4 Anfängerfragen zu benutzerdefinierten Listen

Andi Fandrich Als Antwort am 10 März 2015 13:53

1. In 2013 würde man das mit der neuen Methode CSR (Client Side Rendering), also mit JavaScript machen.

2. / 3. Eine Liste aller unterstützter Funktionen kenne ich auch nicht, aber das meiste was in Excel geht, geht auch in SharePoint. Spalten werden dabei einfach über ihren Namen in eckigen Klammern referenziert, also z.B. [Titel]. Wenn Du eine englische Website hast, mußt Du außerdem englische Funktionsnamen verwenden, also z.B. SUM() statt SUMME(). Und im englischen werden Parameter mit Komma statt Semikolon getrennt, also SUM(p1,p2).

4. Nein, es gibt keine Berechtigungen auf Ansichten. Auch nicht mit dem Designer.

5. Manche Feldtypen können einfach nicht in Forfmeln verwendet werden und das kann man auch nicht ändern (auch nicht mit dem Designer). Dazu gehören z.B. Choice-Felder mit Mehrfachauswahl (mit Einfachauswahl geht es).

Atokirina Als Antwort am 10 März 2015 14:58

Hallo Andi Fandrich. Vielen Dank für deine Antworten.

Hab da leider noch einpaar Rückfragen:

zu 1.: Hmm.. ja das klingt ja schon mal ganz gut. Muss ich eben, falls die Werte selbst auch Kommas enthalten, diese durch andere Satzzeichen ersetzen. Wäre machbar. Vielen Dank für den Tipp!

zu 2./3.: Das habe ich im Großen und Ganzen auch schon herausgefunden. Ich habe mich einfach mal an den SP2010 Formeln entlang gehangelt, dabei aber festgestellt, dass zumindest in meinem SharePoint z.B. die Formel "=DATE(YEAR([Datumsfeld])+5)" nicht geht. Liegt das nun an der Formel oder dem System?

zu 4.: Echt? Keine Berechtigungen auf Ansichten? Das wäre aber ziemlich sch... Ich habe mit Google etliches gefunden, dass es mit dem Designer gehen soll: z.B.: Beispiel . Oder beziehen die sich alle auf SharePoint 2010 und in 2013 geht es nicht mehr? Muss man dann echt immer auf Datensatzebene die Permissions verteilen, jedesmal wenn ein neuer angelegt wurde? Es geht nämlich mehr um Spalten als um Zeilen die "geheim" bleiben sollten...

zu 5.: Mist. Könnte ich dann eine leere Spalte erstellen und die mittels JavaScript füllen?

Andi Fandrich Als Antwort am 10 März 2015 15:19

[quote user="Atokirina"]zu 1.: Hmm.. ja das klingt ja schon mal ganz gut. Nur, was ist wenn die Werte selbst auch Kommas enthalten?[/quote]

Hast Du mal versucht, eine Auswahl mit Komma anzulegen? SharePoint läßt das nicht zu.

[quote user="Atokirina"] zumindest in meinem SharePoint z.B. die Formel "=DATE(YEAR([Datumsfeld])+5)" nicht geht. Liegt das nun an der Formel oder dem System?[/quote]

Grundsätzlich mal gibt es bei den Formeln keine Unterschiede zwischen den Versionen. Eine Formel, die in einem SharePoint geht, geht auch in allen anderen. Von der Sprache mal abgesehen natürlich.

Ich kenne auch nicht alle Funktionen auswendig, aber ich glaube die DATE() Funktion erwartet mindestens drei Parameter für Jahr, Monat und Tag. Du übergibst aber nur einen Parameter für das Jahr. DATE(YEAR(Datum)+5,MONTH(Datum),DAY(Datum)) sollte gehen.

Übrigens werden Datumswerte intern als Dezimalzahlen betrachtet, wobei die Ganzzahl für den Tag und der Bruchteil für die Uhrzeit steht. 0,5 ist also 12 Uhr mittags. Datum+1 ergibt den nächsten Tag. Für Deine Formel wird also auch [Datum]+5*365 gehen. Allerdings ohne Berücksichtigung von Schaltjahren.

