Vollständigkeit von zusammengehörigen Dateianlagen überwachen

Sebastian Eh erstellt 30 Mai 2011 22:33

Hallo,

ich komme bei folgender Problemstellung nicht weiter.

Ich habe ein immer wiederkehrendes Set von Dokumenten fester Anzahl (keine Templates sondern PDFs o.ä. Formate als Dateiuploads)

Beispielweise

Dokumentenset A1 (Anfrage.pdf, Vertrag.pdf, Abschluss.pdf);
Dokumentenset A2 (Anfrage.pdf, Vertrag.pdf, Abschluss.pdf);
Dokumentenset A3 (Anfrage.pdf, Vertrag.pdf, Abschluss.pdf);
... usw.

Nun müsste ich den Stand über die Vollständigkeit der Dokumente überwachen können um auf einen Blick sehen zu können in welchem Dokumentenset noch Dokumente fehlen.

Ich gehe davon aus dass sich hierfür die Dokumentenmappe mit einem passenden Workflow eignen würde, allerdings steht mir nur die Foundation-Version zur Verfügung.

Die einfachste Möglichkeit wäre ein Infopath-Formular mit Dateianlagen-Steuerelemente. So hätte man für jedes Dokumentenset ein Formular und für jedes notwendige Dokument (wie in diesem Beispiel Anfrage, Vertrag, Abschluss...) eine Dateianlage im Dokument eingebettet. Mit dieser Lösung bläht sich das Formular mit jedem Dateianhang jedoch mehr auf, so dass der Bearbeiter der die letzten fehlenden Dateianlagen anhängen will unter Umständen zunächst eine mehrere MB-Große Datei öffnen muss, da die Anhänge im Formular selbst gespeichert werden.

Eine andere Idee wäre einen neuen Inhaltstyp vom übergeordneten Typ Order anzulegen welches zusätzlich ein Status (offen / abgeschlossen) enthält. Pro Dokumentenset müsste dann ein Ordner des neuen Inhalttyps angelegt werden und darunter die zugehörigen Dateien. Manuell müsste dann beim Erfassen der letzten Datei der Status des übergeordneten Ordners auf abgeschlossen gesetzt werden. Da dieser Status manuell gesetzt werden muss und ich auch nicht auf einen Blick sehen kann welche Dokumente noch fehlen finde ich dies auch eine unschöne Lösung.

Leider werden bei Listen nur jeweils eine Dateianlagen-Spalte unterstützt. Sonst hätte man für jede notwendige Datei eine Dateianlagenspalte hinzufügen können und hätte dann auf Listenzeilen mit fehlenden Spaltenwerten filtern können um Dokumentensets mit fehlenden Dateien herauszufinden.

So ganz zufrieden bin ich mit meinen vorgestellen Lösungen noch nicht. Hat jemand vielleicht eine Idee diese Problematik zu lösen oder evtl. eine ähnliche Problematik bereits umgesetzt?

Vielen Dank.