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Excel Liste in Sharepoint aktualisieren

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Therese erstellt in 25 Okt 2017 11:18

Hallo Zusammen,

ich habe eine Liste in SP2013 mit Daten, die sich regelmäßig aktualisieren (können). Diese Liste hat >600 Einträge. Andere Listen nutzen diese Einträge (nachschlagen) für verschiedene Dinge.

Gibt es eine Möglichkeit, dass ich diese Liste inkrementell aktualisieren kann? Ziel: Ich habe ein Tool, aus dem ich die aktualisierten Daten in Excel exportiere (zB 1x monatlich) und diese würde ich dann in Sharepoint reinbringen. Aber am liebsten nicht immer den vollen Datensatz (da gerade auch das Kopieren von Personen/Gruppen mitunter recht lang dauert und SP bei >150 Einträgen auch rumzickt und oft die Verbindung zum Server verliert) sondern wie beschrieben nur die Änderungen. Das können teilweise auch dann neue Einträge sein, oder dass bisherige verschwinden (das ist vermutlich schwieriger und kann daher erstmal aussenvor gelassen werden).

Falls das nicht geht: Wenn ich alle Daten einmal im Monat neu eintrage (ich habe einen gemeinsamen Nenner auf den die anderen Listen sich beziehen), dann würde ja für den Zeitraum den ich brauche um die Liste neu zu befüllen (alle Einträge raus, alle Einträge rein) das "nachschlagen" ins Leere laufen. Finden die anderen Listen diese Verbindung dann wieder selbständig, sobald der gemeinsame Nenner wieder verfügbar ist? Oder läuft das dann auf Fehler?

Gibt es andere Möglichkeiten die euch einfallen? Es scheidet (leider) die Option aus, dass ich eine direkte Anbindung des Tools mache, er sich also via Schnittstelle die Daten regelmäßig selbst zieht.

Viele Grüße und einen schönen Tag!

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Top-10-Beitragsschreiber
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Bevor Frank vorbeikommt, um Dir sein Tool schmackhaft zu machen, beschreibe ich mal, was Du im Standard tun kannst:

- man kann Daten aus Excel sehr einfach per Copy&Paste in die Quick Edit Ansicht übertragen und das geht auch nachträglich zum Aktualisieren.

- mit Access kannst Du eine bidirektionale Verbindung zu einer Liste bekommen, d.h. wenn sich die Daten in Access ändern, werden sie auch in SharePoint geändert. Vielleicht kommst Du damit ja weiter, wenn Du auf Excel ganz verzichtest.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Hi Andi,

Danke (mal wieder) :)

Den QuickEdit Modus kenne ich und nutze ihn auch gelegentlich, aber für die inkrementelle Änderung hilft sie in meinem Fall wohl eher nicht. >600 Datensätze immer wieder neu einzulesen kostet bei unserem SP echt Zeit und da wäre mir auch das Risiko zu groß, dass da irgendwas schief geht.

Mit Access habe ich mich bisher nie beschäftigt .. wäre wohl mal an der Zeit ;) Danke für den Hinweis.

Tools sind leider auch keine Option. a) kein Geld und b) keine Adminrechte auf dem SP. Also Admin schon, aber ich kann keine zusätzlichen Apps o.ä. installieren. Es sei denn natürlich das Tool von Frank kann hineingezaubert werden und kostet nix ;)

Top-10-Beitragsschreiber
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Dann bleibt wohl ernsthaft nur eine Lösung mit Access. Das gehört meiner Meinung nach zwar schon seit 15 Jahren auf den Müllhaufen der Geschichte, ist aber einfach nicht tot zu kriegen...

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Therese,

ja, da gibt's ein Tool zur Verbindung von SharePoint Listen mit externen Datenquellen:
https://www.layer2solutions.com/products/layer2-business-data-list-connector

Die Daten werden über einen Timer Job regelmäßig automatisch aktualisiert (nicht gelöscht und neu eingefügt). Dadurch können die so verbundenen Listen auch als Lookup verwendet werden, natürlich auch für alles andere, wie Formulare, Suche, Workflows...

Die Verbindung zu Excel ist einfach, nur ein Formular ist auszufüllen:
https://www.layer2solutions.com/solutions/sharepoint-on-prem-data-integration/excel-data-sharepoint-integration

Einfach herunterladen und probieren:
https://www.layer2solutions.com/free-trials-of-layer2-products

Beste Grüße und viel Erfolg wünscht der Frank.

 

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Hi Andi,

uuuund wenn der "mit Access öffnen" Button ausgegraut ist?? Steuerelement deaktiviert ...

Top-10-Beitragsschreiber
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Das ist bei manchen Listen der Fall. Und natürlich wenn Du kein Access auf dem Rechner hast oder nicht den IE benutzt. Man kann aber auch einfach Access öffnen und sich dann von dort mit SharePoint verbinden. Wenn die Verbindung mal steht, kommt man auch fast alle Listen der Website.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Na prima, dann hab ich mir ja grad die richtige Liste ausgesucht ;) Ich hab Access und auch IE. Ich versuchs mal andersrum. Hab mit Access halt noch nie was gemacht und einfacher wärs natürlich das ließe sich so ootb öffnen. Ok, dann fummel ich mich mal durch ;)

Ohne Rang
15 Beiträge

So nochmal als Kurz-Feedback: Klappt :) Danke! Ich hab vermutlich mal diesen kleinen Schubs gebraucht um mich an Access ran zu trauen. Ist mir immer noch nicht geheuer, aber trotzdem schön zu sehen, dass es funzt. Jetzt überleg ich mir noch wie ich das mit dem Updaten mache, aber erstmal hab ich ne Verbindung.

@Frank: Dein Tool kann ich leider nicht austesten. Unsere VM lässt mich nicht. Wenn ich mit Access doch noch scheitere probier ich es nochmal, aber für den Moment hab ich wohl Pech. Ist ja ganz gut diese Restriktion mit Adminrechten, aber manchmal nervts auch.

Top-10-Beitragsschreiber
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Therese:
Jetzt überleg ich mir noch wie ich das mit dem Updaten mache

Da Du jetzt in Access bist, hast Du auch ganz andere Möglichkeiten. Allen voran natürlich SQL. D.h. Du kannst die neuen Daten (wenn es keine Möglichkeit gibt, die direkt in Access zu bekommen) in eine neue Tabelle werfen und dann per SQL Statement mit der SharePoint-Tabelle abgleichen. Ich hoffe dazu natürlich, Du kannst SQL...

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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15 Beiträge

Du Andi ... ich hab jetzt ALLES von Null angefangen ... das bisschen Eskuhel schreckt mich jetzt auch nicht mehr ab ;)

Also äh nein, bisher nicht, aber ich hab mal gehört das bisschen query-Zeug ist Kindergarten :D

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.326 Beiträge

Das ist die richtige Einstellung! Weiter so!

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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