Viele Fragen zu Sharepoint bzgl. Urlaubsantrag

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Sept. 2011 14:25

[quote user="Mark"]1. Name des Antragstellers soll anhand des eingeloggten Users gewählt werden[/quote]

SharePoint speichert automatisch zu jedem Element den Ersteller im Feld "Erstellt von".

[quote user="Mark"]2. Personalnummer soll Anhand in Abhängigkeit vom Antragsteller aus einer Datenbank / Excel Liste gewählt werden[/quote]

Wenn die Informationen in einer SharePoint-Liste stehen, kann man dort per Workflow nachschlagen. Ansonsten muß das programmiert werden.

[quote user="Mark"]3. Gesamtanzal der beantragen Urlaubstage sollen in einer Spalte "Tage" anhand der Spalten "Von" und "Bis" errechnet werden[/quote]

An sich kein Problem, aber was ist mit Wochenenden? Und Feiertagen? Und Betriebsferien?

[quote user="Mark"]4. Der Genehmiger soll nach Möglichkeit auch anhand des Antragstellers aus einer Datenbank / Excle File automatisch ausgewählt werden[/quote]

s. o. unter 2.

[quote user="Mark"]6. Nachdem der Urlaub genehmigt wurde, soll dieser in eine Kalenderliste automatisch eingetragen werden, damit der Anwender in einer kalendarischen Übersicht sieht wann er Urlaub hat[/quote]

Läßt sich einfach per Workflow erledigen.

Mark Als Antwort am 19 Sept. 2011 16:25

[quote user="Mark"]1. Name des Antragstellers soll anhand des eingeloggten Users gewählt werden

SharePoint speichert automatisch zu jedem Element den Ersteller im Feld "Erstellt von".[/quote]
Das heißt ich könnte einfach ein Textfeld nehmen für den Antragsteller. Aber mit welcher Funktion hole ich mir den Namen aus dem Feld "Erstellt von"?

[quote user="Mark"]2. Personalnummer soll Anhand in Abhängigkeit vom Antragsteller aus einer Datenbank / Excel Liste gewählt werden.

Wenn die Informationen in einer SharePoint-Liste stehen, kann man dort per Workflow nachschlagen. Ansonsten muß das programmiert werden.Wenn die Informationen in einer SharePoint-Liste stehen, kann man dort per Workflow nachschlagen. Ansonsten muß das programmiert werden.[/quote]
Ist es möglich dies schon beim Abfragen eines Formulars festzulegen? Denn der Workflow startet ja erst nach dem der Anwender das Formular abgespeichert hat. Oder ist es einfacher, wenn ein Formular vom Workflow aus gestartet wird und dieser die Daten in die Liste einträgt?

Wenn etwas unverständlich rüber kommt bitte sagen, bin Neuling im Bereich Sharepoint :(

Danke.

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Sept. 2011 16:41

[quote user="Mark"]Das heißt ich könnte einfach ein Textfeld nehmen für den Antragsteller. Aber mit welcher Funktion hole ich mir den Namen aus dem Feld "Erstellt von"?[/quote]

Was willst Du denn damit machen? Du brauchst es wahrscheinlich nur im Workflow und dort kannst Du darauf zugreifen, wie auf jedes andere Feld auch. Außerdem kannst Du es in der Listenansicht anzeigen lassen (Ansicht ändern).

[quote user="Mark"]Ist es möglich dies schon beim Abfragen eines Formulars festzulegen? Denn der Workflow startet ja erst nach dem der Anwender das Formular abgespeichert hat. Oder ist es einfacher, wenn ein Formular vom Workflow aus gestartet wird und dieser die Daten in die Liste einträgt?[/quote]

Das liegt ganz bei Dir, bzw. bei Deinen Usern :-)

Mark Als Antwort am 20 Sept. 2011 08:05

Ich versuch es mal verständlich zu erklären.

Es ist gefordert dass der Anwender so wenig wie möglich selbst ausfüllen muss um Fehler vorzubeugen. Daher sollte der Benutzername anhand des eingeloggten Users genommen werden. Anhand des Benutzernamens soll dann, wie gesagt aus einer anderen Liste die Personalnummer und ggf. der zu Genehmigende Vorgesetzte entnommen werden.

Allgemein soll es für den Anwender halt so einfach wie möglich sein, aber wie ich sehe wird es dann umso schwerer für mich.

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Sept. 2011 08:15

Das ist überhaupt kein Problem. Der Benutzer, der ein Element anlegt wird von SharePoint automatisch gespeichert. Wenn Du jetzt eine zweite Liste hast, in der zu jedem Benutzer die Personalnummer und der Vorgesetzte steht, kann der Workflow einfach in der zweiten Liste nachschlagen. Die Personalnummer wird in die erste Liste kopiert und der Vorgesetzte bekommt ein Aufgabe zur Genehmigung.

Mark Als Antwort am 20 Sept. 2011 08:34

Ok das habe ich soweit verstanden. Unsere Orgaabteilung möchte diese Daten aber wohl in einer Orgadatenbank ablegen.

Wenn ich dich richtig verstanden habe ist der Zugriff auf eine externe Datenbank aber nur durch Programmierung möglich.
Oder gibt es eine möglichkeit, dass ich die Daten aus der Datenbank in einer separaten Liste einlese? Es geht halt darum dass die Daten nur an einer Stelle gepflegt werden sollen.

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Sept. 2011 08:40

Über die Business Connectivity Services kann man externe Daten in SharePoint verfügbar machen. Hängt von der Datenbank ab, wie groß der Aufwand dafür ist. Mit SQL Server kann man das im SharePoint Designer zusammenklicken. Schau dort mal unter Externe Inhaltstypen.

Mark Als Antwort am 21 Sept. 2011 10:02

So erstmal danke für deine vielen Tipps / Hinweise. Hab jetzt soweit ichs beurteilen kann ganz gut was hinbekommen.

Allerdings hab ich nun n Problem was die Rechte angeht. Ich habe jetzt zum Testen einen Benutzer der Gruppe "Mitglied von ..." hinzugefügt. Dieser Benutzer sieht auch die Seite und kann das Formular starten.

Im Formular habe ich ein Feld mit dem Namen "Genehmiger" erstellt. Dahinter ist eine Gruppe in der ich alle Personen eingetragen habe die Genehmigen dürfen. Der Anwender muss nun hier seinen Vorgesetzten auswählen. Allerdings wird das Feld nicht angezeigt. Meldung: Der Benutzer ist nicht berechtigt dieses Steuerelement zu bearbeiten. Allerdings darf er das auch nicht selbst wenn ich ihm Vollzugriff gebe. Hast du mir hier noch einen Tipp?

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Sept. 2011 10:28

Tut mir leid, aber dazu habe ich keine Idee. Wie hast Du das Feld denn implementiert? Ist das ein InfoPath-Personenfeld?

Mark Als Antwort am 21 Sept. 2011 10:42

Nein. Habe ganz normal ein Personenfeld hinzugefügt in der Liste über die Listeneinstellungen.

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Sept. 2011 10:50

Und in InfoPath ist es auch ein Personenfeld? Nö, tut mir leid, keine Idee. Hat bei mir bisher immer funktioniert.