Strukturieren von Dokumenten

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Mai 2011 17:00

Das sind Fragen, die man nicht pauschal und auch nicht mit ein paar Sätzen in einem Forum beantworten kann. Trotzdem ist die Beantwortung dieser Fragen vor dem Projektstart sehr wichtig. Ich würde Euch dringend empfehlen das mit jemandem zu diskutieren, der da Erfahrung hat.

Auf keinen Fall gehören alle Dokumente in eine einzige Bibliothek.

Annika FL Als Antwort am 16 Mai 2011 21:02

Hi,

vielen Dank  für die Schnelle antwort. Mit jemanden zu sprechen der Ahnung hat ist gar nicht so einfach. In unserer Umgebung hat irgendwie bisher keiner wirklich einen schimmer. Macht eine einzellne Bibliothek auch keinen Sinn wenn man eine Ordnerstruktur anlegt, ähnlich wie in einem file system?

René Fritsch Als Antwort am 16 Mai 2011 21:38

Moin Annika,

es gibt den Ansatz des "Document Center", bei dem wirklich ein einziger großer Ablageort für viele Tausend Dokumente verwendet wird: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-server-help/manage-large-numbers-of-files-by-using-a-document-center-HA010241025.aspx

Für den oben genannten Weg gibt es praxisrelevante Szenarien. Häufiger stammt der Impuls "alles in einen Topf werfen" zu wollen allerdings eher daher, dass der Architekt der betreffenden Lösung sich nicht vom alten Fileserver-Denken trennen konnte oder wollte.

Beim Strukturieren eines Dokumentenmanagements mit SharePoint solltest du mindestens folgende Aspekte mit berücksichtigen:

• an wen richten sich die jeweiligen Dokumente --> Zugriffsrechte
• welche Werkzeuge der Zusammenarbeit werden neben der Dokumentenablage benötigt --> ggf. je eine Site pro Team
• wie heterogen (oder einheitlich) gestalten sich die benötigten Metadaten-Spalten --> Content Types vs. mehrere Dokumenten-Bibliotheken
• Gesamtanzahl der Dokumente --> Performance-Einbußen bei mehreren Tausend Dokumenten, sofern nicht mit Ordnern innerhalb der DocLib gearbeitet wird

Letztlich braucht es eine Menge Erfahrung, um die tatsächlichen Anforderungen zu ermitteln und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen. Da hat Andi völlig Recht.

Annika FL Als Antwort am 16 Mai 2011 22:12

Hi René,

vielen Dank für deinen Tipp,

Da uns Erfahrung wohl leider nicht zur verfügung steht, zeigen wir denke ich verschiede Lösungsansätze und versuchen deren einzelne Vor- und Nachteile anhand den von die genannten Askekten genauer zu erläutern.

Wünsche noch einen schönen Abend!