[quote user="Atokirina"]zu 4.: Echt? Keine Berechtigungen auf Ansichten?[/quote]

Nein, gibt es nicht. Alles was Du im Web dazu findest, sind mehr oder weniger gelungene Workarounds, die meistens auf dem Prinzip "Security by obscurity" beruhen. Sie verstecken also nur Ansichten, bieten aber keine echte Sicherheit. Wenn jemand die Adresse direkt in den Browser eintippt, kommt er trotzdem dran.

Dasselbe gilt für Berechtigungen auf Spalten. Hier kann man aber mit eigener Programmierung etwas erreichen. Entweder serverseitig, aber auch per JavaScript (s.o. CSR).

[quote user="Atokirina"]zu 5.: Mist. Könnte ich dann eine leere Spalte erstellen und die mittels JavaScript füllen?[/quote]

Klar, kannst Du. Vielleicht hilft Dir auch ein kleiner SharePoint Designer Workflow, der genau das macht. Könnte etwas einfacher sein.

Atokirina Als Antwort am 10 März 2015 16:58

Vielen, vielen Dank Andi Fandrich. Du hast mir schon sehr weitergeholfen.

Ok, das mit den Views ist natürlich verdammt schade. Hier wäre es schon außerordentlich wichtig, dass die Lösung bomben sicher ist.

Wäre das folgende dann eher der richtigere Weg?

Die Arbeitsliste sehe nur ich, sonst niemand. Dann gibt es eine zweite Liste, die nur die Daten anzeigt die für alle bestimmt sind. Die Daten holt es sich aus der Arbeitsliste automatisiert, evtl. per Workflow. Ist das praktikabel oder ginge das nicht weil die User auf den Datenursprung keine Berechtigungen haben? Ist die Annahme richtig, das dieses Vorgehen, wenn dann wieder nur mit dem SharePoint Designer geht? Ich habe nämlich in SharePoint selbst nur Zugriff auf 2 Workflow templates: Disposition Approval und Publishing Approval. Beide für den Zweck wohl nicht zu gebrauchen, oder doch?

Nachtrag:

Ich würde folgende JavaScripte verwenden, die ich auf der MSDN Seite gefunden habe:

1. Erstellen und Aktualisieren von Listen

2. Erstellen/Aktualisieren eines Listenelements

Kann man das dann auch ohne einen Workflow nutzen, so dass die gespiegelte Liste immer aktuell ist, unabhängig vom Status einzelner Datensätze oder des Zyklus?

Andi Fandrich Als Antwort am 10 März 2015 17:21

Das mit den zwei Listen ist ein durchaus praktikabler Ansatz. Es gibt dann viele Möglichkeiten, wie man die Daten wieder zusammen anzeigt. Ein sehr einfacher Ansatz, ist es die LIsten über ein Nachschlagefeld zu verknüpfen. Du kannst dann das Anzeigeformular der einen Liste im Browser editieren und über Einfügen - Verwandte Liste die andere Liste einfügen. Sie wird automatisch passend gefiltert und wenn ein Benutzer nicht die passenden Rechte hat, sieht er einfach nichts.

[quote user="Atokirina"]Ich habe nämlich in SharePoint selbst nur Zugriff auf 2 Workflow templates[/quote]

Die Dinger werden zusammen mit SharePoint geliefert und haben meiner Meinung nach eher Democharakter und sind nicht wirklich für den produktiven Einsatz gedacht.

PS: mache Dir nicht zu viele Hoffnungen auf SharePoint Designer. Außer Workflows kann man damit nicht sooo viel machen. Und das Teil strotzt nur so vor Bugs und stürzt extrem häufig ab.

Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2015 07:58

Noch als Antwort zu Deinem Nachtrag: wie beschrieben würde ich die Daten eben nicht spiegeln. Du brauchst also keinen Workflow und keinen Code. Du speicherst einfach in der einen Liste die "geheimen" Spalten und in der anderen die öffentlichen. Die Listen werden über ein Nachschlagefeld verbunden. Jetzt ist es nur noch eine Frage der Darstellung, so daß es nach einem einzigen Datensatz aussieht. Wenn ein Benutzer unterschiedliche Rechte auf die beiden Listen hat, wird das beim Auslesen automatisch berücksichtigt.

