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Email versenden über Workflow funktioniert nicht

Geprüfte Antwort Dieser Beitrag hat 7 Antworten

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17 Beiträge
winkler26 erstellt 29 Sep 2011 14:32
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Guten Tag,

ich habe in unseren Sharepoint Bibliotheksverwaltungswebparts integriert und noch ein kleines Problem mit dem Email-Versand.

Ich möchte, dass mir eine Email mit einem Standardtext, der spezielle Infos enthält gesendet wird und zwar immer, wenn ein User auf „Ausleihen“ oder „Zurückgeben“ klickt, sprich wenn der Status in der Buchliste sich zwischen „verfügbar“ und „nicht verfügbar“ ändert.

Dazu habe ich einen Workflow „Leihanfragen“ erstellt und den lasse ich manuell oder automatisch bei Änderung starten. Als Aktion verwende ich „Email senden“ und darin habe ich einen Text mit Info-Bausteinen (z.B. welcher User) erstellt und den lasse ich an mich schicken.

Die Bedingung dafür lautet „Wenn Status entspricht nicht verfügbar“.

 - Ist an meinen Workflow-Einstellungen etwas nicht in Ordnung?

- Kann es an den Berechtigungen liegen? Sämtliche Mitarbeiter sollen nur die Funktion ausleihen und zurückgeben benutzen können, sowie sich die Bücherliste anzeigen lassen und sie filtern/sortieren.
Ein neues Buch anlegen oder Buchinformationen in der Liste ändern sollen nicht möglich sein. Der Status ändert sich über die Funktion „Ausleihen“ oder „Zurückgeben“.

- Sind Einstellungen in der Serveradministration nötig? Einstellungen für ausgehende Emails sind vorgenommen worden und wenn man den Workflow über den Menüpunkt "Workflow" startet, erhalte ich die Email auch. Dies soll den Benutzern aber nicht möglich sein. Der Workflow soll gestartet werden, wenn sich Elemente, wie "Status" in der Liste ändern.

Ich hoffe, ich konnte mein Problem verständlich beschreiben.
Über Antworten und Hilfe würde ich mich freuen.
Falls Fragen sind, bitte umgehend stellen. :-)

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 29 Sep 2011 14:45
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Hört sich so an, als ob alles richtig konfiguriert wäre, da es ja funktioniert wenn Du den Workflow manuell startest.

Hast Du schon geprüft, ob der Workflow überhaupt bei Änderungen anspringt? Schaue dazu in die Workflowverlaufsliste. Dazu klickst Du im Kontextmenü des Elementes auf Workflows. Dort erscheinen unten alle bereits gelaufenen Workflows und Du kannst draufklicken und siehst den Verlauf.

Du kannst in den Workflow auch Aktionen "Für die Verlaufsliste protokollieren" einbauen und damit selbst Ausgaben im Verlauf erzeugen. Damit kannst Du kontrollieren, was der Workflow wann macht (oder auch nicht macht).

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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17 Beiträge
winkler26 Als Antwort am 29 Sep 2011 14:52
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Hallo,

danke für die schnelle Antwort.
Habe in dem Kontextmenü mal nachgesehen. In einem Element (=Buch) was ich zum Test einmal ausgeliehen hatte, steht, dass es keine abgeschlossenen Workflows für dieses Element gab.
Dies nur, wenn manuell in dem Kontextmenü ein Workflow gestartet wurde, aber davon will ich ja absehen, weil der Workflow ja automatisch gestartet werden soll.

Muss ich vielleicht erst so eine Art "Startworkflow" konfigurieren?

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 29 Sep 2011 15:12
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Ist die Option zum automatischen Start bei Änderungen in Deinem Workflow denn aktiviert?

Und mir fällt noch was ein: nicht mit dem Systemaccount testen. Der löst keine Workflows aus. Nimm einen normalen User.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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17 Beiträge
winkler26 Als Antwort am 29 Sep 2011 15:28
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Ja, den Haken setzt man ja im ersten Schritt bei der Workflow-Erstellung im Sharepoint Designer.

Kann ich irgendwo sehen, ob ich das Systemkonto bin? Ich meine, das steht ja oben rechts mit "Willkommen,...". Dort steht allerdings mein eigener Name, also gehe ich mal von einem normalen Benutzerkonto aus.

Kann es auch sein, dass ich den Workflow noch beenden lassen muss? Wenn ich den manuell starte, ist der allerdings gleich danach auch abgeschlossen, wenn richtig geliehen wurde (mit mit Klick auf "Ausleihen" ja auch erfolgt :-) ).
Die Berechtigungen können es auch nicht sein?

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17 Beiträge
winkler26 Als Antwort am 29 Sep 2011 15:55
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OK, neue Erkenntnis.
Der Workflow ist schon richtig eingestellt. Habe gerade ein neues Buch hinzugefügt, was ich selbst aber schon geliehen habe.
Demnach stellte ich auch gleich unter "Element bearbeiten" den Status auf "nicht verfügbar"und prompt bekam ich kurz nach dem speichern die Email mit einer Leihanfrage.
Der Workflow bezieht sich also darauf, wenn man ins Element reingeht, um es direkt zu bearbeiten. Der Button "ausleihen" ist aber unter "Element anzeigen" zu finden. Und auch die Benutzer haben nur die Option "Element anzeigen".
Dies soll auch so bleiben, sonst könnte ja jeder in den Buchinformationen rumpfuschen. Gibt es möglichkeiten den Workflow auf den Button zu beziehen, oder das die User über ein Hintertürchen das Element bearbeiten und nichts davon mitkriegen?

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81 Beiträge
Dirk Weinert Als Antwort am 10 Jul 2013 17:29
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Hi,

auch wenn der Beitrag schon recht alt ist, klinke ich
mich hier ein, da es das Problem grundsätzlich immer
noch zu geben scheint.

Ich habe einen Workflow (SPD2010) erstellt und wenn
dieser automatisch ausgelöst wird, dann kommt es
sporadisch dazu, dass der einen oder andere Empfänger
keine E-Mail erhält.

Dieses Problem tritt in der Tat nur sporadisch auf und
ich habe es nicht geschafft, es zu reproduzieren.

Starte ich den Workflow von Hand läuft auch nach 20
Testläufen immer noch alles rund.

Schon seltsam...

DW

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17 Beiträge
winkler26 Als Antwort am 11 Jul 2013 07:51
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Moin,

stimmt, dieses Thema hatte ich gar nicht weiter bearbeitet oder darauf geantwortet.

Das Problem wurde mit Hilfe der Software-Firma, die das Bibliotheksprogramm entwickelt hat, behoben. Es wurde ein neuer User "Sharepoint-User" integriert, der im Hintergrund beim Klick auf Ausliehen/Zurückgeben" den Workflow für den jeweils angemeldeten Benutzer manuell auslöst.