Dokumenten-Workflow

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Nov. 2014 08:07

Das läßt sich fast alles durch reines Konfigurieren ("Zusammenklicken") erreichen. Bis auf:

[quote user="Spdev"]Der Dokumenten-Workflow sollte wiederverwendbar sein und für verschiedene Dokumentenbibliotheken aktiviert werden können[/quote]

Beim Zusammenklicken müßte man einen 2013er Workflow nehmen (wegen der Schleifen) und die sind leider nicht mehr so wiederverwendbar, wie 2010er.

[quote user="Spdev"]Außerdem sollten die Benutzer keine Workflow-Aufgaben zugeordnet bekommen, sondern direkt in der jeweiligen MS Office-Anwendung am Dokument ihre Eingaben (zur Prüfung vorlegen, geprüft, genehmigt, abgelehnt etc.) durchführen[/quote]

Das geht, aber nicht im schreibgeschützten Modus. Egal mit welcher Technik - schreibgeschützt heißt eben schreibgeschützt. Workflows arbeiten normalerweise mit Aufgaben und das ist auch durchaus gut so. Sonst müßte man ein wie auch immer geartetes Office-Plugin programmieren.

[quote user="Spdev"]Wie könnte eine Eigenentwicklung (z.B. mit List-Template, Event Receiver, Features etc.) aussehen oder gibt es dafür geeignete Drittanbieter-Tools?[/quote]

Die schönste Lösung erreicht man hier, wenn man mit Visual Studio eine eigene Solution baut. Die Lösung kann komplett alles enthalten, angefangen von eigenen Bibliotheken mit eigenen Vorlagen bis zum komplett in Visual Studio gebauten Workflow. Falls Euch das zu heftig ist, könnte der Einsatz von Nintex Workflow eine Hilfe sein. Damit kann man sehr viel mehr erreichen, als mit den Standard-Workflows.

Spdev Als Antwort am 21 Nov. 2014 10:28

Vielen Dank für deine Hilfe!
Ich werde eine Solution mit Visual Studio versuchen.

Nun ergeben sich noch ein paar detaillierte Fragen zum Dokumenten-Workflow:

Button "Diese Aufgabe öffnen" in MS Office
Workflow-Aufgaben werden von den Anwendern akzeptiert, solange sie direkt aus MS Office heraus geöffnet und bearbeitet werden können.

Mit dem Standard-Workflow "Genehmigung - SharePoint 2010" (enthalten im Websitesammlungsfeature "Workflows"), der sich sogar mit dem SharePoint Designer kopieren und anpassen lässt, werden Workflow-Aufgaben vom Inhaltstyp "Approval Workflow Task (de-de)" erzeugt, die genau das über einen Button "Diese Aufgabe öffnen..." in MS Office 2013 ermöglichen:

Ich würde aber gerne einen SharePoint 2013-Workflow verwenden. Nur bei den damit erzeugten Workflow-Aufgaben vom Inhaltstyp "Workflowaufgabe (SharePoint 2013)" wird beim Öffnen des MS Office-Dokuments kein Button "Diese Aufgabe öffnen..." angezeigt.

Wie muss die "Workflowaufgabe (SharePoint 2013)" angepasst bzw. mit dem Dokument verknüpft werden, damit das Öffnen aus MS Office 2013 möglich wird?


Status-Feld absichern
Wie kann ich sicherstellen, dass jedes Dokument den Workflow (Erstellen, Prüfen, Genehmigen) durchlaufen muss, bevor der Status auf "Gültig" gesetzt wird?

Momentan könnte ich mir eine Lösung vorstellen mit:
- Inhaltstyp-Feld "Status" ausblenden
- QuickEdit-Modus in der Bibliothek deaktivieren
- Berechtigung für persönliche Ansichten (Datenblattansichten) über Berechtigungsstufen entziehen

Vielleicht wisst ihr ja eine bessere Lösung, wo man nicht auf den "QuickEdit-Modus" und "persönliche Ansichten" verzichten muss und auch einen SharePoint 2013-Workflow verwenden kann.

Andi Fandrich Als Antwort am 21 Nov. 2014 10:33

[quote user="Spdev"]Wie muss die "Workflowaufgabe (SharePoint 2013)" angepasst bzw. mit dem Dokument verknüpft werden, damit das Öffnen aus MS Office 2013 möglich wird?[/quote]

Kann ich Dir nicht sagen. Ich bin nicht mal sicher, ob es überhaupt geht.

[quote user="Spdev"]Wie kann ich sicherstellen, dass jedes Dokument den Workflow (Erstellen, Prüfen, Genehmigen) durchlaufen muss, bevor der Status auf "Gültig" gesetzt wird?[/quote]

Im Grunde hast Du schon selbst alles notwendige aufgezählt. Per Code kann man auch die ReadOnly-Eigenschaft des Feldes setzen. Damit sind dann die von Dir genannten Maßnahmen nicht mehr notwendig, weil es über den Browser keine Möglichkeit mehr gibt, in das Feld zu schreiben. Per Code kann man aber trotzdem problemlos schreiben. Ich bin mir bloß nicht sicher, ob das auch ein 2013er Workflow kann.