Atokirina Als Antwort am 11 März 2015 11:39

Vielen lieben Dank nochmal. Auch für deine Geduld und sehr guten Tipps.

Der letzte Tipp mit dem Nachschlagefeld ist wirklich sehr cool und elegant, das versuche ich auf jeden Fall mal.

Was ich mir auch überlegt hatte, war dass ich doch Views anlege für alle User und andere Arbeitsgruppen, die Liste aber trotzdem nur für mich zugänglich mache. Die Views exportiere ich in Excel, speicher das Dokument in einer Document Library ab. Dann auf einer öffentlich zugänglichen Seite integriere ich das Excel Web Access WebPart, das auf dieses Dokument referenziert, das aus der View exportiert wurde. Etwas sehr um die Ecke gedacht, aber so in meinem Kopf würde das funktionieren. Man kann ja dann im Dokument einstellen, dass bei jedem öffnen eine Aktualisierung angestoßen wird und es sich die Daten aus der referenzierten Liste holt, wenn ich das richtig verstanden habe. Aktuell kann ich das nur leider nicht praktisch testen, da der Excel Service nicht zur Verfügung steht.

Aber wäre das auch eine praktikable Lösung oder geht das vielleicht gar nicht?

Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2015 12:17

Das würde nur ohne die automatische Aktualisierung funktionieren. "Der gemeine User" hat ja keinen Zugriff auf die Liste und die Aktualisierung wird ihm dann auch keine Daten liefern. Die Berechtigungen greifen auch da...

Atokirina Als Antwort am 11 März 2015 12:46

Mist.

Aber wenn die Berechtigungen da auch greifen, warum nicht bei dem Nachschlagefeld? Oder beim Workflow-Ansatz? Geht das dann wegen den Berechtigungen auch nicht mit dem automatisierten Aktualisieren?

Konkrete Frage zum Nachschlagefeld:

Bei dem Nachschlagefeld, muss man ja sowieso, wenn ich das richtig verstehe, manuell jeden Datensatz anlegen. Es holt sich eben nur die Daten aus einer anderen Liste. Aber hat es darauf Zugriff wenn die referenzierte Liste nur für mich freigegeben ist?

Also angenommen ich lege die Liste für alle User mit Nachschlagefeld (referenziert auf die Arbeitsliste) erstmal mit dem Stand von heute an. Dann in einpaar Tagen ändern sich 100 Datensätze und 200 kommen hinzu. Das kann ich dann doch über den Workflow regeln? Vorrausgesetzt die Berechtigungen machen mir keinen Strich durch die Rechnung.

Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2015 12:56

Auch die Nachschlagefelder berücksichtigen natürlich die Berechtigungen, aber hier ist das ja gerade gewünscht. Du kannst damit den einen Datensatz auf zwei aufteilen. Alle geheimen Spalten kommen in die besonders geschützte Liste.

Atokirina Als Antwort am 11 März 2015 13:31

Mal eine ganz blöde Frage... kann das sein, dass Nachschlagefelder nicht auf berechnete Spalten zugreifen können?
Weil dann geht das alles überhaupt nicht :-|

Ich habe es versucht umzusetzen, aber mir werden die berechneten Spalten nicht zur Auswahl angezeigt beim Anlegen eines Nachschlagefelds.

Also wird mir nichts anderes übrig bleiben als mit einem Workflow die Daten zu spiegeln, nehme ich an. Oder kann der auch nicht auf berechnete Felder zugreifen? Oder kann man berechnete Felder einfach nicht in eine andere Liste kopieren, weil die Relationen für die Berechnung innerhalb der Liste liegen und nicht übernommen werden können?

Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2015 13:44

Berechnete Spalten können durchaus für die Auswahl verwendet werden. Sie können aber nicht als zusätzlich angezeigte Felder ausgewählt werden.

