Andi Fandrich Als Antwort am 20 Apr. 2016 09:34

Eine automatische Synchronisierung geht nur in die andere Richtung, d.h. wenn es neue Einträge in SharePoint gibt, sind sie auch in Excel.

Und zur Darstellung als Ampel gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten: eine berechnete Spalte oder CSR/JavaScript.

Ro7SPkA Als Antwort am 20 Apr. 2016 09:53

Danke für die schnelle Antwort.

Wie bereits erwähnt. Mit dem out-of-the box add-in von Microsoft ist die Synchronisation von Excel zu SharePoint möglich. Wichtig ist hierbei, dass die Excel-Datei im xls Format ist. Man muss manuell in die Tabelle hineinklicken und dann kann man das synchronisieren.
CSR/ JavaScript dürfte zu kompliziert für mich sein. Ich werde mich mit dem Thema "berechnete Spalte" auseinandersetzen.

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Apr. 2016 10:13

Ich würde mir gut überlegen, ob ich dieses "alte" Add-In einsetzen will. Die Technik funktioniert zwar auch noch in 2013, aber irgendwann bestimmt nicht mehr.

Zu den Ampeln: man kann in einer berechneten Spalte HTML erzeugen. Wenn ich mich richtig erinnere, geht das aber in 2010 noch nicht. Grundsätzlich geht es so:

=WENN([Status]="Überfällig";"<img src='RoteAmpel.png'/>";"")

Mit der WENN-Funktion kann man Bedingungen prüfen. Im Falle "wahr" wird der zweite Parameter zurückgegeben, sonst der dritte.

Ro7SPkA Als Antwort am 20 Apr. 2016 10:59

Danke für deine hilfreichen Tipps.
Da hast du mit Sicherheit Recht. Aber für's erste wäre das trotzdem ein Lösungsansatz und bevor ich gar keine Möglichkeit finde, wäre das okay für mich.

Die PNG muss dann wahrscheinlich in der Dokumentenbibliothek auf dem SahrePoint abgelegt sein oder?

Frank Daske Als Antwort am 20 Apr. 2016 11:29

Hallo,

für die automatische Synchronisation der externen Daten (Excel => SharePoint) über einen SharePoint Timer Job können auch Tools eingesetzt werden:

http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/excel-data-sharepoint-integration.aspx

Das Tool kommt  auch noch mit hunderten anderen Datenquellen zurecht:

http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/SharePoint-Integration-BDLC-Use-Cases.aspx

Das Dashboard muss man selber bauen, da finden sich aber Beispiele im Internet.

Ich hoffe das hilft erst mal weiter.

Beste Grüße, Frank

Ro7SPkA Als Antwort am 20 Apr. 2016 15:56

Ich habe ein Problem mit den berechneten Spalten.

Mit folgender Formel soll er grün, gelb, rot eintragen. =WENN([MaterialGruppe1]=0;"grün";WENN([MaterialGruppe1]<10;"gelb";"rot"))

in Excel funktioniert das. In SharePoint jedoch nicht.Woran kann das denn liegen?

(Ich habe SharePoint 2010 als auch SharePoint 2013 zur Verfügung)

Fehlermeldung:

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Apr. 2016 16:04

Was heißt "funktioniert nicht"?

Ro7SPkA Als Antwort am 20 Apr. 2016 16:13

Ich bekomme immer die Meldung:

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Apr. 2016 16:57

Also ich finde auf den ersten Blick keinen Fehler. Versuche mal die Zahlen als Text zu behandeln, also [Materialgruppe]="0"

Ro7SPkA Als Antwort am 20 Apr. 2016 17:12

=IF([MaterialGruppe1]=0;"grün";IF([MaterialGruppe1]<10;"gelb";"rot"))

Hab's jetzt.. musste englische Begriffe nehmen, was ich zwar vermutet hatte, aber statt Semikolon hatte ich es dann mit Komma getrennt.

Erst durch probieren aller Variationen hat es funktioniert.

Was sind denn die Voraussetzungen in SharePoint 2013 um mit: =IF([Status]="rot";"<img src='RoteAmpel.png'/>";"")

ein rotes Ampelsymbol anzeigen zu lassen? Muss die Datei RoteAmpel.png auf dem selben SharePoint verfügbar sein?

Und letzte Thematik betrifft den Workflow. Lässt sich das einfach einrichten: wenn Status = Rot -> Mail an Benutzer?

Du hast mir auf jeden Fall jetzt schon den Tag gerettet.

Viele Grüße

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Apr. 2016 17:21

[quote user="Ro7SPkA"]Was sind denn die Voraussetzungen in SharePoint 2013 um mit: =IF([Status]="rot";"<img src='RoteAmpel.png'/>";"")[/quote]

Es gibt keine Voraussetzungen - in 2013 wird das HTML einfach als solches angezeigt. Die Bilddatei muß einfach mit passendem Pfad angegeben sein. Ob sie in SharePoint liegt oder sonstwo ist dabei völlig egal.

[quote user="Ro7SPkA"]Und letzte Thematik betrifft den Workflow. Lässt sich das einfach einrichten: wenn Status = Rot -> Mail an Benutzer?[/quote]

Ja, ganz einfach. Workflow startet automatisch bei Neuanlage oder Änderung, prüft den Status und schickt ggf. die Mail.

Ro7SPkA Als Antwort am 21 Apr. 2016 14:45

mein Statusbereich sieht jetzt folgendermaßen aus:

=IF(Material=0;"<img src='grueneAmpelNeu.png'>";IF(MaterialGruppe1<10;"<img src='gelbeAmpelNeu.png'>";"<img src='roteAmpelNeu.png'>"))

Das funktioniert jetzt super, hatte zunächst Probleme mit der Bildgröße. 23x23 Pixel konnten nicht dargestellt werden, 20x20 Pixel dagegen schon.

Jetzt brauch ich wohl nochmal Unterstützung für den Workflow

In der Liste kann ich auf Workfloweinstellungen klciken und einen neuen Workflow hinzufügen. Dort stehen mir Approval -SahrePoint 2010, Collect Feedback- SahrePoint 2010, Collect Signatures - SahrePoint und Three-State Workflow zur Verfügung.
Lässt sich da einer für verwenden um in Verbindung mit "Wenn Status rot dann Mail " den Prozess zu erstellen?

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Apr. 2016 15:04

Zur Bildgröße: falls gewünscht kannst Du auch Bilder mit 1.000x1.000 Pixel verwenden. Da gibt es keine Beschränkung.

Zum Workflow: Du mußt einen ganz neuen Workflow selbst erstellen und das geht mit SharePoint Designer (SPD). Das ist ein kostenloses Programm (gehört zur Office-Familie), das Du auf Deinem Rechner installieren mußt.

In Deinem Fall ist das SPD 2010. Deshalb Vorsicht, falls Du eine neuere Office-Version als 2010 hast. Eventuell zerhaut Dir die Installation da etwas.