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Kontakte in Sharepoint für Newsletterversand mit Outlook gruppieren und synchronisieren

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Mirko_easy erstellt in 27 Jan 2016 16:08

Hallo zusammen,

in unserem Unternehmen ist Sharepoint 2010 im Einsatz, die Kontaktdaten werden mit Outlook synchronisiert.

Für einen Newsletter-Versand will ich Kontakte in Outlook gruppieren.

Es gibt für mich zwei Möglichkeiten:

1.      Die gewünschten Kontakte nach Kategorien sortieren.

2.      In Sharepoint den Kontakten ein Auswahlfeld (z.B. "Newsletter") zu zuweisen, wo der Anwender Ja/Nein auswählen muss.

Bei Punkt 1 kann ich nur lokale Kategorien anlegen.
Bei Punkt 2 schaffe ich es nicht ein Feld namens "Newsletter" in Sharepoint anzulegen, so dass dieses Feld auch in Outlook angezeigt wird. Die Synchronisierung funktioniert nicht?!

 

Wer kann helfe, wer kann eine kurze Anleitung geben?

Punkt 2 wäre für mich die einfachste Realisierung.

 

 

Vielen Dank im Voraus für Eure Unterstützung!
Mirko

Beantwortet Geprüfte Antwort

Top-150-Beitragsschreiber
107 Beiträge

Hallo,

nimm doch einfach ein bestehendes Feld, welches synchronisiert wird, du aber nicht unbedingt brauchst (z.B. Bundesland) und gib dort "ja" oder "nein" ein. In Outlook kannst Du dann dieses Feld gruppieren. 

Freundliche Grüße

Thomas Maier

 

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Freundliche Grüße
Thomas Maier

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Top-10-Beitragsschreiber
19.070 Beiträge

Es gibt dafür keine einfache Lösung. Die Synchronisierung ist fest programmiert und kann nicht um eigene Felder erweitert werden.

Du kannst aber in SharePoint eine Ansicht passen filtern und dann nach Excel exportieren und die Serienmail darauf ansetzen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Top-150-Beitragsschreiber
107 Beiträge

Hallo,

nimm doch einfach ein bestehendes Feld, welches synchronisiert wird, du aber nicht unbedingt brauchst (z.B. Bundesland) und gib dort "ja" oder "nein" ein. In Outlook kannst Du dann dieses Feld gruppieren. 

Freundliche Grüße

Thomas Maier

 

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Freundliche Grüße
Thomas Maier

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5 Beiträge

Hallo Herr Maier,


vielen Dank für die Rückmeldung zu meiner Frage. Wir werden es jetzt so realisieren.


Gibt es keine andere Option??? Es lässt sich kein Feld integrieren? Irgendwie muss es doch gehen ...


Beste Grüße
Mirko

Top-150-Beitragsschreiber
107 Beiträge

Hallo Mirko_easy,

nein, eine Integration in die Outlook-Synchronisation ist (leider) nicht möglich. Ich denke, dass dies tatsächlich der einfachste Weg wäre. Man könnte noch versuchen, ob man die Bezeichnung eines bestehenden Feldes sowohl in SharePoint als auch im Outlook-Formular ändern könnte - dann sieht es für den Nutzer etwas besser aus... 

 

Freundliche Grüße
Thomas Maier

PTM Akademie – Leiter Collaboration

 

Ohne Rang
5 Beiträge

Hallo Thomas,

 

eine Umbenennung eines Feldes ist möglich? Es wäre also möglich, das Feld "Autotelefon" z.B. in "Newsletter" umzubennen. Ich muss das dann in beiden System umsetzen oder nur in Sharepoint?

 

Gruß
Mirko 

Top-150-Beitragsschreiber
107 Beiträge

Guten Morgen,

ja, eine Umbennenung ist möglich. SharePoint problemlos (Listeneinstellungen, Spalte anklicken, umbennen). In Outlook muss das Formular bearbeitet werden und dann die Beschriftung angepasst werden (siehe Screenshots anbei). Die Synchronisation funktioniert dann weiterhin.

outlook-1.JPG.aspx

outlook-2.JPG.aspx

outlook-3.JPG.aspx

Freundliche Grüße
Thomas Maier

PTM Akademie – Leiter Collaboration

 

Ohne Rang
5 Beiträge

Hallo Thomas,

 

vielen Dank für die zeitnahe und detaillierte Antwort. Mal schauen ob es hilft. 

 

Beste Grüße

Mirko

Ohne Rang
5 Beiträge

Hallo Thomas,

 

ich habe deine Screens alle erfolgreich abgearbeitet, die Beschriftung hat bestens funktioniert.

Wie kann ich die neue Maske abrufen? Wo muss ich das geänderte Formular abspeichern?

 

Beste Grüße

Mirko

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