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Einstellungen in Sharepoint

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Sunrider erstellt: 29 Mrz 2021 0:16

Hallo Sharepoint-Gemeinde,

ich bin gerade erst dabei, mich in Sharepoint einzuarbeiten, aktuell überwiegend aus Büchern und das Internet, aber die Praxis fehlt noch. Mein Unternehmen fängt gerade erst an Office 365 einzuführen. Leider gibt es dabei niemanden so richtig, der/die Unterstützung leisten könnte und dementsprechend wird Sharepoint aktuell nur als Datenablage genutzt.

Ich möchte aber versuchen, für mein Projekt wenigstens schon halbwegs die Möglichkeiten zu nutzen.

Doch aktuell komme ich nicht weiter und benötige eure Hilfe.

Ich möchte für mein Projekt/Projektteam einen funktionierenden Sharepoint aufbauen. Aktuell habe ich folgende Struktur in der Seitennavigation:

1. Projekt - Homesite (Home.aspx, erstellt vom System Account) - Freigabe für Owner (Vollzugriff), Member (Bearbeiten) Besucher (nur lesen)

1.1. Unterhaltungen - alle Punkte durch "zu Unterlink machen" unter Homesite "Projekt" angeordnet

1.2. Dokumente - Vererbung von Homesite unterbrochen - eigene Freigabe - hier nur Dokumente für mein eigenes Team

1.3. Notizbuch

1.4.Seiten

1.5. Websiteinhalte

2. Sicherheit - alles erstellt als Seite unter "+Neu" - Freigabe wie Homesite

2.1. Bereich 1 - erstellt als Site und durch "zu Unterlink machen" unter Sicherheit angeordnet - Freigabe wie Homesite

2.2. Bereich 2

2.3. Bereich 3

3. Formulare - Freigabe wie Homesite

4. Arbeitsweisen

5. Pläne

Auf alle Websites sollen/müssen auch Visitors zugreifen können, hier müssen die jeweiligen Bereiche (auf ihren Sites) immer aktuelle Infos, Termine... darstellen bzw. Unterlagen bereitstellen.

Auf 1.1. - 1.5. soll nur mein Team zugreifen.

Hier nun meine Fragen:

  1. wie kann ich die Punkte 1.1. - 1.5. ausblenden, so dass sie nur für meine Freigaben (mein Team) sichtbar sind. Bei Dokumente funktioniert das durch die Rechtevergabe. Wenn ein Visitor die Seite besucht, dann sieht dieser Dokumente nicht. Aber die anderen Punkte sind zu sehen - sollen sie aber nicht.
  2. für alle anderen Unter-Websites müssen spezielle Unterlagen abgelegt werden, wo auch Visitors darauf zugreifen dürfen/müssen. Dafür benötige ich ebenfalls einen Dokumentenordner, teilweise auch mit einer kleinen Unter-Ordnerstruktur. Hier sollen z.B. Daten, Formulare, Bilder abgelegt werden.Wie und wo lege ich speziell für diese einzelnen Seiten einen eigenen Dokumenten-Ordner an? Kann ich diesen auch als "Dokumente" unter den Unterseiten z.B. unter Formulare oder unter Bereich 2 in der Seitennavigationsleiste anzeigen (so wie "Dokumente" unter der Homeseite)?
  3. Für die Projektarbeit will ich ebenfalls Teams mit verschiedenen Kanälen (je nach Team) nutzen (auch mit Dokumentenzugriff). Wenn ich einen Teamskanal anlege, wird ja auch ein Ordner unter Dokumente im Sharepoint angelegt. Wie lege ich in meinem Home-Dokumente (also mein geschützter Teams-Dokumente) die beste Struktur an? Nutze ich die "neuen" Teamsordner und packe dort die restlichen, zusätzlichen Unterlagen rein oder sollte ich eine eigene Struktur aufbauen und die Teamsordner ignorieren?
Ihr seht, das sind einige Frage. Sicherlich viel Grundwissen, welches ich aber noch nicht so wirklich habe. Aber ich hätte die Möglichkeiten gleich gerne genutzt und es zumindestens ansatzweise gleich richtig gemacht.
Ich hoffe, ihr könnt und werdet mir weiterhelfen.

Vielen Dank
Ralf
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