Automatischer Eintrag in persönliche Kalender der Teammitglieder (per Workflow oder aus Teamkalender)

Lissi42013 erstellt 2 März 2016 15:20

Hallo liebe Community,

ich bin ganz neu hier im Forum und setze viel Hoffnung in euer Schwarmwissen.

Ich bin für die SharePoint-Gestaltung meiner Abteilung (Vertrieb) verantwortlich (SP 2013 Online, Office 365). Im Moment bastel ich an unserem Urlaubsprozess. Was ich bisher geschafft habe:

1) Antragseinreichung mittels Formular (mit InfoPath gebaut)

2) Genehmigungs-Workflow (SP Designer)

3) Bei Genehmigung Eintrag in den Teamkalender (Teil des Workflows)

Für den Anfang bin ich damit schon mal zufrieden. Um die Sache abzurunden wäre das Tüpfelchen auf dem i allerdings, wenn der genehmigte Urlaub jetzt noch automatisch in die persönlichen Outlook-Kalender der einzelnen Teammitglieder geschrieben werden würde (benutzerbezogen, also jeder soll nur seine eigenen Urlaubstermine in den persönlichen Kalender geschrieben bekommen). Das wäre dem Innendienst eine riesen Arbeitserleichterung (andernfalls müsste der Innendienst die Kalender aller Außendienstmitarbeiter manuell pflegen...).

Kann sowas ein Workflow leisten? Ich stelle mir das so vor, dass der WF entweder einen Termin an den Beantrager verschickt -ähnlich wie eine Email-, oder noch besser dass der WF direkt einen Eintrag in den persönlichen Kalendern der Beantrager macht.

Wenn es über den WF nicht geht, könnte man die Verbindung zwischen Outlook und dem SP-Teamkalender so einrichten, dass aus dem Teamkalender heraus auch nochmal jedes einzelne Teammitglied einen Termin in den persönlichen Kalender bekommt?

Kurz zum Hintergrund: "Nur" den Teamkalender bei jedem Außendienstler in Outlook zu synchronisieren reicht leider nicht aus, da basierend auf den persönlichen Kalendern der Außendienstmitarbeiter geschäftliche Termine mit unseren Kunden vereinbart werden.

Ich hoffe das war verständlich ausgedrückt. Wenn nicht, fragt ruhig nach.

Ideen rund um Alternativen sind herzlich Willkommen. :)

Danke vorab für eure Unterstützung! :)