Mails bei Änderungen im Tracker

TGrauel erstellt 16 Okt. 2015 15:02

Hallo zusammen,

ich bin hier gerade am Verzweifeln. Dabei ist meine Anforderung doch gar nichts außergewöhnliches:

Hier in der Firma haben wir Sharepoint 365 im Einsatz. Neben diversen Listen wird auch der Tracker benutzt, um Tickets anzulegen und / oder mit dem Kunden zu kommunizieren. Benutzt wird hier der Standard-Sharepoint 365-Tracker. Soweit, so gut, das System an sich funktioniert auch, Als Workflow wurde auch ein Mailversand hinterlegt, um diverse Personen bei Neuanlage oder Änderung des Tickets zu informieren. in dieser Mail stehen diverse Informationen, die mittels eines Sharepoint 2013-Workflows in HTML aufbereitet und versendet werden.

Im Tracker gibt es als Standardfeld die Kommentar-Funktion. Diese wird auch intensiv genutzt. Wenn nun ein Kommentar verfasst wird, so soll dieser auch in der Mail stehen, damit der Kunde (oder auch wir als Softwarehaus) dies auch mitbekommen. und hier fangen die Probleme an.

Mittels eines Sharepoint 2013-Workflows habe ich bisher keinerlei Möglichkeit gefunden, diesen Kommentar auszulesen. Es gibt zwar das Feld "Kommentare", das ich mittels Sharepoint Designer auslesen kann, allerdings ist dieses Feld immer leer. Komischerweise scheint dieser Kommentar allerdings in einem Sharepoint 2010-Workflow zu funktionieren. Hier ist eine Lösung beschrieben, die auf einen 2010er-Workflow basiert. Also habe ich mit ein Hilfsfeld erstellt ("Letzter Kommentar"). dies auf "ausgeblendet" gestellt (damit niemand dieses Manuell ändern kann) und bei Neuanlage bzw. Änderung eines Tickets dieses Feld befüllt. Dazu habe ich mit einen 2013er Workflow gebaut, der das Feld ausliest und eine Mail versendet. Bei Anlage eines Trackereintrages wurden also die Workflows "Letzter Kommentar Neu" und "Mail Neu" bzw. bei Änderung "Letzter Kommentar Änderung" und "Mail Änderung" ausgeführt. Das klappte auch, genau in der Reihenfolge wie ich die Workflows veröffentlicht wurden.

Seit letzter Woche ist das Verhalten aber wieder anders: Erst wird die Mail verschickt, dann der letzte Kommentar gefüllt. Dies führt natürlich zu einem leeren oder fehlerhaften Feld in der Mail. Also mußte eine Steuerung her. Wie ich schließlich gelesen habe kann man 2010er Workflows in 2013er Workflows aufrufen. Gesagt getan, die 2010er-Workflows in die 2013er Mailversand-Workflows integriert -> nix wird gefüllt. Der Workflow wird zwar ausgeführt, das Feld ist aber leer. Führe ich den Kommentar-Workflow manuell aus wird das Feld gefüllt. Anscheinend verliert der Aufruf des 2010er-Workflows das aktuelle Kommentarfeld.

Langsam bin ich mit meinem Latein am Ende. Dabei ist die Anforderung doch so simpel: Versende den letzten Kommentar per Mail bzw. packe ihn wenigstens in das Hilfsfeld. 

Vielleicht kann mir ja hier jemand helfen?

Gruß

Thomas