Wikis und Dokumente in SharePoint

Florian Willmes Als Antwort am 11 Juli 2011 08:38

Hallo!

Das sind druchaus spannende Fragen!Ich denke hier gibt es kein "Richtig" oder "Falsch", man muss einen Weg finden, die vielen Funktionen und Möglichkeiten von SharePoint optimal für seine Bedürfnisse zu kombinieren.

Dokumente

Du plants verschiedene Subsites für die Abteilungen. Nun stellt sich die Frage, wieviele verschiedene Bibliotheken du pro Site verwendest.

Was sich sicherlich generell als "falsch" bezeichnen lässt: Die Verwendung einer Bibliothek, mit 5 oder mehr Ordner-Ebenen und meherern 1000 Dokumenten. Dies heisst nicht, dass du generell auf Ordner verzichten musst, aber ein strukutreller Aufbau anhand von Ordnern ist ein "veralteter" Ansatz und du kannst mit verschiedenen Spalten wesentlich flexiblere Sichten auf deine Daten bekommen.

Ein Beispiel: Du hast eine Bibliothek mit Dokumenten aus dem Bereich Vertrieb und Marketing. Nun erstellst du zuerst Ordner für die Kunden. In jedem Kunden-Ordner stellst du Ordner für deine Produktgruppen bereit. Innerhalb dieser Produktgruppen-Ordner gibt es wieder Ordner für die Artefakte, wie Anfragen, Angebote, Bestellungen, etc ()hier ebenfalls ein Stichwort: Inhaltstypen).. Diese Struktur ist durchaus Sinnvoll, sie gibt dir jedoch nur diesen einen Blick auf deine Dokumente: Kunde -> Produktgruppe -> Artefakte.
Wenn du allerdings für diese drei Ordner-Ebenen zusätzlich auch Spalten verwendest, kannst du dir die Daten aus unterschiedlichen Blickwinkeln ansehen. In den Ansichten kann man die "Anzeige ohne Ordner" einstellen, mit welcher alle Dokumente in einer flachen Liste dargestellt werden. Nun kannst du dir per Filter z.B. alle Angebote einer Produktgruppe ansehen, egal zu welchem Kunden, etc. Für die betrachtung ist die Ordnerstrukt somit egal!

Diese Spalten können pro Bibliothek definiert werden, was in die grundüberlegung: Wieviele Bibliotheken du brauchst, sicherlich weiterhelfen kann.

Wiki

In SharePoint 2010 ist eigentlich jede Seite einer Website eine Wiki-Seite (durch die Aktivierung des Features "Homepgae als Wikiseite"). Somit wäre eine grundsätzliche Alternative zum zentralen Wiki, dass du meherer Wikis hast, nämlich genau dort, wo das es gerade brauchst! Du hast eine Website für die Abteilung "Forschung und Entwicklung"? Dann gibt es auf dieser Site alle Dokumente dieser Abteilung und eben auch das Wiki! Somit kann man alle Informationen zu einer Abteilung oder generell einem bestimmten Thema mit einer Website verwalten, egal ob es Dokumente, SharePoint-Listen oder Wiki-Seiten sind.

Darüberhinaus kannst du bei Bedarf zur groben (!) Strukturierung Ordner in der Bibliothek "SitePages" anlegen. Ein autoamtisch generiertes Inhaltsverzeichnis der Wiki-Seiten lässt sich ganz einfach über das Webpart dieser Bibliothek realisieren, welches du einfach auf der Startseite platzierst und deinen Vorstellungen anpasst.

Ich hoffe ich konnte dir ein paar Ansätze geben.

Ich b

SP Friend Als Antwort am 12 Juli 2011 11:50

Hi!

Danke für die Antwort! Also bzgl. Wikis bin ich noch am überlegen. Getrennte Wikis haben einen interessanten Ansatz, sind aber weniger nach dem Ansatz one-stop-shop welchen ich verfolge. Angenommen ich lege eine grobe Ordnerstruktur an: Reicht das? Denn ich kann jetzt schon sagen, dass es über 1000 Wikiseiten werden. Ob ein paar Ordner dazu ausreichen? Bin da sehr skeptisch. Vielleicht sollte ich Metadaten/Tags verwenden?

Ganz klar größtes Problem von meiner Seite ist derzeit, dass ich keine Ahnung habe wie ich mehrstufe Navigation realisieren soll. Habe da keine Lösung derzeit gefunden. Ich habe von sehr vielen Usern diese Anforderung bekommen, dass "Unterseiten" angelegt werden müssen. Man war regelrecht schockiert, als ich andeutete, dass sich dies in SharePoint schwierig gestaltet. Ich muss sogar vorsichtig gestehen, dass ich die User verstehen kann. Hätte da auch was anderes gedacht. Vielleicht verfolge ich aber auch einfach den falschen Ansatz??

