Eine E-Mail an die Aufgabe zugewiesen Person schicken.

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Dez. 2014 11:04

Wenn man dafür eine Aufgabenliste nimmt, kann man das einfach unter Listeneinstellungen - Erweiterte Einstellungen veranlassen. Bei allen anderen Listen kann man sich mit einem SharePoint Designer Workflow behelfen.

RuBoIT Als Antwort am 17 Dez. 2014 09:05

Hallo,

Ich habe eine benutzerdefinierte Liste.

Ich würde das gerne mit dem Workflow einstellen, jedoch kriege ich das nicht hin. Könnt ihr mir bitte weiterhelfen?

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Dez. 2014 13:56

Öffne die Website in SharePoint Designer, klicke links auf Workflows und dann oben auf Neu. Wähle die Liste aus, für die der Workflow gelten soll. Stelle die Startoptionen auf Automatisch bei neuen Elementen starten. Füge im Workflow eine E-Mailaktion ein. Als Empfänger wählst Du das Feld Zugewiesen an und gibst dann noch Betreff und Inhalt der Mail an. Fertig.

RuBoIT Als Antwort am 18 Dez. 2014 09:12

Hallo Andi Fandrich,

Genau da ist das Problem. Wenn ich unter Workflow die Email senden an Option auswähle, dann kommt An: nur Namen...

Ich möchte aber dass diese Information aus dem Zugewiesen an Feld geholt wird. Also habe ich mit Workflow-Naschlagen für Benutzer geklickt...

Hier ist dann ein Feld mit Nachschlagen für Person oder Gruppe aufgegangen. Hier steht folgendes:

Abzurufende Felddaten
Wählen sie zuerst die Datenquelle aus, in der nachgeschlagen werden soll, und dann das Feld, aus dem die Daten abgerufen werden sollen:

Datenquelle
Quellenfeld:
Feld zurückgeben als:

Was bedeuten diese Felder und was muss ich tun?

Viele Grüße,

Andi Fandrich Als Antwort am 18 Dez. 2014 09:57

In dem Dialog bist Du genau richtig. Damit kann man den Empfänger dynamisch irgendwo nachschlagen.

Wähle ganz oben Aktuelles Element aus, darunter dann das Feld Zugewiesen an und bei Feld zurückgeben als die E-mailadresse.

RuBoIT Als Antwort am 22 Dez. 2014 15:42

So weit, so gut.

Jedoch möchte ich in der automatischen Mail den Benutzer die Möglichkeit geben, die Aufgabe direkt durch einen Klick auf die mögliche Stelle zu öffnen.

Könnt ihr mir bitte weiterhelfen?

Bei An habe ich Aktuelles Element:Zugewiesen an und bei Betreff Aufgaben: [%Aktuelles Element:Titel%] wurde ihnen zugewiesen. das Funktioniert auch.

Aber  Aufgabe : ...................... ? Am besten ein Link wo man die Aufgabe sofort öffnen kann. aber Angezeigt soll der Titel der Aufgabe.

RuBoIT

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Dez. 2014 12:35

Beim Mailtext kannst Du über den Button rechts darüber einen Link mit Adresse und Anzeigetext einfügen. Als Adresse kannst Du Workflowkontext:AktuelleElementURL verwenden. Das verlinkt dann auf das Anzeigeformular der Aufgabe. Wenn Du direkt auf das Änderungsformular verlinken möchtest, dann rufe eine Aufgabe im Browser auf und kopiere Dir die Adresse. In der Adresse steht irgendwo ID=4711. Diese ID (hier 4711) ersetzt Du in der Mail durch die ID des aktuellen Elements.

RuBoIT Als Antwort am 13 Jan. 2015 10:49

Alle klar danke Andi. Alles funktioniert bis auf eine Sache....

Die Aufgabe ist erledigt und ich habe ein erledigt-Feld eingebaut wo man einen Haken setzen kann und wenn in den erledigt-Feld  einen Haken setzt kommt das aus der Ansicht für offene Aufgaben raus.

Soweit so gut.

Jedoch will ich ein Workflow einbauen, dass wenn ich da diesen Haken setze SharePoint  eine automatische Mail an die Gruppe versendet mit Aufgabe erledigt.

Ich habe es versucht jedoch erscheint ein Fehler, ich weiß aber nicht wo...

Wenn Aktuelles Element:Erledigt gleich Ja

E-Mail an Die Gruppe

dann den Workflow beenden und Aufgabe erledigt protokollieren

Die E-Mail hat folgenden Inhalt:

An: Die Gruppe
Betreff: Aufgabe:[%Aktuelles Element:Titel%] wurde abgeschlossen.

Aufgabe:[%Aktuelles Element:Titel%] wurde von [%Aktuelles Element:Geändert von%] abgeschlossen.

Wo ist hier mein Fehler?