png.htm

[quote user="Andi Fandrich"]

Ein Workflow kann sich nie selbst neu starten. Dazu mußt Du Dir eine andere Logik einfallen lassen.

Das der sich nicht selber startet ist klar. Aber über die Funktion: Automatisch Starten wenn ein Element geändert wird, und das ändern ein Feldes "dann Feld auf xx festlegen" sollte den WF doch wieder neu starten?

Derby

Andi Fandrich Als Antwort am 22 März 2012 09:45

Das Problem beim Link ist nicht das Leerzeichen im Name, sondern die Kombination aus Komma und Leerzeichen. Genau diese Kombination dient bei den Hyperlinkfeldern zum Trennen von URL und Linktext - so hast Du das ja auch zusammengesetzt. Da wird es nur helfen, wenn Ihr beim Namen das Komma weglaßt, also nicht als Nachname, Vorname sondern einfach nur Vorname Nachname.

[quote user="Derby"]Das der sich nicht selber startet ist klar. Aber über die Funktion: Automatisch Starten wenn ein Element geändert wird, und das ändern ein Feldes "dann Feld auf xx festlegen" sollte den WF doch wieder neu starten?[/quote]

Genau das meinte ich aber mit "sich selbst neu starten" - es geht nicht. Zum Zeitpunkt der Feldänderung läuft der Workflow ja noch und weil es immer nur eine laufende Workflowinstanz geben kann, startet er nicht neu.

Derby Als Antwort am 22 März 2012 10:42

Am Komma scheint es nicht zu liegen, der link geht auch dann nicht wenn kein Komma im Namen ist. Wa sich noch festgestellt habe:

Wenn ich in der Liste die Spalte mit dem Link anzeigen lasse, funktioniert der Link.:

"%2Fbewerbungen%2FBewerbungsmappen%2FPeter%20Pan" das Leerzeichen wird korrekt mit "%20" im Link angezeigt, wenn ich allerdings im Formular auf den Link gehe, was ich eigentlich haben will, sieht das so aus:

"/bewerbungen/Bewerbungsmappen/Peter Pan" und der Link geht nicht.

Derby Als Antwort am 22 März 2012 11:16

Zu dem wiederholen des Workflows, ich wollte einen ähnlichen WF machen wie hier beschrieben:

http://sharepointmagazine.net/articles/the-dog-ate-my-task-use-sharepoint-designer-to-email-daily-task-reminders

Der scheint von 2007 zu sein, wurde da was geändert oder wiso sollte man mit der Änderung eines Spaltenwertes diesen nicht neustarten können? Oder übersehe ich da was?

Andi Fandrich Als Antwort am 22 März 2012 11:24

[quote user="Derby"]Zu dem wiederholen des Workflows, ich wollte einen ähnlichen WF machen wie hier beschrieben:

http://sharepointmagazine.net/articles/the-dog-ate-my-task-use-sharepoint-designer-to-email-daily-task-reminders[/quote]

Das hat auch in SharePoint 2007 nur vor SP2 (oder war's SP1?) funktioniert. Danach nicht mehr.

Andi Fandrich Als Antwort am 22 März 2012 11:17

Da habe ich leider keine Idee mehr. Sieht aus, als ob SharePoint da etwas falsch macht. Ein Leerzeichen in einer URL stört einen halbwegs modernen Browser jedenfalls nicht und deshalb ist es egal, ob es wirklich ein Leerzeichen oder die codierte Form %20 ist.