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Dokumente hinzufügen

Unbeantwortet Dieser Beitrag hat 4 Antworten

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16 Beiträge
Wolfshunter erstellt 30 Juni 2015 19:40
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Hallo an alle,

ich habe da mal eine Frage. Ist es möglich das man automatisiert alle derzeit verfügbaren Dokumente (*.doc, *.xls,  *.ppt) in die dafür vorgesehenen Websites hochlädt? oder muß man alles von Hand erledigen, also entweder jedes einzelne Dokument in Sharepoint hochladen bzw. sagen er solle alle Dokumente auf einmal hochladen und man muß dann den jeweiligen Websites ihre Dokumente zuweisen.

Wenn es möglich ist,  kann dann eine vorhandene Ordner Struktur übernommen werden oder muß man für jeden Ordner mit Dokumenten eine eigene Website erstellen?

Also hier mal ein Beispiel (Ordner Struktur):

  • //Firma Allgemein/ =>hier sind dann allgemeine Dokumente (*.doc ...) vorhanden

unterhalb von der Freigabe Firma Allgemein gibt es dann folgende Ordner:

  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Geschäftsführung
  • IT
  • Projekte
  • ...

Also für Buchhaltung, Einkauf, IT, Geschäftsführung gibt es jeweils einen Unterordner mit Vorlagen. Für Projekte gibt es einen Oberordner  wo allgemeine Dokumente und Vorlagen abgelegt sind und dann jeweils pro Projekt einen Unterordner (Projekt 1, Projekt 2 ...). In diesen Unterordnern sind dann die Dokumente für die jeweiligen Projekte vorhanden.

Wenn es nur 50-60 Dokumente sind ist das denke ich recht einfach diese einzeln hochzuladen, doch wie macht man das wenn man eine gewachsene Struktur hat in der sich 1000 - 100000 Dokumente befinden.

Würde mich über eine konstruktive Antwort sehr freuen.

Beste Grüße

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1714 Beiträge
C.Kaiser Als Antwort am 30 Juni 2015 19:48
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Hi

die Frage die sich stellt ist: Willst Du wirklich eine gewachsene und in der Regel unübersichtliche Struktur (Wildwuchs) eins zu eins übernehmen?

Ich persönlich würde immer dahin tendieren in SharePoint eine gescheite Struktur zu erarbeiten, diese anzulegen und die Mitarbeiter entscheiden lassen, was noch benötigt wird und was nicht (sprich Dokumente einzeln hochladen nach Bedarf). Zusätzlich den FileServer in die Suche einbinden und die Suche etwas "pimpen".

Zu deinen Fragen:
Man kann Ordnerstrukturen automatisiert einlesen und hochladen z.B. per PowerShell. Das Ganze kann aber von trivial bis maximal komplex werden. Wenn Du beispielsweise Dokumente in bereits bestehende Strukturen automatisiert hochladen willst, brauchst Du eine Mapping Tabelle, die die einzelnen Ordner und Dokumente bestimmten Webseiten und Bibliotheken zuweist.

Außerdem kann man manuell über die Explorer-View ganze Ordnerstrukturen per Copy & Paste in SharePoint Bibliotheken schieben.

Wie gesagt macht das aber aus meiner Sicht gar keinen Sinn, weil Ihr dann die gleiche Unübersichtlichkeit, Redundanz und Wildwuchs vom Dateisystem in den SharePoint verschiebt und nichts gewonnen habt.

Beste Grüße,
Christian

http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 1 Juli 2015 10:39
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Ich stimme Christian voll und ganz zu. Bitte nicht einfach irgendwelche Strukturen aus dem Dateisystem übernehmen, sondern das Ganze SharePoint-mäßig aufsetzen.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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16 Beiträge
Wolfshunter Als Antwort am 1 Juli 2015 10:44
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Hallo Christian und Andi,

danke für die Antworten. Also ist es dann besser wenn man die vorhandene Struktur, sagen wir mal schreibschützt und dann unter SharePoint das ganze neustrukturiert aufbaut. So das dann die Nutzer nur noch im SharePoint die Dokumente erstellt und man so dann nach und nach die vorhanden noch wichtigen Dokumente in die jeweiligen Websites importiert.

Beste Grüße

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391 Beiträge
Frank Daske Als Antwort am 1 Juli 2015 12:39
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Hallo,

es macht auf jeden Fall Sinn, vor der Migration über die neue Struktur nachzudenken und dabei die Möglichkeiten von SharePoint hinsichtlich Suche, Navigation, Filter, verwaltete Metadaten usw. zu berücksichtigen.

Die Migration kann dann auch mit Tool-Unterstützung erfolgen:
http://www.layer2solutions.com/en/community/FAQs/cloud-connector/Pages/file-system-sync-with-Office-365.aspx

Dabei werden übliche Probleme (mit Sonderzeichen, zu langen Pfaden und viele, viele andere) automatisch behoben. Außerdem kann man wie oben angegeben auch Dokumententypen filtern. Grundsätzlich leistet das Tool auch Integration (Synchronisation - auch in beide Richtungen). Das kann bei einer Migration für eine Übergangsphase hilfreich sein. Vielleicht will man ja auch einige bestimmte lokale Verzeichnisse im Rahmen einer hybriden Lösung erhalten. Dann ist Synchronisation sowieso notwendig...

Beste Grüße, Frank

CC BY-NC-ND - Michael Greth
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