Per Workflow könnte man so eine Spalte schon kopieren, aber ich sehe den Sinn nicht. Wenn die Spalte geheim sein soll, dann muß man sie nicht kopieren, sondern man kann sie gleich in der öffentlichen Liste anlegen.

Atokirina Als Antwort am 11 März 2015 16:44

Merkwürdig.

Bei mir stehen keine der berechneten Felder zur Auswahl bei "get Information from: "Testtabelle" In this column: [...]" und auch nicht in der Auswahl "Add a column to show each of these additional fields". In meinem Testlauf habe ich nur einfache Formeln verwendet die mit Datums- und nummerischen Feldern rechnen. Das Feld mit dem Typ "Choice" und der Möglichkeit der Mehrfachauswahl steht ebenfalls in beiden Fällen nicht zur Auswahl. Ist das jetzt ein Fehler des Systems oder gewollt?

Die Arbeitstabelle ist recht komplex und riesen groß. Hat viele Daten die eben einfach nur für die interne Bearbeitung gedacht sind und andere nur verwirren würden. Die Spalten die für den normalen User gedacht sind, berechnen sich zum größten Teil aus den anderen Spalten. Außerdem sind den Datensätzen Stati hinterlegt und nicht jeder ist für den User bestimmt, z. B. "in progress" oder sowas. Deshalb ja auch meine erste Idee mit der View und die Berechtigung auf diese zu legen. So hab ich nur eine Tabelle zu Pflegen und die Daten sind für alle Nutzergruppen immer aktuell, ohne mein direktes zutun.

Wäre denn eigentlich sowas eine echte Alternative?

http://www.softed.de/blog/berechtigungen-fuer-listen-ansichten/

Oder versteckt das die Ansicht auch nur und wenn man die URL eingibt gelangt man trotzdem zu der "geheimen" Ansicht?

Oder vielleicht das hier?

http://www.boostsolutions.com/de/columnpermission.html

Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2015 17:02

[quote user="Atokirina"]Bei mir stehen keine der berechneten Felder zur Auswahl bei "get Information from: "Testtabelle" In this column: [...]" [/quote]

Geben Deine berechneten Felder vielleicht immer Zahlen oder Datumswerte zurück? Es geht auf jeden Fall, wenn das berechnete Feld einen String liefert.

[quote user="Atokirina"]Das Feld mit dem Typ "Choice" und der Möglichkeit der Mehrfachauswahl steht ebenfalls in beiden Fällen nicht zur Auswahl.[/quote]

Das ist normal. Es geht nur mit Einfachauswahl.

Ansonsten hört sich das nach Deiner Beschreibung wohl doch eher nach einem Fall für einen Workflow an. Der könnte alle Bedingungen prüfen, ob ein Element überhaupt kopiert werden soll. Und dann beim Kopieren auch die ganzen berechneten Felder ersetzen und stattdessen gleich selbst berechnen das Ergebnis kopieren. Noch schöner wäre wahrscheinlich ein EventReceiver, aber der muß programmiert werden.

Die Lösungen hinter den beiden Links habe ich nicht näher angeschaut. Höchstwahrscheinlich verstecken die auch nur. Und falls sie das "richtig" machen, greifen sie dermaßen tief in das System ein, daß vermutlich jede Migration auf eine nächste Version von SharePoint unmöglich oder zumindest erschwert wird.

Atokirina Als Antwort am 11 März 2015 17:32

Die beiden Links waren kostenpflichtige Apps, die direkt während der Erstellung einer View ein Berechtigungsmanagement anbieten. Sah eigentlich ganz schick aus. Wenn das aber Updates des Systems verhindert oder erschwert, ist das natürlich nichts.

[quote user="Andi Fandrich"]Geben Deine berechneten Felder vielleicht immer Zahlen oder Datumswerte zurück? Es geht auf jeden Fall, wenn das berechnete Feld einen String liefert.[/quote]

Richtig, bisher nur Zahlen und Datumswerte. Mit Strings muss ich dann später aber auch "rechnen", also eben Werte verketten. Es ist eigentlich ein bunter Mix von Formeln.

