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Shared Documents - Darstellung

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6 Beiträge
Eastanbul erstellt in 27 Apr 2017 13:54

Hallo zusammen, 

ich muss schon vorweg sagen, dass SharePoint absolutes Neuland für mich ist und ich so gut wie keine Kenntnisse habe. 

Nun zu meinem Anliegen:

Meine Chefin hat eine Shared Document Seite, wo Sie Dateien in verschiedene Ordner, die ebenfalls mehrere Unterordner haben, hochlädt und es mit anderen teilt. Meine Aufgabe dabei ist nun, diese Ordnerstruktur visuell "schöner" und evtl. auch praktischer darstellen soll. Aktuell wird eben Ordner für Ordner geöffnet, um ein bestimmtes Dokument zu erreichen.

Ich habe mir überlegt Buttons für die einzelnen Dokumentgruppen zu erstellen. Klickt man dann auf irgendein Button, kommen weitere, sowie aber auch die bereits hochgeladenen Dateien in dieser Dokumentgruppe. 

Wäre das überhaupt technisch machbar? Oder habt ihr eine bessere Idee?

Ich hoffe, dass ich mein Anliegen verständlich erklärt habe :D

Danke im voraus :)

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.027 Beiträge

Eastanbul:
Dateien in verschiedene Ordner, die ebenfalls mehrere Unterordner haben

Typischer Anfängerfehler. Ordner in SharePoint sind bäh und sollten wenn immer möglich nicht verwendet werden.

Man verwendet stattdessen Metadaten und legt die Dateien alle flach ohne Ordner nebeneinander. Mal angenommen die erste Ebene der Ordner repräsentiert Kunden und die zweite Dateitypen (Angebot, Rechnung., usw.). Dann gibst Du den Dokumenten zwei zusätzliche Felder für Kunde und Typ, die für jedes Dokument gepflegt werden. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, daß jetzt jeder vorgehen kann wie er möchte. Man kann zuerst nach Typ und dann nach Kunde suchen oder auch umgekehrt. Man kann gruppierte Ansichten bauen, die das je nach Wunsch "schön" darstellen. U.v.m.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
6 Beiträge

Wow. Danke erstmal für deine Antwort. Das hört sich super an, nur stellt sich für mich als absoluten Laien die Frage, wie ich das umsetze :D

Darf ich nach einer kurzen Anleitung fragen, wenn es nicht zu viel verlangt ist? :)

Gerne auch ein Tutorialvideo auf YouTube oder so, wenn es sowas gibt :D

Danke und viele Grüße

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.027 Beiträge

Das Stichwort dazu heißt Inhaltstypen bzw. englisch Content Types. Im Netz findest Du sicher massig Informationen dazu.

Kurz gesagt, sind Inhaltstypen die Definitionen/das Schema für Inhalte. Sie legen fest, welche Metadaten ein bestimmter Inhalt haben soll. Man kann sie entweder in einer bestimmten Website definieren oder zentral im sog. Inhaltstyp-Hub, von dem sie in jede Website verteilt werden. Wenn man mit Inhaltstypen arbeitet, legt man einfach eine neue Liste oder Bibliothek an und weist ihr die gewünschten Inhaltstypen zu. Und ja, es können auch mehrere in einer Liste sein.

Die Inhaltstypen selbst bestehen aus Spalten (anderes Wort ist Felder). Eine Spalte definiert ein Metadatum und ist vom Typ Text, Zahl, Auswahl, Person, u.v.m.

Gehe einfach mal über das Menü rechts oben in die Websiteeinstellungen. Dort findest Du sowohl die Websitespalten als auch Websiteinhaltstypen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
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Ich danke dir für die superschnelle Antwort. 

Ich versuche mal etwas auf die Beine zu stellen.

Gebe ein Feedback ab, ob ich's geschafft habe oder nicht :D

Ohne Rang
6 Beiträge

Leider komme ich gar nicht zurecht. Falls jemand mir helfen kann, nehme ich die Hilfe sehr gerne an! :D

Top-100-Beitragsschreiber
Männlich
136 Beiträge

Hi,

kauf dir das Buch " Microsoft Sharepoint 2013, das Praxisbuch für Anwender". Ich will hier keine Werbung machen, aber damit lernst du Schritt für Schritt die Grundlagen.

Bezüglich der Dokument Bibliothek deiner Chefin gibt es auch zu bedenken, das eventuell auf Ordner innerhalb der Dokument Bibliothek verschiedene Berechtigungen gesetzt sind.

Viele Grüße

Tom

Ohne Rang
6 Beiträge

 

Hallo zusammen, 

vielen Dank nochmal für die Antworten. Ich bin soweit eigentlich recht gut voran gekommen. Allerdings habe ich wieder mal ein neues Problem.

Ich habe nun meine Dateien in Kategorien unterteilt. Diese haben auch mehrere Unterkategorien, d.h. allerdings, dass einige Unterkategorien nur bei bestimmten Kategorien als Auswahl angezeigt werden sollen. Anders gesagt, ich will abhängige Metadaten erstellen. 

Ich habe hier mal ein Bild, wie ich es meine. Bei Kegelrad werden noch Unterpunkte angezeigt.

Bei mir sieht das ganze aber leider so aus.

 

Wie kann ich Category mit Sub Category miteinander verbinden? Und wie kann ich diese Abhängigkeit unter den Metdaten gewährleisten, sodass ich bei einer bestimmt Kategorie nur bestimme Subkategorien als Asuwahl angezeigt werden?

Danke und viele Grüße :)

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.027 Beiträge

Das geht nur, indem Du alle Terms in einem Termset anlegst. Also eben genau den gewünschten Baum aufbauen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
6 Beiträge

HI Andi, 

vielen Dank für deine Antwort. Ich habe nun ein Termset angelegt. Nur kann ich diese irgendwie nicht auf das SP hochladen. Website Admin bin ich - braucht man dafür evtl. noch mehr Berechtigungen?

Viele Grüße und Danke :)

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.027 Beiträge

Wie meinst Du hochladen? Aus Excel importieren? Und warum genau funktioniert das nicht? Und bist Du wirklich Websitesammlungsadministrator?

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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