Grüße
SP Friend

Florian Willmes Als Antwort am 13 Juli 2011 08:28

Hallo!

zum Thema Wiki:

Solltest du ein zentrales WIki in Betracht ziehen, solltest du überlegen die Wiki-Websitevorlagen (Enterprise Wiki) zu verwenden. Diese bietet neben der reinen Wiki-Funtkionalität noch weitere zusätzliche Funktionen, wie vordefinierte Spalten für Rating und Tagging oder verschiedene Seitenvorlagen.

Wiki-Seiten auf "normalen" Websites (wie z.B. den TeamSites, Wiki über das Feature "Homepage der Wiki-Seite") haben diese Spalten und Vorlagen nicht, allerdings ist man hier mit der Gestaltungsfunktion "Textlayout" flexibler bei der Gestaltung einer Seite.

Am besten du probierst diese unterschiedlichen Varianten mal aus!

Order kannst du natürlich theoretisch so viele Anlegen und Verwenden wie du möchtest. Allerdings stellt sich dabei die Frage, ob das nicht irgendwann zu unübersichtlich wird! Hier könnten dir zusätzliche Spalten mit vordefinierten Kategorieren oder Themen sicherlich helfen!

zum Thema Navigation:

Aktivierst du das Websitesammlungsfeature "SharePoint Server-Veröffentlichungsinfrastruktur", so erhälst du eine erweiterte Navigationsverwaltung. Neue Websites gleidern sich auf Wunsch zudem dynamisch in die Navigation ein (wenn du untergeordneten Websites die Globale navigation der übergeordneten Website erben).

Thomas Tuttenuj Als Antwort am 14 Juli 2011 09:52

Hallo,

ein paar Gedanken zu Wiki / Enterprise Wiki:

Wir hatten in einem Projekt eine ähnliche Aufgabenstellung:

Eine Abteilung des Kunden wollte ein Wiki um dort Handbücher und technische Dokumentation bereit zu stellen.
Wir hatten ebenfalls grosse Mühe, eine Struktur zu planen.

Das Besondere bei Wikis / Enterprise Wiki ist ja durchaus, dass man die Inhalte vorallem INNERHALB des Contents miteinander verlinken kann.
Ebenfalls kann man - wie auch bei Wikipedia zu sehen - eine Struktur in die Seiten bringen, in dem man Kategorien erstellt und zuweisst.
Nur bietet sich es hier dann an, mehrere Kategorien zu erstellen. DANN ist aber EIN einziges Inhaltsverzeichnis nicht mehr sinnvoll.


Wikis sind sehr interessant - keine Frage.
Dennoch sollte man sich fragen, OB es denn wirklich und unbedingt ein WIKI sein muss.
es gibt ein paar Gründe FÜR Wikis: Ongoing & Collaborative,
also, dass man die Inhalte fortwährend pflegt, und zwar im Team.

Und genau DAS war zumindest unserem Projekt gar nicht gegeben:
Natürlich sollen die Inhalte bei Fehlern verbessert werden. Aber im Grunde ist dies nicht als fortwährende Aufgabe zu sehen.
Und im Team / Alle sollten schon man gar nicht editieren dürfen.



Nun bieten sich hier also auch die Veröffentlichungs-Webseiten an:
damit kann man ein (eindeutig) hierarchisches Inhaltsverzeichis erzeugen / erhalten.

UND wie Florian Willmes ja bereits vollkommen richtig beschrieben hat:
ALLES in SharePoint 2010 ist ein Wiki (mit ganz kleinen Ausnahmen).
D.h. man also sehr wohl ohne HTML-Kentnisse Artikel verfassen und Bilder einbauen und sehr einfach auf andere Artikel / Seiten verlinken.
Man hat aber - zumindest in unserm Projekt - damit viel besser die Anforderungen getroffen.

Die Anwender selbst müssen ja nicht wissen, dass es KEINE Enterprise Wiki Seite ist :-)

Viel Erfolg,
thomas / SharePointTutti

SP Friend Als Antwort am 14 Juli 2011 10:59

Hallo,

danke für die Rückmeldung. Also in meinem Fall kann man schon sagen, dass viele Leute editieren dürfen. Es gibt ca. 10 Teams und in jedem Team gibt es ca. 2-3 Leute die sich um die Inhalte kümmern und diese Pflegen.

Ich persönlich bin überrascht, dass man das verlinken "innerhalb" des Contents momentan so herausstellt. Sehe ich da etwas nicht, oder kann das HTML schon seit seiner Existenz?!

Was mich aber wirklich Interessieren würde: Wie kann man die Kategorien anlegen? Dachte eigentlich, dass das in SharePoint gar nicht geht. In Wikipedia kann man ja nur bestimmte Abschnitte verändern. Sowas sehe ich in SP gar nicht. Man muss schon die ganze Seite editieren...

Ich denke mein Hauptproblem ist momentan, dass das Navigieren aus meiner Sicht ohne Struktur schwerer ist (finde ich). Denn man hat so kein anständiges "Breadcrumb" wo der User sich orientieren kann. Klickt er jedoch auf das Breadcrumb so geht es mit den Out-Of-The-Box-Features nur so, dass dann beim übergeordneten "Knoten" die Liste und nicht die übergeordnete Seite geöffnet wird....

Grüße
C.