Workflow zum Abfragen der Metadaten

Jan Dreher Als Antwort am 24 Aug. 2011 15:59

hat niemand eine Idee wie ich das realisieren könnte?

C.Kaiser Als Antwort am 24 Aug. 2011 16:03

Moin,

also einen Workflow zu starten der beim Hinzufügen losläuft ist weniger das Problem -> SharePoint designer 2010 mal anschauen.

Problematisch ist es, wenn Du direkt aus deinem Scanprogram die Bibliothek ansprechen und die Metadaten eintragen willst. Alternativ: Dokumente einscannen, lokal zwischenspeichern und manuell hochladen über die Bibliothek.

Jan Dreher Als Antwort am 24 Aug. 2011 16:57

Diese möglichkeit wollte der Kunde erstmal nicht.

Das Scanprogramm legt die Datei direkt über den Netzwerkpfad im Sharepoint ab (\\sharepointname\bibliothek\). Im Sharepoint Designer habe ich schonmal geschaut aber keine passenden Optionen gefunden.

C.Kaiser Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:00

Das ganze passiert dann über WebDav und da bekommt ihr keine Abfragemaske ohne weiteres hin.

Eventuell wäre es für euch interessant fertige Scanlösungen anzuschauen

C.Kaiser Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:04

Würde es eventuell reichen einen Mitarbeiter zu informieren, dass ein neues Element hinterlegt wurde -> direkter Link auf die EditForm des Dokuments in der Email -> User füllt Metadaten aus.

Das müsste dann normalerweise gehen allerdings ohne 100%-tige Gewähr wegen automatischer Email und WebDav im Zusammenspiel.

Jan Dreher Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:14

[quote user="C.Kaiser"]

Würde es eventuell reichen einen Mitarbeiter zu informieren, dass ein neues Element hinterlegt wurde -> direkter Link auf die EditForm des Dokuments in der Email -> User füllt Metadaten aus.

Das müsste dann normalerweise gehen allerdings ohne 100%-tige Gewähr wegen automatischer Email und WebDav im Zusammenspiel.

C.Kaiser Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:23

[quote user="Jan Dreher"]

Würde auch gehen. Dazu müsste ich aber einen Mitarbeiter direkt angeben oder?
Oder ist es möglich das man angeben kann welcher Mitarbeiter (individuell, z.B. über popup oder sowas) informiert werden soll sobald ein neues Element hinzugefügt wurde? 

Ja da müsste man einen User statisch angeben, weil es über die bisherige Lösung WebDav -> SharePoint nicht weiter möglich ist andere metadaten mitzugeben (zumindest ist mir nichts bekannt, was trivial und einfach wäre).

Ansonsten siehe Michaels Links - das wären Beispiele für die angesprochene Scansoftware.

Jan Dreher Als Antwort am 25 Aug. 2011 15:52

Ich würde gerne nochmals auf die Möglichkeit mit dem Benutzer zurück kommen.

Im Sharepoint Designer 2010 finde ich leider die Option für das EditForm des Dokuments nicht. Könnt ihr mir eine Anleitung schreiben/verlinken wie ich den Workflow im Sharepoint Designer 2010 schreiben kann?

C.Kaiser Als Antwort am 25 Aug. 2011 16:01

Neuer Workflow -> Dokumentbibliothek auswählen -> Automatisches Starten bei neuem Element -> Aktion "Email versenden" -> "User in das "An" Feld"    -> Im Email Body den Link zur EditForm des Elements setzen (i.d.R. http://sharePoint/Lists/NameBibliothek/EditForm.aspx?ID=12345678

Jan Dreher Als Antwort am 25 Aug. 2011 16:15

[quote user="C.Kaiser"]Im Email Body den Link zur EditForm des Elements setzen (i.d.R. http://sharePoint/Lists/NameBibliothek/EditForm.aspx?ID=12345678 [/quote]

Woher weiß ich welche ID mein neues Element hat?

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2011 16:28

Die bekommst Du per Nachschlagevorgang (Aktuelles Element - ID)

Jan Dreher Als Antwort am 25 Aug. 2011 16:43

[quote user="Andi Fandrich"]

Die bekommst Du per Nachschlagevorgang (Aktuelles Element - ID)

Werd ich gleich ausprobieren Danke erstmal.

Gibt es da eventuel noch ne möglichkeit das Dokument nach eingabe der Metadaten automatisch in eine andere Bibliothek zu verschieben?

Jan Dreher Als Antwort am 26 Aug. 2011 10:00

Also mit dem Kopieren habe ich auch soweit geschafft. Ich wollte nun für jeden User einen Ordner in der bibliothek anlegen und dann immer nur emails an den benutzer schicken in dessen Ordner ein neues element ist. Kann man dem Workflow sagen welchen Ordner er überprüfen soll?

hauswand Als Antwort am 26 Aug. 2011 13:53

Ja, das "Geändert von"- Feld kannst Du dafür verwenden. In der Aktion "E-Mail senden" kannst Du im Workflow-Nachschlagevorgang  vom akutellen Element das "Geändert von"-Feld wählen :-)

Jan Dreher Als Antwort am 26 Aug. 2011 16:26

Funktioniert alles wunderbar.
Nun noch ne kurze Frage zum Abschluss:
Immer wenn ich den Link zu der EditForm anklicke ruft er nach dem Speichern automatisch das Dokument auf. Ist es möglich dieses Verhalten abzuschalten das er nach den Speichern nicht immer das Dokument öffnet?

C.Kaiser Als Antwort am 26 Aug. 2011 16:31

Häng mal an deine URL "&Source=Url zu deiner Bibliothek" dran - eventuell hilfts

Jan Dreher Als Antwort am 26 Aug. 2011 17:23

PERFEKT! Vielen Vielen Dank.

Jan Dreher Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:05

Okay.
Kennst du da zufällig eine passende?

C.Kaiser Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:20

Nein kann ich nicht, weil ich die Anforderungen nicht kenne ;-)

- handelt es sich um Arbeitsplatzscanner bei den Mitarbeiter (da braucht man dann eventuell Client Software um die Daten zu erfassen und nach SharePoint zu schreiben, vielleicht auch mit dem o.g. Workarround zu lösen)
- einen Netzwerkscanner an dem jeder mal bei Bedarf dran darf (da wirds dann wieder schwierig mit einem Eingabefenster)
- eine Scanstrasse wo einmal am Tag jemand die Rechnungen drauflegt, mittels OCR die Metadaten ausgelsen und diese dann nach SP gepumpt werden

Das Ganze kann man beliebig ausdehnen. :-)

Mir wäre z.B. "d.velop" als grösseres Unternehmen bekannt, was Scanlösungen anbietet

Michael Greth Als Antwort am 24 Aug. 2011 17:19

Das gibt es doch aber auch schon sehr komfortable Scansoftware die direkt nach SharePoint mit Metadaten usw. scannern kann

• http://graphics.kodak.com/DocImaging/DE/de/Products/Software/Solutions_for_Sharepoint/Scan_and_View_Software/index.htm
• http://www.nsiautostore.com/language/en-us/software/groupwarecollaboration/microsoftsharepoint

Sind zwar nicht umsonst aber vielleicht mal ansehen

Michael