Also gut: Workflow. Also brauch ich den Designer. So was ich da bisher gelesen habe, ist das auch recht umfangreich und bietet viele Möglichkeiten so einen Workflow einzurichten. Ich glaube auch, dass das die beste Lösung ist.

Vielen Dank nochmal :-)

PS: Wie läuft das hier eigentlich mit den Antworten markieren? Soll ich in diesem Fall deinen letzten Post nehmen, oder soll ich den Beitrag lieber als Diskussion kennzeichnen?

Andi Fandrich Als Antwort am 12 März 2015 08:09

[quote user="Atokirina"]Die beiden Links waren kostenpflichtige Apps, die direkt während der Erstellung einer View ein Berechtigungsmanagement anbieten. Sah eigentlich ganz schick aus. Wenn das aber Updates des Systems verhindert oder erschwert, ist das natürlich nichts[/quote]

<Disclaimer>Wie gesagt, habe ich mir das nicht näher angeschaut. Und ich möchte hier auch nicht irgendwelche Anbieter schlechtmachen, die vielleicht sehr gute Lösungen anbieten. Ich habe nur auf mögliche Gefahren hingewiesen.</Disclaimer>

[quote user="Atokirina"]PS: Wie läuft das hier eigentlich mit den Antworten markieren?[/quote]

Bei der langen Diskussion würde ich einfach gar nichts machen. Es ist ja nicht wirklich eine Frage und eine richtige Antwort. Ich weiß aber auch nicht wie es andere Communitymitglieder hier so halten. Mir persönlich ist das jedenfalls völlig wurscht ;-)

Atokirina Als Antwort am 16 März 2015 10:17

Ok. Vielen Dank nochmal Andi Fandrich :-)

Eine Frage hätte ich nun doch noch: Wie kann ich mit dem Wert "Heute" bzw. "Today" rechnen? Ich habe im Internet bisher nichts gefunden, das mir wirklich hilft. Eine leere Spalte hinzufügen und diese "Today" nennen, und dann in einer zweiten Spalte die Formel zum Test "=[Today]" ausgeben, ergab leider nur "30.12.1899". Liegt das nun an den Servereinstellungen oder geht das rechnen mit Today nur einfach nicht? Mir fiel auch auf, dass es gestern noch "20.12.1899" war, also erhöht sich der Wert nicht um 1 sondern um 10 jeden Tag.

Andi Fandrich Als Antwort am 16 März 2015 10:51

Auch wenn man leider im Netz sehr viele Seiten findet, die behaupten es würde gehen, vergiß es. Man kann in berechneten Spalten nicht mit "Heute" arbeiten!

Du kannst einem normalen Datumsfeld den Defaultwert "Heute" geben. Aber wenn Du wirklich damit rechnen willst (z.B. Heute plus zehn Tage), dann kann auch das ein Workflow übernehmen.

Tiac Als Antwort am 12 März 2015 08:07

Hallo Atokirina,

[quote user="Atokirina"]Kann ich einer bestimmten View spezielle Berechtigungen zuweisen, ohne den Designer? Oder geht das wirklich nur mit?[/quote]

Diese Möglichkeit besteht, damit arbeiten wir relativ häufig. Allerdings brauchst du dafür den Designer. Wenn du die Berechtigungen auf einen View vergibst, können auch tatsähclich nur die berechtigten Personen darauf zugreifen. Sollte jemand den direkt Link kennen, wird die Meldung "Zugriff verweigert" angezeigt.

Hier ist ein Link, der die Anforderung genau beschreibt. http://www.codeproject.com/Articles/433486/How-to-set-view-level-permissions-out-of-the-box-i

Grüße

Atokirina Als Antwort am 16 März 2015 10:16

Hallo Tiac,

vielen Dank für deinen Tipp. Das ist eine gute Information dass es bei dir funktioniert. Wenn ich den Designer habe, werde ich es einfach mal ausprobieren, ansonsten wird es eben der Workflow. Ist beides eine gute Lösung.

Luki Als Antwort am 21 März 2015 08:30

moin moin,

Vielen Dank fuer Ihre Arbeit!

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